GESTÃO DE RELACIONAMENTO - APRENDENDO A APRENDER

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1-) Definir o que é : urgente, importante e estabelecer prioridades.

Planejamento Pessoal

Faça um planejamento: a curto prazo ( 01 a 03 meses ) a médio prazo ( 04 a 12 meses ) e a longo prazo ( 03 a 10 anos ).Refazer a agenda sempre que necessário e acompanhar o que conseguiu realizar.

Planejamento

- 3-Ferramentas para administrar do tempo: Agenda, Cronograma, Fluxograma, pasta Follow-up.

4- Impecilhos na administração do tempo:

Excesso de Tarefas

Um empecilho famoso é o excesso de tarefas. Grande parte das pessoas têm coisas

demais para fazer. O excesso de tarefas freqüentemente paralisa: a pessoa não sabe por onde começar e acaba ficando imobilizada.

Excesso de Papéis e informações on line.

Junto do excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, há o excesso de

papéis. As malas diretas geradas por computador agravaram sensivelmente o acúmulo de correspondência que nada significa mas que freqüentemente é olhada antes de ser jogada fora (ou, pior, antes de ser colocada de lado para uma eventual necessidade).

A conseqüência disso é que nossa mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma

montanha de papéis.

Excesso de Interrupções

A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período razoável de

tempo sem interrupções de colegas ou de estranhos - exceto, talvez, aquelas pessoas que, pela sua posição e estilo de trabalho, ou por terem uma secretária ciente de seus deveres, conseguem controlar o acesso à sua sala.

Como a manutenção de boas relações pessoais no trabalho é algo que a maior parte

das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como lidar com o problema sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo que ficar trabalhando até mais tarde, ou que levar trabalho para casa, ou não fazendo com a qualidade desejada o que tinham para fazer.

Excesso de Telefonemas

Algo semelhante acontece com telefonemas - principalmente para quem tem que

atender seu próprio telefone. Na verdade, telefonemas são uma forma especial de

interrupção.

Procure controlar a duração dos telefonemas, interrompendo os mais longos, se for

preciso. Alegue que tem outro telefonema para atender ou que seu chefe acaba de chamá-lo Quando você receber um telefonema que preferiria não ter atendido, diga que está extremamente ocupado e que chamará de volta assim que se desocupar. Quando você chama, você tem maior controle sobre a duração do telefonema.

Excesso de Reuniões

O problema do excesso no número e na duração das reuniões no Brasil é dos mais

sérios. Temos muito mais reuniões do que seriam necessárias, elas duram muito mais do que seria sensato esperar, e muito mais gente participa delas do que seria preciso.

Gasta-se um tempo enorme discutindo questões paralelas..

Protelação

A tendência à procrastinação parece ser uma característica comum dos seres

humanos. Poucas são as pessoas que tomam uma decisão de imediato, assim que

confrontadas com uma tarefa ou um problema. A incapacidade de tomar uma decisão leva muitas pessoas a protelar, na esperança de que o problema se resolva por si só e a decisão se torne desnecessária.

É preciso distinguir a tendência à procrastinação do bom senso que recomenda não

tomar uma decisão no calor de uma discussão, ou quando não há informações suficientes, ou coisa equivalente.

A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a ser realizada

é muito difícil, complexa, longa, ou desagradável. Parece que temos esperança de que as coisas se farão ou se resolverão por si próprias, se as deixarmos sós.

Tempo: Faça com ele trabalhe a seu favor

1. Estabeleça prioridades;

2. Antecipe datas;

3. Use calendário e agenda;

4. Habitue-se a fazer anotações em locais pré-determinados, colocando a data;

5. Use bem o telefone;

6. Consulte sua agenda pela manhã e ao terminar o dia de trabalho;

7. Seja perfeccionista;

8. Crie espaços para você.

9 Mantenha seus arquivos em ordem. Faça uma “limpeza” em seu arquivo regulamente. ( 5 S )

10. Se for delegar tarefas, marque prazos para o término. Nunca use termos como “urgente” ou “para ontem”; seja específico. Se for uma tarefa com um prazo longo para terminar, verifique o andamento em intervalos predeterminados.

11. Programe um tempo para sua família.

12. Ponha seus objetivos por escrito. Tempo é vida, não deixe passar em brancas nuvens.

Exercícios Exercício

Preencher a tabela abaixo e acompanhar o acontecimento (planejamento a curto

prazo de 01 a 03 meses ) 1- empresa 2-pessoal

EU PENSO, EU QUERO, EU POSSO

Descrição

importante

urgente

prioritário

CL