Controle orçamentário

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O sucesso da implantação determinará o sucesso do uso desses instrumentos e sua permanência como um instrumento efetivo de planejamento e controle de resultados.

- CONTROLE MATRICIAL DAS DESPESAS

Tabela Gerenciamento Matricial das Despesas

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Os gestores de colunas são os responsáveis pelos Departamentos 1, 2 e N. Os gestores de linha são os responsáveis, junto à empresa, pelo total das despesas para os quais foram designados como tal.

- CONTROLE MATRICIAL DAS RECEITAS

Tabela Gerenciamento Matricial das Receitas

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No caso das receitas, o gerenciamento mais utilizado é a designação pela empresa de um gerente de produto ou projeto. Desta maneira, além do controle orçamentário das receitas de cada unidade de negócio, fábrica, loja, estabelecimento, escritório ou filial, que será feito pelo responsável de cada uma dessas unidades administrativas, a empresa elegerá um gestor de linha para cada produto, para consolidar o processo de avaliação do resultado por produto e linha de produto.

- CARACTERÍSTICAS DE CONTROLE E MODELO DE PROCESSO ORÇAMENTÁRIO

4.1. ORÇAMENTO COMO SISTEMA DE AUTORIZAÇÃO DE GASTOS

Para algumas empresas, estando previsto no orçamento, qualquer gasto pode ser efetuado sem nenhuma outra consulta adicional. O valor orçado aprovado é, por si, suficiente para autorização de efetivação do gasto.

Outras empresas, porém, adotam modelo diferente. Para efetivar o gasto de determinada despesa é necessário uma autorização complementar, quando do momento de realização do gasto. Mesmo estando previsto no orçamento, só poderá ser efetivado a realização de determinado gasto se for aprovado novamente por nível hierárquico superior.

4.2. PROCEDIMENTO DE CORTE

É utilizado por algumas empresas o chamado orçamento em tempo real, para impedir a realização de despesas, que nada mais é, do que quando a soma dos gastos a serem realizados e os gastos do mês, superam o valor previsto no orçamento para cada tipo despesa.

Para que se utilize esse tipo de procedimento, é preciso que a empresa tenha um sistema específico, que a permitam uma adequada relação custo-benefício do procedimento. Porém, só é possível fazermos esse controle, nos gastos chamadas diários e que permitam esse controle. Os gastos mais comuns são as despesas gerais, constantes do orçamento de despesas departamentais, principalmente:

• despesas gerais de viagens, treinamento, fretes, publicidade;

• consumo de materiais indiretos, como material de expediente, manutenção etc.

Este tipo de controle dificilmente será aplicado a gastos com características de ocorrência mensal, como salários e encargos sociais, aluguéis, leasing etc.

4.3. RESERVA ORÇAMENTÁRIA E COMPLEMENTOS DE VERBAS ORÇAMENTÁRIAS

Algumas empresas se utilizam de incluir em seus orçamentos principais, uma chamada reserva orçamentária, que tem o intuito de cobrir eventuais necessidade de complementos nas verbas orçamentárias. O objetivo é evitar ajustes ao orçamento principal (budget). A reserva orçamentária (ou reservas) fica sob a administração exclusiva dos níveis superiores (presidência e diretorias) é já é prevista no orçamento original.

A reserva orçamentária é utilizada, para complementos de verbas orçamentárias, quando surgem pequenas ou médias situações, onde o responsável pela reserva, realoca o valor solicitado para o gestor solicitante, após a justificativa efetiva do gasto. É também utilizada para fazer os complementos, se for o caso, para permitir a realização dos gastos oriundos de procedimento de corte.

4.4. REALOCAÇÃO DE VERBAS ORÇAMENTÁRIAS NO ORÇAMENTO DE DESPESAS DEPARTAMENTAIS

Essa realocação também é utilizada de forma adversa pelas empresas. E algumas não permitem esse tipo de procedimento. Logo, se um responsável realizar gastos em excesso ao valor orçado em determinado item, não poderá se utilizar da compensação em alguma verba que exista sobre. Esta possibilidade de compensação de verbas é permitida por outras empresas, dentro do total de despesas departamentais. Seja qual for a política, esta deve estar dentro do modelo de condução do processo orçamentário.

Uma possibilidade interessante, seria a criação de um procedimento alternativo, possibilitando a realocação de verbas, quando houverem as variações orçamentárias, sendo positiva ou negativa, dentro de um mesmo grupo de despesas. Assim, poderia ser possível compensar, por exemplo, excesso de gastos com horas extras com economias orçamentárias em encargos sociais ou salários, apenas dentro do grupo de Despesas com Pessoal. Da mesma forma, seria possível compensar, por exemplo, excesso de gastos com materiais de manutenção com economias de gastos com materiais de expediente, dentro do grupo Consumo de Materiais Indiretos. Dentro da mesma linha, seria possível compensar excesso de gastos com Despesas de Viagens, com economias ocorridas no item Despesas com Treinamento, dentro do grupo Despesas Gerais.

- RELATÓRIO DE CONTROLE ORÇAMENTÁRIO

Muitas empresas não sabem para onde ir, nem que caminho devem tomar. O empresário que queira controlar seus negócios deve trabalhar com uma equipe convergindo para atingir o destino planejado.

O controle de uma empresa é fundamental para medir, testar, analisar e comparar o que vai acontecendo face ao que foi planejado.

O acompanhamento da relação entre o que foi planejado e o que realmente acontece deve ser feito através de relatórios.

Todas as peças orçamentárias devem ser objeto dos relatórios de acompanhamento em relação ao realmente acontecido:

- Os valores orçados para o mês em pauta devem ser comparados com os valores reais contabilizados no mesmo mês;

- A variação do mês entre o real e orçado;

- Os valores orçados acumulados até o mês em pauta devem ser comparados com os valores reais