O Gerenciamento de Projeto

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3.1. Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos

Os grupos de processos e os processos em si são frequentemente repetidos antes do projeto estar concluído e podem ter repetições dentro de um mesmo grupo de processos e entre os outros grupos de processos. Todas essas repetições podem variar de projeto para projeto, podendo até ser incluída em ordem que diferente para cada projeto.

Os processos de gerenciamento do projeto estão ligados uns aos outros por entradas e saídas específicas onde o resultado de um determinado processo virá a entrada de outro, mas isso não quer dizer que os processos precisam estar em um mesmo grupo de processos. Os grupos de processos não são fases do ciclo de vida do projeto. Na realidade, é possível que todos os grupos de processos possam ser conduzidos dentro de uma fase. À medida que os projetos são separados em fases ou subcomponentes distintos tais como desenvolvimento do conceito, estudo de viabilidade, concepção, protótipo, construção, ou teste, etc., todos os grupos de processos seriam normalmente repetidos para cada fase ou subcomponente.

Os processos de gerenciamento de projetos estão presentes no grupo de processos onde a maior parte das atividades ocorre. Um exemplo é onde um processo que normalmente ocorre na fase de planejamento é posto no grupo de processos de planejamento. Quando este processo é atualizado por um outro processo ou atividade do grupo de processos de execução, ele não será considerado um novo processo no grupo de processos de execução mas continuará a ser um processo ou atividade do processo de planejamento.

De acordo com o Guia PMBoK de 2013, a natureza iterativa do gerenciamento de projetos significa que os processos de qualquer grupo poderão ser usados novamente ao longo do ciclo de vida do projeto. Onde por exemplo, devido a um evento de risco, a execução de uma resposta a esse risco poderá desencadear uma análise adicional do mesmo, o que leva a outra iteração do processo de identificação de riscos e à realização dos processos de análise quantitativa para avaliar o impacto.

3.2. Grupo de Processos de Iniciação

Este grupo consiste nos processos que irão definir um novo projeto ou nova fase de um projeto para assim buscar autorização para início do projeto ou fase. Nestes processos é definido o escopo e os recursos financeiros iniciais são comprometidos. As partes que irão interagir e influenciar o projeto são identificadas. Neste momento caso ainda tenha sido designado, será feita a seleção do gerente do projeto. Todas estas informações estarão no termo de abertura do projeto e no registro das partes interessadas. No memento que este termo ser aprovado, o projeto estará oficialmente autorizado.

Em projetos maiores e mais complexos pode-se dividir em fases separadas. A execução deste processo no início de cada fase faz com que se mantenha o foco no projeto e na necessidade da empresa para qual ele foi criado. É feita uma análise dos objetivos das partes interessadas e então é decidido se o projeto será continuado, adiado ou interrompido.

3.2. Grupo de Processos de Planejamento

Este grupo consiste nos processos que irão definir o total de esforço que será necessário, refinar e definir os objetivos, além de desenvolver o curso de ação para alcançar os objetivos traçados. Nestes processos é desenvolvido o que é chamado de plano de gerenciamento e os documentos do projeto, os quais serão usados para executa-lo.

Durante a execução do projeto, mais informações surgem tornando necessário um planejamento adicional. O benefício deste grupo é que pode-se delinear a estratégia e o caminho para concluir o projeto ou fase. Quando este grupo é bem gerenciado torna-se mais fácil conquistar a participação e adesão das partes que tem interesse.

As atualizações nos documentos gerados nestes processos ajudam em uma maior precisão respeitando o cronograma, custos e requisitos para cumprir com o escopo definido para o projeto. A equipe busca informações e estimula todas as partes a se envolver no planejamento do projeto e no desenvolvimento do plano de gerenciamento.

As interações variam de projeto para projeto, onde alguns poderão apresentar pouco ou nenhum risco após executar o que foi planejado e alguns os riscos estão mais evidentes até mesmo antes de pôr o que foi planejado em execução.

3.3. Grupo de Execução de Processos

O grupo de execução de processos tem como objetivo dos processos executados para a conclusão do trabalho, definindo no cronograma de gerenciamento do projeto com o fim de cumprir os objetivos do projeto. O grupo de processos tem objetivo de mobilizar pessoas e recursos, como também as partes interessadas no projeto, para integrar e executar atividades conforme o cronograma do projeto.

Durante a execução do projeto, os resultados poderão requerer atualizações no planejamento e mudanças nas linhas de base. Isso pode incluir mudanças nas durações esperadas para as atividades, mudanças na produtividade e na responsabilidade dos recursos e riscos imprevistos. Essas variações podem afetar o plano de gerenciamento do projeto ou os documentos do projeto e exigir uma análise detalhada e o desenvolvimento de respostas apropriadas de gerenciamento de projetos. (PMI, p.56, 2013).

3.4. Grupo de Processos de Monitoramento e Controle

Neste grupo estão presentes os processos que irão acompanhar, analisar e organizar todo o progresso e desempenho do projeto, identificando qualquer área que será necessário fazer mudanças de plano e iniciar as devidas mudanças. Seu principal benefício é a medição e análise de desempenho do projeto em intervalos regulares, buscando identificar variações no plano de gerenciamento do projeto.

Este monitoramento fornece a equipe do projeto uma melhor visão do projeto e pode identificar áreas onde será necessária uma atenção adicional. Onde eles não apenas monitoram e controlam os trabalhos que estão sendo feitos como também controla todo o esforço do projeto. Este monitoramento continuo resulta em atualizações para o plano de gerenciamento de projeto. Com tudo isso se torna possível que sejam reduzidos retrabalho e controlar despesas desnecessárias.

3.5. Grupo de Processos de Encerramento

Os grupos de encerramento consistem de processos que são executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento