MODELAGEM DO PROCESSO DE PRODUÇÃO DE ARTEFATOS EM MDF NA MANSÃO DAS ARTES, EMPRESA DE PEQUENO PORTE

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É importante separar os processos de produção dos bens e serviços oferecidos dos demais processos que ocorrem na organização, como os processos relacionados com a gestão da organização e os de apoio aos processos produtivos. Todos os processos bem definidos e gerenciados corretamente, possuem características em comum: Alguém é responsável pelo processo, respondendo por seus resultados; o início e o fim de um processo estão bem definidos; as relações internas e o sistema de autoridade e responsabilidade são bem definidos; os procedimentos, tarelas e especificações de treinamento são bem entendidos e bem documentados; os prazos de execução são consensuais entre as partes envolvidas; entre outros (HARRINGTON, 1993).

Dependendo do grau de detalhamento exigido para apresentar um processo e também de para quem ele será apresentado ou de quem irá executá-lo (diretoria, gerência ou operacional), pode-se hierarquizá-lo da seguinte maneira, de acordo com Lima (2012):

Macroprocesso: geralmente apresenta um conjunto de processos cuja operação tem impacto significativo na organização;

Processos: divisões do macroprocesso com objetivos específicos organizados seguindo linhas funcionais. Os processos recebem entradas e geram suas saídas, que se iniciam e terminam com o cliente externo;

Subprocessos: grupos de atividades da organização que envolvem um ou mais departamentos;

Atividades e tarefas: trabalho tipicamente executado por um departamento ou pessoa.

As atividades de uma empresa podem ser divididas em primárias e de apoio. As atividades primárias são: logística interna, operações, logística externa, MKT / Vendas e serviço pós-venda. Tais atividades estão presentes em qualquer empresa e são essenciais para a vantagem competitiva. As atividades de apoio são: compras, desenvolvimento de tecnologia, gerência de RH e infra-estrutura da empresa. Portanto, pode-se considerar como essenciais na abordagem de Porter as atividades primárias acima especificadas e as atividades de projeto de produtos e serviços (PORTER, 1992).

Ainda de acordo com Porter (1992), uma representação muito eficiente e gráfica de como os processos são feitos, são chamados de fluxograma. Os fluxogramas são um importante instrumento para a compreensão e a avaliação de como os processos são realizados, indicando sua sequência e os responsáveis por sua execução.

As principais vantagens do uso do fluxograma para representar um processo são a identificação fácil de duplicidade de tarefas, de tarefas desnecessárias e/ou que podem ser fundidas; a percepção da melhor sequência das tarefas a serem executadas; a facilidade de compreensão do processo, principalmente em condições de treinamento; a visão holística (sistêmica) dos processos, representada pelo fluxograma do macroprocesso (PORTER, 1992).

Business Process Model and Notation (BPMN), ou Notação de Modelagem de Processos de Negócio, como o próprio nome indica, o BPMN é um registro desenvolvido para definir e gerenciar processos na esfera de negócios.

O modelo de negócio definido pelo BPMN é composto basicamente de quatro elementos gráficos cujos diagramas apesentam todo o fluxo, atividades e tomadas de decisão importantes. São eles:

Objetos de fluxo (flow objects): Objetos de fluxo são os elementos-base na criação de um modelo baseado na notação BPMN. Eles representam os principais eventos, atividades e decisões que compõem o modelo. Pode ser considerada a etapa mais importante do BPMN.

Objetos de conexão (connecting objects): Os objetos de conexão definem o relacionamento entre os objetos de fluxo e demais elementos na atividade comercial. Podem ser um fluxo de sequência, de mensagens ou uma associação entre os dados do negócio.

Raia de piscina (swinlanes): Quando o modelo é muito complexo, surge a necessidade de dividi-lo em categorias e, para tanto, é utilizada a raia de piscina, que pode ser dividida em pools e lanes. Pools são utilizadas para representar entidades do negócio. Lanes são subdivisões de pools, usadas para categorizar ainda mais as entidades.

Artefatos (artifacts): Os artefatos no BPMN são adotados para agregar informações importantes ao modelo de negócio. Podem ser dados de entrada e saída ou informações a respeito de determinado evento ou atividade (Objetos de Fluxo). Essas informações servem para fornecer uma documentação adicional ao esquema (OPSERVICE, 2013).

Quando analisamos e conhecemos os processos organizacionais, disponibilizamos as informações exatas sobre os processos em manuais de gestão, promovendo a uniformização dos processos, e assim identificando e desenvolvendo internamente, metodologias e melhores práticas para gestão dos processos (MARCONDES, 2015).

A avaliação tem como objetivo analisar se os processos estão de acordo com o esperado para o atingimento do objetivo proposto para a organização. Ela permite o conhecimento necessário para otimizar as etapas do processo e agir preventivamente ou corretivamente na trajetória de desempenho dos processos, assim evitando ocorrências inesperadas.

Para que seja possível realizar essa avaliação é necessário medir o desempenho organizacional, para isso a instituição deve definir um conjunto de indicadores de desempenho para cada processo, afim de indicar o nível de conclusão das metas estabelecidas para os processos. Com isso, avalia-se a necessidade da adoção de medidas corretivas, em tempo hábil, a fim de se evitar prejuízos aos objetivos da organização (MARCONDES, 2015).

2 ESTUDO DE CASO

2.1 Perfil da Organização

A empresa estudada trata-se de uma empresa de pequeno porte que fabrica produtos de artesanato em MDF para venda em loja própria e também fornece produtos para revendedores. É uma empresa privada, onde sua força de trabalho é composta por dois sócios, responsáveis pela gerência e dois colaboradores, contratados sob regime CLT.

A empresa habitualmente produz sob demanda, pois grande parte de seus produtos são personalidades de acordo com as necessidades de seus clientes.

Os clientes-alvo da empresa são as pessoas que buscam por objetos de artesanatos personalizados de acordo com suas necessidades e a empresa não conta com nenhum concorrente na região em que atua.

Os principais insumos adquiridos pela empresa para realização de seu trabalho são placas do material MDF