OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS NÃO MANUFATUREIROS ATRAVÉS DO LEAN OFFICE: ELABORAÇÃO DE UMA PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO PARA O SETOR DE EXPEDIÇÃO DE UMA EMPRESA DE ESTRUTURAS METÁLICAS

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Womack e Jones (2003) detectaram cinco aspectos fundamentais como:

- Valor: especificar o que gera e o que não gera valor para o cliente

- Fluxo de valor: identificar todas as etapas necessárias para produzir um bem ou serviço.

- Fluxo contínuo: através da articulação de atividades que gerem um fluxo regular com o mínimo de interrupções ou esperas.

- Produção puxada: a produção só ocorre a partir de uma nova demanda

- Perfeição: estar sempre em busca da melhoria, aperfeiçoando os processos para que fique cada vez mais próximo de um estado ideal.

Ainda sobre o assunto, Rico (2007) abordou em suas pesquisas um roteiro que pontuava as principais características da produção enxuta adaptando aos processos administrativos utilizando conceitos como a qualidade e produção enxuta e a reengenharia nos processos de negócios.

3.2 Lean Office

O termo Lean Office, significa escritório enxuto e é fundamentado nos conceitos relacionados ao Sistema Lean adaptado para áreas administrativas, procurando transferir as práticas do conceito enxuto que não acompanham a lógica do processo de montagem para dentro dos escritórios.

Segundo HINES (2000), os escritórios são constantemente as áreas mais desorganizada de uma empresa sendo fundamental a aplicação das ferramentas do Lean, uma vez que objetivam a eliminação de desperdícios em todas as suas formas para que otimize o processo.

O pensamento enxuto trabalha baseado no fluxo de valor que originará um bem ou serviço, neste caso, trata-se de um fluxo de informações que possui um percurso de maior complexidade por envolver atividades não manufatureiras e intangíveis surgindo assim, a necessidade de adequação das ferramentas do Lean do ambiente fabril para as áreas administrativas.

Levitt (1972), pesquisador da Harvard Business Scholl, em 1972, com seu artigo intitulado “Abordagem de linha de produção para serviços” foi um dos pioneiros no reconhecimento dos conceitos que haviam sido previamente desenvolvidos para a manufatura podem, na verdade, ser aplicados a operações de serviços. Em 1995, um artigo intitulado “O JIT nos serviços: uma análise das atuais práticas e das futuras direções para a pesquisa”, de autoria de Duclos,Siha e Lumus (apud DAVIS; CHASE; AQUILANO, 2001), mostrou que conceitos enxutos também estão sendo aplicados a uma variedade de operações de serviços (Just-In-Time, por exemplo).

Os desperdícios podem estar relacionados com o ambiente físico, isto é, onde as pessoas estão englobando aspectos como a segurança dos colaboradores e as ferramentas que utilizam para trabalhar e também os desperdícios relacionados ao movimento das pessoas e dos objetos.

Segundo LAREAU (2002), os desperdícios que podem ser observados no processo não manufatureiros são:

- Espera: espera por informações, reuniões e retorno de ligações;

- Movimentação desnecessária

- Fluxo irregular: materiais ou informações que se acumulam entre as atividades do processo;

- Falta de alinhamento com os objetivos: é o tempo gasto por pessoas trabalhando com objetivos mal definidos;

3.3 Ferramentas e métodos para a aplicação do Lean Office

Existem diferentes ferramentas utilizadas na área fabril que podem ser adaptadas e aplicadas para minimizar os desperdícios no setor administrativo, cabendo a empresa a escolha de decidir qual ferramenta se adequa melhor a determinado processo de acordo com suas peculiaridades.

PICCHI (2002) cita diversas ferramentas que podem ser utilizadas no sistema Lean Office, tais como:

- 5S: tem por objetivo construir um ambiente de trabalho que oportuniza melhor controle visual e realização de tarefas. Desta maneira, o ambiente de trabalho será padronizado, serão reduzidos os desperdícios, bem como as tarefas que poderão ser melhor controladas pelos colaboradores;

- MFV: O mapeamento de fluxo de valor é uma ferramenta que delineia o fluxo de informações, ou seja, é o ligamento de uma maneira sequencial de todas as atividades a serem realizadas em determinado processo.

- Takt Time:é a velocidade determinada pelo fluxo de trabalho, ou seja, é o tempo gasto imposto pela demanda;

- Fluxo contínuo: o uso dessa ferramenta possibilita que o trabalho flua entre as etapas do processo sem acumulo de matérias ou paradas desnecessárias;

4. METODOLOGIA

4.1 Classificação Metodológica

Conforme Gil (2002), a pesquisa pode ser classificada com base na sua natureza, forma de abordagem do problema, procedimentos técnicos, seus objetivos e seus métodos. Sendo assim, a presente pesquisa possui a caracterização como descrita abaixo.

Do ponto de vista de sua natureza é classificada como uma pesquisa básica, pois tem a finalidade de aumentar o conhecimento sobre diversos aspectos relativos ao Lean Office, portanto irá apenas discutir a viabilidade de sua implantação, sem que de fato haja uma aplicação prevista. Do ponto de vista da abordagem do problema, a pesquisa é quantitativa, pois irá traduzir em números algumas informações, como tempo de início e fim de determinadas atividades. E é qualitativa, pois a empresa é a fonte direta dos dados onde serão descritos os desperdícios existentes na realidade estudada.

Quanto aos seus procedimentos técnicos, trata-se de um estudo de caso pois será analisado de modo detalhado um caso individual, servindo para responder questionamentos que serão feitos através de coleta e análise de dados. Engloba também a descrição da situação vivida na empresa, a observação do fluxo de informações, entrevistas e explicação das possíveis variáveis causais de desperdícios. É do tipo exploratória por ser realizado um estudo preliminar antes do objetivo principal da pesquisa, envolvendo um levantamento bibliográfico específico da área do Lean Office e análise de artigos científicos com casos já realizados que facilitem a compreensão. Como foram construídas hipóteses como possíveis respostas é classificada como hipotético-dedutivo, pois as mesmas serão verificadas como verdadeiras ou não.

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