PROPOSTA DA UTILIZAÇÃO DE MULTICRITÉRIOS PARA A SELEÇÃO DE FORNECEDORES EM EMPRESA DE SEGURANÇA

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Sobre o assunto Martins et al. (2006, p. 81) afirma que:

A gestão da aquisição – a conhecida função de compras – assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros.

De acordo com Dias (2008, p. 235), pode se entender que os objetivos básicos do setor de compras são:

- Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;

- Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;

- Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos.

- Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.

O autor destaca que é importante, para atingir esses objetivos, as informações das quantidades necessárias, além das qualidades e prazos para a fábrica operar. São essas informações que deixam o comprador apto para fazer o seu trabalho, dispondo o tempo necessário para negociar e entregar os produtos necessários. Pois “comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos’’(DIAS,2008, p. 260).

Enfatizando a importância estratégica do processo de compras Peter Baily et al. (pág. 20) destacam que a medida que o nível dedicado às compras e suprimentos aumenta, o trabalho tende a tornar-se mais estratégico, concentrando mais ênfase em atividades como negociação de relacionamentos a prazos mais longos, desenvolvimento de fornecedores e redução do custo total, em vez de fazê-lo em rotinas de pedido e de reposição de estoques.

2.2. ETAPAS DO PROCESSO DE COMPRAS

Toda empresa em função de sua estrutura, determina o seu processo de compras de acordo com sua necessidade, acompanhando e obtendo melhoras de acordo com a evolução do mercado, porém Dias (2008) enfatiza quatro processos básicos para compras:

- Solicitação de compras;

- Coletas de preços;

- Pedido de compras;

- Acompanhamento de compras.

2.2.1.Solicitação de compras

O autor destaca que a solicitação de compras é um documento enviado ao setor de compras em que autoriza o comprador a efetuar a compra dos materiais, sejam eles produtivos ou improdutivos, nesse documento deve constar o que se deve comprar, a quantidade, o local de entrega e em alguns casos especiais os prováveis fornecedores. De acordo com Dias; Costa (2003, p. 77):

A partir do instante em que uma requisição de materiais ingressa no departamento de compras, dá-se início efetivo ao processo de compras propriamente dito, não podendo ser esquecido que as requisições podem ser feitas por meio de papel (cada vez menos em uso), por meio eletrônico e, excepcionalmente, verbalmente.

Para Peter Baily et al. (2000), a decisão sobre o que comprar está diretamente relacionada ao que vender. Essa decisão pode ser tomada por uma equipe com selecionadores, compradores e gerentes de merchandising (nas grandes organizações) ou por um comprador responsável por todos os três aspectos.

2.2.2. Coletas de preços

Coletas de preços ou cotação de preços, é a prática usual é de se fazer cotações com três fornecedores ou mais, dependendo do valor da compra, para Dias (1993, p. 259) “ a cotação é o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada”. De posse dessas informações, cabe ao comprador fazer o julgamento, esclarecer as dúvidas eventuais e pode ainda pressionar e negociar melhores condições com o fornecedor que apresentou a proposta mais razoável (FRANCISCHINI; GURGEL, 1998).

Outra forma de se obter melhores preços é através do processo de negociação, onde tanto o fornecedor como o comprador criam um ambiente de disputa sadia, onde ninguém ganha ou perde, mas sim de determinar um acordo em que ambas as partes saiam satisfeitas com a negociação.

Segundo Peter Baily et al. (2000), existem algumas alternativas à negociação, são elas:

- Persuasão: estimular o outro lado a aceitar os méritos de uma situação específica sem fazer nenhuma concessão.

- Aceitação: concordar totalmente com o que o outro lado oferece.

- Coerção: insistir que o outro lado atenda suas demandas, “ou então...”.

- Solução de problema: remover a diferença, de forma que não haja necessidade de negociação.

Dias (1993, p.274) enfatiza; “ Uma das chaves do êxito do processo de negociação é saber apresentar as nossas ideias de forma que cause mais impacto ao outro negociador’’.

2.2.3. Pedido de compras

De acordo com Dias (1993, p. 275);

O pedido de Compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições e características da compra aí estabelecidas, razão pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as cláusulas e pré-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o recebimento das peças ou produtos, dos controles e das exigências de qualidade, para que o pedido possa legalmente se considerado em vigor.

Pode-se afirmar que o pedido de compras é a confirmação para a aquisição do serviço ou produto negociado, para Francischini e Gurgel (1998), “ é, sem dúvida, um importante documento que, por suas diversas vias, permitirá uma amarração geral dos serviços de compra’’.

2.2.4 Acompanhamento de compras

Esse é um processo importante para o setor de compras, pois é através desse acompanhamento que é possível planejar as ações a serem desenvolvidas nas empresas; também conhecida como ‘follow-up’, Dias e Costa (2003, p. 9) enfatiza que é “a função de acompanhar a entrega dos materiais”,