APS 3º Semestre - Estrutura Organizacional

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- Hierarquia: divisão da estrutura organizacional em cargos, unidades administrativas com relação de autoridade.

- Definição clara de autoridade e responsabilidade na organização: autoridade é o poder de se fazer cumprir, e responsabilidade é a obrigação de utilizar o poder que foi concedido para se fazer cumprir.

- Racionalismo: É executar as tarefas segundo as normas e diretrizes da organização.

2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Durante muito tempo, um conjunto de formas estruturais foram utilizadas pelos mais variados tipos de organização. Estes tipos de estrutura ficaram conhecidos como estruturas tradicionais.

A estrutura da organização pode ser definida como o resultado de um processo através do qual a autoridade é distribuída. As atividades, desde os níveis mais baixos até a alta administração, são especificadas e um sistema de comunicação é delineado permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para o atingimento dos objetivos organizacionais.

2.1. Estruturas tradicionais

São estruturas simples aonde as preocupações com a organização direciona-se para a maximização da produtividade e do lucro. A estrutura de uma organização deve estar em contínua sintonia com a natureza da atividade e seu ambiente. Atividades repetitivas e ambientes estáveis favorecem as chamadas estruturas tradicionais que possuem as seguintes características:

- Alto nível de formalização: a Estrutura Formal é aquela explicitada em manuais de organização que descrevem os níveis de autoridades e responsabilidades dos vários departamentos e seções. A representação gráfica da estrutura Formal é feita através do organograma.

- Unidade de comando: cada funcionário deveria ter um único chefe, caso contrário o nível de conflitos aumentaria por que dois ou mais chefes poderiam simultaneamente exigir tarefas do mesmo subordinado.

- Especialização elevada: as formas tradicionais de estruturar tendem a facilitar a especialização. Os critérios para departamentalizar, analisados no tópico anterior, reforçam este fato. Essa especialização pode acontecer em relação a uma área técnica, região, fase de um processo produtivo ou tipo de cliente. As pessoas tendem a aprender bem suas tarefas e realizá-las de forma contínua, tornando-se cada vez mais conhecedoras dos problemas que podem surgir assim como das respectivas soluções.

- Comunicação vertical: comunicação é o processo através do qual uma mensagem é transmitida de um ponto chamado emissor para outro denominado receptor, através de um determinado canal (Litterer, 1963). Quando a comunicação é entre chefe e subordinado, isto é, segue a cadeia de autoridade, ela é de nominada vertical.

- Comunicação horizontal acontece quando dois elementos de unidades diferentes se comunicam diretamente. Neste caso o fluxo de comunicação não passa dos seus respectivos chefes.

- A comunicação diagonal acontece quando elementos estão em unidades e níveis hierárquicos diferentes.

As estruturas tradicionais dão ênfase especial á comunicação vertical. Nessas formas organizacionais o chefe deve estar informado de tudo; assim, o fluxo de informações deverá passar através dele. Isso, evita mal-entendidos, permite melhor coordenação e reforça a autoridade do chefe.

2.2. Tipos de Organogramas

2.2.1. Funcional: A departamentalização funcional tem como critério básico a área do conhecimento necessário para a realização da atividade. Estes conhecimentos podem versar sobre áreas gerenciais: financeiras, marketing, recursos humanos ou sobre as funções gerenciais de planejamento, controle e estruturação. A departamentalização funcional pode também ser feita com base em conhecimentos das áreas tecnológicas: departamento de hidráulica, departamento de biologia, departamento de engenharia mecânica.

[pic 1]

2.2.2. Departamentalização: é o processo de agrupar indivíduos em unidades para que possam ser administrados. [pic 2]

Essas unidades são agrupadas em unidades maiores, sucessivamente até nível mais alto da organização. Há vários critérios que podem ser utilizados para este fim. Os mais comuns, são: Funcional, geográfico, por processo, por clientes, por produtos, por período e pela amplitude de controle.

As áreas de apoio, como processamento de dados, contabilidade, reprografia, podem ser centralizadas, servindo a todas as unidades, ou podem ser de total ou parcialmente descentralizadas.

Assessorias a determinados cargos podem existir. Suas atribuições devem ser definidas e sua localização na estrutura deve ser determinada.

Ligado aos problemas da departamentalização, temos a questão da amplitude de controle, isto é, o numero máximo de subordinados que um chefe pode supervisionar eficientemente. A amplitude pode variar de caso para caso dependendo de fatores como natureza da atividade e características pessoais do chefe e seus subordinados.

Inversamente relacionado com amplitude de controle tem os Níveis hierárquicos: Quanto maior a amplitude, menor o número de níveis e vice-versa. Essa decisão é importante na estruturação porque a organização pode sofrer pelo excesso ou falta de níveis hierárquicos.

O grau de descentralização da autoridade é outra decisão importante no processo de delineamento da estrutura. Quando as decisões estão excessivamente centralizadas no topo da hierarquia temos demora nas decisões e frustações, sobrecarga da alta administração e de cisões desvinculadas da realidade. Por outro lado, se as decisões estão excessivamente descentralizadas temos falta de coordenação e dificuldades de controle.

O Sistema de comunicação: é outro elemento fundamental para o delineamento da estrutura que deve prever através de quais canais será permitida a comunicação.

Finalmente, o grau de formalização: é outra decisão importante Se for muito alto produzirá burocratização e falta de agilidade da organização. Por outro lado, se for excessivamente baixo levará a conflitos, ansiedade, duplicações de esforços e ineficiência. Organogramas e descrição de atribuições são os instrumentos mais utilizados para formalizar uma estrutura.

2.2.3. Geográfica: Quando