OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: ANÁLISE EM UMA EMPRESA DE SOLUÇÕES EM ACIONAMENTOS REGULÁVEIS

...

A empresa possuí em seu quadro de funcionários pessoas com todos os direitos trabalhistas em dia e total assistência da empresa.

- Seus principais clientes: COPASA – Companhia de Saneamento de Minas Gerais, CESAN – Companhia Espírito Santense de Saneamento, SAAE – Serviço Autônomo de Água e Esgoto, Emtel Empreendimentos Tecnologia e Engenharia Ltda, Direncional Engenharia S/A.

- Principais concorrentes: Allcontrol Engenharia Ltda, Bamaro Montagens Elétricas Ltda, Proconsult-Projetos, Consultoria e Montagens Ltda, HidropoçosLtda, Verdolin Painéis Industriais.

1.1.1 Organograma

Figura 01 – Organograma

[pic 1]

Fonte: Empresa, 2015

1.1.2 Escopo de fornecimento

Os serviços prestados pela empresa são muito abrangentes na sua área de atuação, conforme listagem abaixo:

- Painéis Elétricos

- QCM – Quadro Comando de Motores

- QGBT – Quadro Geral de Baixa Tensão

- QIA – Quadro Interface Comando Automação

- CCM – Centro de Comando de Motores

- QDC – Quadro Distribuição Comando

- QDFL – Quadro Distribuição Forca Luz

- Booster – Painel com Moto Bombas Instalados na Rede Para Elevar a Pressão na Tubulação

- Instalação Elétrica

- Instalações de painéis

- Montagens Eletromecânicas

- Lançamentos de cabos

- Interligações elétricas

- Adequações de projetos conceituais

- Projetos de Instalações elétricas

- Projetos de Subestações Elétricas

- Automação Industrial

- Programação de CLP

- Parametrização de medidores de nível, medidores de vazão, inversores de frequência e Soft starter.

- Operação Assistida

- Comissionamento

- Desenvolvimento deProjetos de Automação

1.2 Objetivo

1.2.1 Objetivo Geral

Analisar os processos relacionados ao desempenho econômico financeiro da empresa de estudo.

1.2.2 Objetivos Específicos

- Caracterizar os processos que especificamente afetam o problema do desempenho econômico financeiro da empresa;

- Assinalar as causas que os processos interferem na baixa atuação econômico financeiro da empresa;

- Apresentar propostas de solução das causas com base na ferramenta GUT.

1.3 Situação Problema

O trabalho busca entender a seguinte pergunta: porque a empresa possui baixo desempenho financeiro e quais as causas que dificultam sua performance?

1.3.1 Descrição da situação problemática

A empresa ***** divide-se nos seguintes setores: Comercial, Engenharia, Recursos Humanos, Financeiro e Administrativo, e em cada setor há fatores pertinentes que interferem de forma direta e indireta no resultado financeiro da empresa. Os processos de cada setor não são bem definidos, o queacarreta em conhecimento limitado dos custos e orçamentos.O planejamento das obras para execução do serviço é mau elaborado, comissões pagas sem critérios e uso do caixa informalmente são alguns itens que foram levantados no estudo.

A empresa descreve as situações de cada setor da seguinte maneira:

Setor comercial é responsável em elaborar as propostas de vendas, prestação de serviços e os cálculos das comissões que são pagas aos representantes e vendedores. Entretanto desconhece os custos de cada produto ou serviços, ocasionando orçamentos ineficientes e cálculos de comissões sem uma base real.

O Setor de Engenharia fica responsável pelo planejamento e execução da obra e faz a programação de compra de materiais para produção. Todavia há sempre um retrabalho nesse processo, gerado pelo planejamento inadequado e compras sem critérios. Na execução da obra não há um planejamento real de todo processo do serviço e as solicitações de materiais são inconsistentes.

O setor de Gestão de Pessoas é básico, consiste em executar as tarefas pertinentes do setor, não há uma gestão estratégica, o que pode contribuir, conforme relato da empresa, com a falta de comunicação entres setores e falta de treinamento para os cargos de liderança.

Os setores, financeiro e administrativo operam em um mesmo departamento, é responsabilidade do financeiro as atribuições inerentes do setor, como recebimento, fechamento de caixa, conciliação bancária, emissão, controle de notas fiscais, captação de recursos para pagamento de funcionários e fornecedores e negociações das dívidas.

A Diretoria é composta por dois sócios, que participam de todas as decisões da empresa, mas suas contribuições para o setor financeiro são pouco eficazes, o que acarreta à informalidade do uso do caixa, a falta do capital de giro, a falta de cobranças de juros dos recebíveis em atraso, descontos de títulos em factoring e pagamento de juros.

2 ANÁLISE DE CAUSA E EFEITO

Para auxiliar a diagnosticar as causas do problema de baixo desempenho do resultado financeiro da empresa, foi utilizado a ferramenta do Diagrama de Ishikawa.

“trata-se de uma ferramenta da qualidade que tem como objetivo identificar as possíveis causas de um problema, isso significa que ela possibilita estabelecer uma relação existente entre o problema a ser solucionado (efeito) e os fatores (causa) do processo que podem influenciarna ocorrência do mesmo”. Leite e Utsch (2011, p. 80), ou seja, o diagrama proporciona identificar