A IMPORTÂNCIA DA AMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E CONTROLE DE ESTOQUE DENTRO DE UMA EMPRESA ESTATAL

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Gerais - HEMOMINAS;

b) a Fundação Ezequiel Dias - FUNED; e

c) a Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais - FHEMIG.

No art.228 é descrita a estrutura orgânica da Fundação Hemominas:

I - Conselho Curador;

II - Direção Superior:

a) Presidente; e

b) Vice-Presidente; e

III - Unidades Administrativas:

a) Gabinete;

b) Procuradoria;

c) Auditoria Seccional;

d) Assessoria de Comunicação Social;

e) Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças;

f) Diretoria Técnico-Científica; e

g) Diretoria de Atuação Estratégica.

A Fundação Hemominas é dividida em Unidades Regionais e Administração Central, as Unidades é onde se realizam os procedimentos técnicos e atendimento à doadores de sangue e pacientes, além de alguns setores administrativos descentralizados. A Administração Central localizam-se os setores de Direção, Presidência, e setores administrativos centralizados.

Segue abaixo Organograma Geral, mostrando uma visão da estrutura orgânica:

[pic 1]

Figura 1: Organograma Geral

No Organograma Completo pode-se observar que o setor de Logística Central é subordinado à Diretoria De Planejamento Gestão e Finanças, nas Unidades Regionais o setor de Materiais (Apoio Logístico) fica subordinado à diretamente à Gerência Administrativa, como podemos ver no Organograma das Unidades Regionais:

[pic 2]

Figura 2: Organograma Unidades

Abaixo segue a Estrutura do Setor de Apoio Logístico, onde há 1 servidor como Responsável de Equipe, 2 funcionários efetivos e 1 estagiário:

[pic 3]

Figura 3: Organograma do setor

O Responsável de Equipe acumula também a função de Compras, 1 servidor acumula a função do setor de Administração de Materiais e Patrimônio e o outro servidor fica responsável pelo Almoxarifado.

3.O CONTROLE DE ESTOQUE E A CONTABILIDADE

Uma boa administração do estoque é essencial para manter uma empresa competitiva no mercado, pois é daí que se forma o preço de venda e consequentemente o lucro da empresa. Em uma empresa pública como a Hemominas, a administração de estoque deve ser eficiente pois o administrador está lidando com dinheiro público, portanto sempre estará em constante monitoramento pelos setores de Controladoria e Auditoria, a fim de evitar desvios e ações fraudulentas.

A gestão de estoques é o principal critério de avaliação de eficiência do sistema de administração de materiais e da saúde financeira da empresa. Abrange uma série de atividades, que vão da programação e planejamento do estoque ao controle das quantidades adquiridas, com a intenção de medir a sua localização, movimentação, utilização e armazenagem, de modo a responder com regularidade aos clientes em relação a preços, quantidades, e prazos.

Dentre vários objetivos do controle de estoque, destacam-se:

1· Eliminar estoque de materiais defeituosos, inoperacionais, ou em excesso;

2· Manter à disposição o estoque de material quando ocorrer a sua procura;

3· Garantir o abastecimento constante de materiais, pelo conhecimento dos dados necessários para as previsões de procura (consumo);

4· Providenciar a reposição a um custo mínimo de aquisição e controlar o nível de estoque existente;

5· Manter os investimentos no nível mais econômico possível, considerando a capacidade de armazenamento e a possibilidade financeira.

Dentro da Contabilidade a administração de materiais está vinculada com as áreas de custos, financeiras e tributárias.

4.ATIVIDADES REALIZADAS

Os procedimentos realizados nos setores de controle de estoque são todos realizados através do sistema SIAD, um sistema integrado que atende todas as demandas de logística, desde o controle do estoque, os Ativos Imobilizados até o controle da frota de veículos. O sistema SIAD é utilizado em todas empresas públicas do Estado de Minas Gerais.

4.1 A Administração de Materiais

O setor de Administração de Materiais é o elo entre o Almoxarifado e os setores usuários dos materiais, é ele que recebe as requisições, analisa

os pedidos e faz a saída dos materiais no sistema. O setor também é responsável pelas entradas dos materiais no sistema, após a conferência da nota fiscal pelo Almoxarifado, é ele ainda que realiza a previsão de consumo anual de todos os itens do Almoxarifado, com critérios rigorosos a fim de evitar desperdícios e desabastecimentos, além de custos desnecessários com materiais ociosos e fora de padronização. No final de cada mês são emitidos relatórios de movimentação de materiais, contendo os valores de entrada e saída de materiais, e a posição financeira atual, esses relatórios são enviados ao setor contábil.

- Analisa e dá saída no Sistema SIAD as requisições dos setores

- Realiza a entrada dos materiais no Sistema após recebimento pelo Almoxarifado

- Faz a previsão anual do consumo de materiais

- Verifica a existência de itens ociosos através de relatórios de consumo

- Emissão de relatórios de movimentação de materiais para envio ao setor contábil.

4.2 O Almoxarifado

O Almoxarifado é o setor onde se armazenam os materiais, é responsável