Balanced Scorecard

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Segundo Norton e Kaplan, (1997, pg. 314):

A construção do primeiro Scorecard funciona melhor numa unidade estratégica de negócios, de preferência uma que tenha atividades de uma cadeia de valores completa: inovação, operações, marketing, vendas e serviços.

Em uma organização diversificada, com seus próprios produtos e clientes, operações de marketing, canais de distribuição e instalações de produção, deve ser selecionada a unidade de negócio adequada para se aplicar o BSC, onde haja facilidade de criar medidas agregadas de desempenho financeiro, sem as dificuldades ligadas a alocações de custos e as transferências de produtos e serviços entre departamentos.

Para a implantação do Balanced Scorecard, a unidade organizacional não poderá ser definida de forma muito restrita, dessa forma a aplicação do mesmo em um único departamento seria extremamente restrita, sendo assim não seria uma estratégia eficaz.

2ª Tarefa: Identificar as relações entre as unidades de negócios e a corporação

Após definida a seleção da unidade, deve ser analisado pelo arquiteto a relação da mesma com as outras, além da estrutura disponibilizada pela empresa. Para o cumprimento da tarefa, ele realizara entrevistas com os principais responsáveis pelas outras unidades, com os seguintes objetivos:

- Identificar os objetivos financeiros almejados para o departamento.

- Identificar os objetivos sociais, como o meio ambiente, segurança, inovação, qualidade de vida, competitividade, etc.

- Relações ocorrentes com outras unidades, como clientes e fornecedores comuns, oportunidades de abordagens a clientes em diferenciadas unidades.

Esses conhecimentos são fundamentais para a orientação do processo de desenvolvimento do projeto. A identificação das relações existentes entre a unidade e a corporação, identifica tanto as limitações como as oportunidades que não seriam evidenciadas caso a unidade fosse totalmente independente.

3ª Tarefa: Realizar a primeira série de entrevistas

O líder deve preparar os documentos básicos para a realização do projeto, como os documentos internos sobre a missão e objetivos da organização, disponibilizados pela alta administração. O arquiteto também deverá recolher informações sobre o setor e ambiente da unidade, assim como as oportunidades de crescimento do mercado, principal concorrência, tecnologias inovadoras, e preferências de clientes.

Analisados os documentos pelos executivos, o arquiteto realizará entrevistas de aproximadamente 90 minutos com cada um. Entrevista essa, que não precisa necessariamente seguir um padrão, mas a coleta de informações será facilitada se o arquiteto realizar a mesma série de perguntas.

Os principais objetivos dessa entrevista é demonstrar o conceito do Balanced Scorecard aos executivos, a estratégia organizacional, e como transformá-la em objetivos e medidas para o Scorecard, e identificar as divergências entre os principais interessados, no que diz respeito ao ponto de vista dos participantes.

4ª Tarefa: Sessão da Síntese

Após a série de entrevistas com os executivos, é realizada a análise das respostas, destacando as questões mais importantes, e assim determinando o que servirá de base para a primeira reunião com os interessados. Poderá ser discutido as mudanças com a implantação do projeto na corporação.

O resultado dessa tarefa, será uma lista com os objetivos identificados através de citações anônimas, com questões as quais a equipe executiva deverá resolver.

5ª Tarefa: Workshop Executivo: Primeira Etapa

Uma reunião é marcada pelo arquiteto juntamente com a alta administração, e facilita um debate de grupo para que seja alcançado um consenso em relação as declarações de missão e estratégia, então o questionamento referente ao sucesso do projeto é feito a todos, abordando de que maneira o desempenho de cada um contribuirá para o seu crescimento profissional, para a melhoria dos processos internos da empresa, etc. Assim sequencialmente é abordada cada perspectiva.

O arquiteto demonstra ao grupo da forma que preferir os objetivos propostos, e também o material trazido das entrevistas, também pode exibir vídeos das entrevistas com representantes e acionistas, para facilitar as discussões. Dessa maneira, cada objetivo deve ser explorado individualmente sem comparação com os outros objetivos, a fim de identificar seus pontos fortes e deficiências. Não sendo necessária nesse momento a redução das opções, somente seguir por prioridade se assim preferir.

Em seguida uma votação é efetuada, com a finalidade de selecionar as três ou quatro perspectivas mais importantes abordadas na discussão dos objetivos que se encaixam dentro de cada uma. Depois para cada objetivo, será criada uma descrição em forma de uma única frase ou parágrafo e a equipe será dividida em quatro subgrupos, cada um ficará responsável por uma perspectiva e cada subgrupo terá também seu executivo escolhido para liderar o mesmo na fase seguinte. Nesses subgrupos deverão ser incluídos também os principais gerentes funcionais, e os representantes dos níveis gerenciais para que seja ampliada a base de discussão e consenso.

Ao fim do Workshop os envolvidos terão detalhado três ou quatro objetivos estratégicos para cada perspectiva, então, após a reunião o arquiteto fará um documento sintetizando as conclusões, que será entregue aos subgrupos.

6ª Tarefa : Reunião dos Subgrupos

A fim de alcançar quatro objetivos principais, o arquiteto deverá trabalhar com subgrupos individuais, para em primeiro lugar apontar com mais clareza a descrição dos objetivos estratégicos de acordo com o primeiro workshop executivo, em seguida, identificar indicadores que melhor comunicam o objetivo, depois disso, identificar as fontes das informações necessárias de cada indicador, para que essas informações sejam acessíveis e por fim identificar as relações criticas entre os indicadores dessa perspectiva e também entre essa expectativa e as outras do Scorecard.

A ARTE DE ESCOLHER E ELABORAR INDICADORES

Foram identificadas medidas essenciais de resultado que apareceram repetidamente em Scorecards, com base na seleção de indicadores específicos que melhor