Implantação de um Sistema de Planejamento e Controle de Vendas em uma Empresa de Pequeno Porte

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- REFERENCIAL TEÓRICO

- Vendas

Segundo McDonell e Ansoff (1993), a administração estratégica é um enfoque sistemático a uma responsabilidade importante e cada vez mais essencial da administração geral de uma empresa: posicionar e relacionar a empresa a seu ambiente de modo que garanta seu sucesso continuado e a coloque a salvo de eventuais surpresas.

Com isso se pode tomar a frente um planejamento a longo prazo, conforme cita McDonell e Ansoff (1993), acredita-se que o futuro possa ser previsto a partir da extrapolação do crescimento passado. A alta administração tipicamente supõe que o desempenho futuro possa e deva ser melhor do que o passado, e negocia metas correspondentemente mais elevadas como os executivos de níveis inferiores. O processo produz metas otimistas que não condizem completamente com a realidade.

No planejamento estratégico, não se espera necessariamente que o futuro represente um progresso em relação ao passado, e tampouco se acredita que seja extrapolável. Portanto, como primeira medida, é feita uma análise das perspectivas da empresa, identificando-se tendências, ameaças, oportunidades, e descontinuidades singulares que possam alterar as tendências da empresa (MCDONNEL; ANSOFF, 1993).

Nesse âmbito se observa a grande importância que a atividade de vendas desempenha na empresa, ocupa posição de destaque. É um importante instrumento de comunicação como o mercado, com o qual a empresa conta para a geração de recursos (LAS CASAS, 2006).

Segundo o principio básico de organização de um departamento, ‘’a forma deve acompanhar a função’’(LAS CASAS 2006, p. 23), ou seja, a partir das funções empresarias é que se determina o tipo de estrutura mais adequado, além disso, deve existir constante preocupação por parte dos administradores em manter um relacionamento harmonioso, pois, de uma forma ou de outra, sempre haverá interação interdepartamental, uma vez que nas empresas não existem departamentos isolados. Neste sentido, o departamento de vendas pode colaborar como o de produção, fornecendo ideias para novos produtos, previsões de vendas.

Por isso, os administradores devem procurar manter uma estrutura organizacional harmoniosa, adaptada às reais necessidades da empresa. Com isso, um departamento de vendas pode ser estruturado basicamente por território, por clientes, por produtos ou uma forma mista dessas. Quando as vendas são divididas por clientes atribui-se determinado número de clientes a certos vendedores, que ficam responsáveis por seu atendimento e venda (LAS CASAS, 2006).

Conforme cita Kotler (2005) , o objetivo da identificação das unidades estratégicas de negócios da empresa e desenvolver estratégias separadas e alocar de maneira adequada os recursos para toda a carteira de negócios, seguindo uma alta administração nos setores usando ferramentas analíticas.

Já Las Casas (2006), aborda que a divisão dos clientes pode ser feita de forma bastante variada, podendo ser por tamanho, indústria ou do tipo intermediário. Dessa forma, os vendedores tornam-se mais familiarizados com os problemas e necessidades de cada um e passam a prestar melhores serviços. Mas, enquanto a especialização dos vendedores é uma das grandes vantagens dessa forma organizacional, o custo de atendimento é a desvantagem principal, pois, muitas vezes, são necessárias viagens específicas ao escritório do cliente, mesmo que não esteja no itinerário programado pelo vendedor.

- Organização, Recrutamento e Treinamento de uma Força de Vendas

Para Stanton (2000), uma estrutura organizacional seja para uma equipe de vendas ou para qualquer outro grupo envolvido num esforço conjunto para alcançar uma meta e um mecanismo de controle e de coordenação além de sua estrutura organizacional o gerenciamento tem diversos outros mecanismos para organizar os esforços e dessa forma como mecanismo de controle a estrutura organizacional orienta a empresa na execução do planejamento estratégico para cumprir as metas de marketing a das forças de vendas. Uma seleção bem feita e vital para a empresa, porque é a força de vendas que gera diretamente receitas para a empresa, além disso, a seleção e o ponto de partida para o desenvolvimento de um grupo eficaz e eficiente de pessoas que serão responsáveis pela geração dessas receitas.

A gerência de vendas exerce um papel fundamental na empresa. Conforme esclarece Moreira et al.(2001), os profissionais dessa área têm entre suas atribuições a necessidade de conhecer o mercado, assim como de levantar informações sobre os clientes. Também atua na elaboração e/ou atualização do planejamento estratégico da empresa. Para tanto, o gerente deve identificar os pontos fortes e fracos e as ameaças e oportunidades mercadológicas da empresa.

O programa de treinamento é um elo vital do processo de conversão de um candidato em um vendedor eficiente. O dinheiro gasto no recrutamento e seleção de vendedores poderá ser jogado fora se a seleção não for acompanhada por programas de treinamentos apropriados (STANTON 2000).

Conforme Chiavenato (2004), a escolha da equipe de vendas é fundamental para o sucesso da empresa. Saber escolher bons vendedores é tão importante quanto saber liderá-los e conduzi-los ao sucesso. A atuação dos vendedores depende muito de suas qualificações e competências pessoais, das suas características de personalidade, do seu preparo profissional e, sobretudo, de sua atitude e garra. A construção desta equipe exige que o gestor – o líder do time – desenvolva algumas habilidades, tais como escolher sua equipe, modelar o trabalho em equipe, preparar e treinar, entre outras como mostra a Figura 1.

Figura 1 Papéis do líder de equipe de vendas

[pic 1]

Fonte: Chiavenato (2004, p. 206)

Um último aspecto a considerar é o desenvolvimento de pessoas, que visa ajudar os colaboradores da empresa a desenvolver suas habilidades, competências e contribuir pela mudança de comportamento e atitude, esse desenvolvimento é formado por diversas atividades e, como resultado, parte da expectativa de ampliar o desempenho profissional e pessoal, assim como buscar uma maior motivação e comprometimento dos colaboradores.

(HILLMAN, 2013).

- Integração da Produção e das Vendas

Como já destacado por Stanton (2000), os planos de vendas fornecem a base