OS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

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Sub-processo: grupos de atividades da organização que envolvem um ou mais departamentos.

Atividades e Tarefas: trabalho realizado por um departamento ou pessoa.

O Mapeamento de Processo é um utensilio gerencial e de comunicação que tem a função de fazer a descoberta das informações, partes interessadas, capacidades, recursos que são necessários para entender os processos de negócio.

As Técnicas mais comuns que são utilizadas no Mapeamento de Processos

- Entrevistas

- Reuniões

- Questionário de observação de campo

- Coleta de documentos

Braisntorming

Elementos fundamentais

- Mapas e detalhamentos

- Automatizar, simplificar, eliminar e incrementar

- Indicadores de desempenho

- Treinar e cuidar

Fluxogramas: é um diagrama que tem como finalidade representar processos com compreensão e avaliação de como ele é executado, indicando a sua sequência e os responsáveis por sua execução, também pode-se conceber a sequência de execução e a que interpretar a melhor forma de sua execução, considerando a eficiência, eficácia e flexibilidade; se as pessoas (em suas funções) que participam do processo são as mais apropriadas; e notar se existem duplicidades na sua execução ou tarefas dispensáveis.

Principais vantagens do uso do fluxograma para representar um processo:

- Discernir fácil de duplicidade de tarefas, de tarefas desnecessárias e/ou que podem ser fundidas;

- Concepção da melhor sequência das tarefas a serem executadas;

- Simplicidade de compreensão do processo, principalmente em condições de treinamento;

- Permite a visão abrangente (sistêmica) dos processos, exibido pelo fluxograma do macro-processo;

Para que os fluxogramas apresentem um processo e necessário:

- A definição do que será executado (processo de compras, processo de escovar os dentes, processo de estudar, processo de armazenamento, etc.);

- A definição de onde começa e onde termina o processo em questão;

- Que menciona cada uma das tarefas que compões o processo;

- Que distinguem os registros (formulários, instruções, normas) aplicados no processo;

Tipos de Padrões de Fluxogramas

- Diagrama de blocos, que fornece uma visão geral do processo;

- Fluxograma padrão, que apresenta o processo de forma mais detalhada, considerando seus inter-relacionamentos;

- Fluxograma funcional, apresenta o fluxo do processo entre organizações ou áreas, considerando responsáveis pelas tarefas apresentadas.

Para medir o desempenho organizacional, podemos chamar de indicadores, que são:

- Indicadores estratégicos

- Indicadores de processo: indicadores de eficácia, indicadores de eficiência e indicadores de flexibilidade.

- Indicadores de projetos

Características dos indicadores:

- Divulgar para a organização as necessidades e expectativas dos clientes sejam internos ou externos;

- Proporcionar uma análise crítica dos resultados de ações tomadas, com o objetivo de aperfeiçoar o processo de tomada de decisão na organização;

- Continuamente avaliar e melhorar os processos organizacionais;

- Permitir a análise comparativa dos resultados da organização.

Principais atributos dos indicadores

- Adaptalidade: capacidade de atendimento as exigências dos clientes e as suas continuas mudanças de comportamento.

- Representatividade: devem ocorrer de forma estruturada, sistemática, por pessoa qualificada e no momento e local adequado.

- Simplicidade: Os termos e condições devem ser conhecidos e compreendidos por todos os envolvidos de forma homogênea.

- Rastreabilidade: os dados devem ser bem identificado, bem como seu registro e manutenção.

- Disponibilidade: devem estar disponíveis a tempo e para as pessoas certas para que as decisões sejam tomadas.

- Economia: os benefícios trazidos com os indicadores devem ser maiores que os custos incorridos da medição.

- Praticidade: deve permitir a tomada de decisões.

- Estabilidade: conseguir manter a medição por um tempo, de forma a permitir a formação de serie histórica, que possa ter seus resultados comparados e sua tendência avaliada.

Indicadores

Indicadores da eficiência

- Tempo de processo ou tempo de ciclo: tempo total para que o processo seja integralmente executado;

- Recurso gastos por unidades de produzida;

- Porcentagem do tempo na execução de atividades que agregam valor em relação a que não agregam valor

- Custo de falta de qualidade na produção: desperdício, perdas, retrabalhos;

- Relação entrada/saída: custos operacionais por colaborador;

- O tempo para efetuar uma contratação e uma medida de eficiência da contratação de pessoal;

- A disponibilidade