ANÁLISE E REESTRUTURAÇÃO DO FLUXO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS NA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC

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Keywords: Assets; Public Administration; Procedures; Movable Assets; Flowchart.

- Sumário

1 INTRODUÇÃO 11

1.1 Objetivos Gerais 12

1.2 Objetivos Específicos 12

1.3 Pergunta de Pesquisa 12

1.4 Hipótese de Pesquisa 12

1.5 Metodologia 13

2 REFERENCIAL TEÓRICO 14

2.1 Patrimônio Público 14

2.2 Processos 15

2.3 Fluxograma 15

3 CONJUNTURA ATUAL 18

3.1 A Instituição 18

3.2 A Divisão de Patrimônio 19

3.2.1 Serviços Prestados 19

3.3 O Fluxograma 22

3.3.1 Detalhamento do Fluxograma 22

4 ANÁLISE E ALTERAÇÕES 25

5 CONCLUSÂO 30

6 REFERÊNCIAS 31

7 ANEXOS 33

7.1 Anexo I – Fluxo de Recebimento 33

7.2 Anexo II – CI nº 077/2011 34

7.3 Anexo III – Fluxograma Reestruturado 35

7.4 Anexo IV – Termo de Responsabilidade 36

7.5 Anexo V - Plaquetas 37

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INTRODUÇÃO

Ao observar a Administração Pública, pode-se observar que um de seus grandes desafios consiste na Gestão eficaz de Bens móveis, na qual busca-se de forma otimizada, efetuar o recebimento, a alocação, a movimentação e o controle destes bens para que possam ser utilizados da melhor forma possível. Entretanto, durante seu período de utilização, tais bens necessitam de tratamentos contábeis e físicos diferenciados que são ofertados pela administração patrimonial, serviço de importância significativa, que em diversos casos é relegado a segundo plano e, além disso, acaba gerando transtornos e prejuízos ao erário(IFAM, 2012, p. 5).

Tais prejuízos podem ser observados na alocação inadequada de bens, em falhas de conservação e na falta de controle dos itens, que podem gerar compras em duplicidade. Há de se ressaltar ainda o custo do fator humano remunerado alocado para a gestão, que efetuada de forma ineficaz, consiste em perda considerável à Administração.

No tocante á Administração Pública, este trabalho tem por foco a esfera Federal, mais precisamente o Ministério da Educação ao qual está vinculada a Fundação Universidade Federal do ABC (UFABC), instituição está que será utilizada como cenário de estudo.

Com inicio de suas atividades acadêmicas no segundo semestre 2006, a UFABC já conta atualmente com mais de 82.000 itens relacionados em seu sistema de Cadastro de Bens Patrimoniais, cuja gestão é efetuada pela Divisão de Patrimônio, subordinada à Coordenação Geral de Suprimentos e Aquisições (CGSA) pertencente à Pró-Reitoria de Administração (PROAD).

A Divisão de Patrimônio da UFABC conta atualmente com seis Servidores Públicos ativos que são responsáveis pelo registro e controle dos bens móveis da Universidade. Por meio de estudos e experimentação a Divisão desenvolveu fluxogramas que regem os processos de execução e controle de suas atividades. São estes fluxogramas, mais precisamente o Fluxograma de Recebimento, Tombamento e Emplaquetamento de Bens que será objeto de estudo deste trabalho, cujo objetivo será analisa-lo e havendo possibilidades, indicar possíveis melhoras em sua execução.

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Objetivos Gerais

Analisar de forma crítica o fluxograma de Recebimento, Tombamento e Emplaquetamento da Divisão de Patrimônio com objetivo de identificar etapas e ou processos que possam ser suprimidos, acrescentados ou otimizados visando à melhora na execução dos serviços prestados pela Divisão.

Fazer acompanhamento de forma aplicada, de todos os processos contidos no Fluxograma, objetivando a identificação de possíveis processos que necessitem de reformulação.

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Objetivos Específicos

- Compreender a importância do processo de recebimento, tombamento e emplaquetamento;

- Analisar o fluxograma do processo, identificando desperdícios e atividades redundantes;

- Analisar os resultados do processo para reconhecer atividades a serem incluídas;

- Revisar o fluxograma e sugerir melhorias.

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Pergunta de Pesquisa

Analisado o Fluxo de Recebimento, Tombamento e Emplaquetamento da Divisão de Patrimônio da Universidade Federal do ABC, e acompanhado todos os processos pertencentes à este fluxo, há a possibilidade de que sejam apresentadas melhorias que possam reduzir o tempo de execução de todos os processos?

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Hipótese de Pesquisa

O processo de Recebimento, Tombamento e Emplaquetamento da Divisão de Patrimônio possui atividades que podem ser adicionadas, substituídas ou suprimidas com o intuito de gerar melhores resultados para a UFABC?

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Metodologia

Trabalho realizado em etapas abaixo descritas, utilizou-se como metodologia a Pesquisa Aplicada que para THIOLLENT (1997, p. 49):

“...concentra-se em torno dos problemas presentes nas atividades das instituições, organizações, grupos ou atores sociais. Ela está empenhada na elaboração de diagnósticos, identificação de problemas e busca de soluções. Antes de qualquer publicação, seus resultados estão inseridos de modo argumentativo na resolução dos problemas considerados. Nesta resolução eles desempenham função particularizante.