Relatorio de Estagio Supervisionado

...

As atividades de controle de documentação RDA (Relatório de Despesas de Atendimento) mensal referem-se à recepção, confirmação de entrega, conferência e liberação para pagamento e, quando necessário, cobrança dos mesmos. São emitidos pelos analistas e, no caso dos EARs (Executivos de Atendimento e Relacionamento); chama-se RDV (Relatório de despesas de Vendas). O primeiro é realizado até o segundo dia útil do mês subsequente, e o segundo, quinzenalmente. A cobrança do documento é feita quando a emissão consta no sistema, porém, o documento físico não é entregue.

O RDA e o RDV são o espelho de gastos feitos no atendimento ao cliente no mês corrido e é reembolsado mediante apresentação dos comprovantes originais. É um documento amarrado às Ordens de Serviços no caso dos analistas, e às atividades registradas no CRM (Customer Relationship Management) no caso dos EARs. São encaminhados ao departamento financeiro assim que os lançamentos são conferidos e confirmados, com um protocolo, para agendamento do pagamento em conta juntamente ao banco.

Foi realizado o controle de entrega das documentações referentes aos projetos de implantação realizados pelos analistas da área de serviços, chamadas MIT (Metodologia de Implantação TOTVS), sendo necessária sua digitalização, arquivamento e baixa no sistema fluig. Para tanto, houve contato com as práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) e a atividade teve continuidade conforme demanda das documentações.

As MITs foram responsáveis pela maior parte do tempo dedicado ao estágio e das atividades realizadas e toda documentação tratada pelo estagiário precisava estar disponível e classificada corretamente para eventuais consultas. Esses documentos passavam por quatro etapas: conferência de assinaturas, baixas em dois sistemas e digitalização até seu arquivo.

Quanto ao monitoramento e controle de apontamento de Ordem de Serviços, diz respeito à cobrança e baixa das mesmas, que é feito via sistema ERP (Enterprise Resourse Planning) Protheus e uma vez na semana, conforme demanda de entregas.

A baixa é a confirmação da entrega e do conteúdo praticado no cliente pelo analista de implantação e coordenadores de projetos. Após a baixa, são realizados os arquivamentos em pastas separados por cliente em ordem alfabética e pelo ciclo: inicialização, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.

As Ordens se Serviços deve ser baixada até o segundo dia útil do mês subsequente à emissão, assim como as entregas dos RDAs devem estar no prazo, pois afetam diretamente na pontuação da meta do pessoal da área de serviços e no faturamento ao cliente.

O controle de agenda refere-se a inserir diariamente as agendas dos consultores e analistas, previamente solicitadas pelo líder responsável pelo projeto, cliente ou equipe alocada, via e-mail ou chamado no fluig, no sistema Maxime, que é administrador do ERP Protheus. O fluig é uma plataforma corporativa que integraliza diversas soluções com uma interface de comunicação colaborativa.

A agenda é inserida conforme saldo de horas constante no escopo do projeto. O analista de PMO faz o upload do projeto no sistema, registrando todos os dados pertinentes às realizações das atividades, que interferem nas demais tarefas relacionadas ao projeto ou cliente.

A atividade de inclusão de agendas tem a finalidade de programar os atendimentos futuros do pessoal da área técnica ao cliente e não pode ser modificada pelo mesmo. Em caso de falta de saldo no projeto, o estagiário envia a atividade de volta ao solicitando, retomando o processo no fluxograma. O uso de um computador é imprescindível para a realização desta atividade.

As atividades que necessitavam de cumprimento de prazos eram previamente cobradas via e-mail aos responsáveis pelas entregas, e estas eram controladas mediante protocolos. As pontuações relacionadas às entregas eram feitas pelo PMO e apenas às relativas aos RDAs eram pontuadas pelo estagiário, em relação à data de entrega.

As atividades semanais foram programadas de acordo com as horas disponíveis para estágio e as que, eventualmente, não puderam ser realizadas em um só dia, eram continuadas nos dias subsequentes até sua finalização, originando um novo ciclo. As formas de avaliações e desempenho eram aplicadas pelo Capital Humano e acompanhadas pelo gestor da área de realização do estágio.

O modelo gerencial assemelha-se em grande parte às teorias lecionadas no curso, assim como os procedimentos e técnicas de organização, sistemas e métodos.

CONCLUSÃO

No cumprimento do estágio supervisionado, foi possível adquirir conhecimento e grande experiência profissional uma vez que as atividades realizadas englobam amplamente as premissas da Administração, como organizar e controlar. No geral, procurou-se associar as diversas temáticas tratadas no curso às ações praticadas no estágio.

Todas as atividades realizadas pelo estagiário fizeram parte de uma rede integrada, sendo de extrema importância para a continuidade das demais atividades dentro do Sistema ERP Protheus, e isso enfatizou o quanto é importante as ações estarem integralizadas, tanto da visão de funções, quanto de departamentos.

Quanto à manipulação dos documentos MITs, que eram necessários quatro etapas de verificação até seu arquivamento final, foi sugerido que incluíssem uma folha a parte contendo as quatro etapas e que fossem registrado um “ok” a cada uma realizada. Esse processo foi adotado pela empresa, o que aperfeiçoou e facilitou a finalização da atividade, pois esta era a que mais demandava tempo para