Definição do problema na empresa

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Assim quando acabou de se formar, conseguiu passar na OAB e queria começar atuar em sua área dentro da empresa que já estava a cinco anos, como não teve a oportunidade, decidiu abrir sua própria administradora a FBM, no começo como toda empresa, teve muitas dificuldades e algumas pedras muito grandes de caminho, porém, com a filosofia de trabalho desde o princípio até hoje era de organização, o capricho em suas tarefas, a ética e agilidade no atendimento isso se tornou um diferencial, ganhando credibilidade e conquistando muito espaço no mercado.

Hoje somos a administradora de condomínio que atende o maior número de condomínios de Ribeirão Preto, em torno de 205 condomínios, e estamos presentes na vida de cerca de 35mil pessoas, entre eles moradores, síndicos, prestadores de serviço e colaboradores, graças ao trabalho focado em sempre atender da melhor forma possível, estamos caminhando para sempre melhorar e atender muito mais condomínios com muita qualidade, ética e agilidade.

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- A estrutura organizacional atual da empresa

Diretor: Principal administrador da empresa, sua função é totalmente voltada para administração estratégia interna e posicionamento externo da empresa com aspectos de microeconomia, também junto com o departamento jurídico realiza propostas e fechamento com novos clientes.

Jurídico: Atividade focada em acessória jurídica á clientes e moradores, auxiliando a cobrança de acordos, negociações com fornecedores e processos judiciais, voltada para o direito aplicado na administração.

Financeiro: Atividade de pagamento e organização financeira do condomínio, monitoramento de transferência, pagamento de contas, salários e encargos.

Contas à Pagar: Auxilia o financeiro nas atividades de pagamentos, agendamento, organização e distribuição de documentos internamente.

Condomínio: Realiza o contato da empresa com o seu cliente, elabora demonstrativos e previsões de custos e taxas de condomínio, funções de contabilidade e análise de balanços.

Fechamento: Auxilia o condomínio realizando o fechamento contábil mensal dos condomínios, envio de boletos, montagem de pastas e controle de pagamento dos moradores ao condomínio.

Recursos Humanos: Tem como sua principal atividade o controle de mão de obra para o condomínios, recrutamento, seleção e encargos trabalhistas, usado administração de recursos humanos.

Recepção: atendimento via telefone, orientação aos clientes, controle de mudanças dos condomínios, controle de xerox e correio e atendimento à fornecedores.

Manutenção: Focada externamente no atendimento dos condomínios, orçamento, controle e plantão preventiva predial, controle de obras em andamento, compras em geral para o condomínio, controle de recarga dos extintores, renovação do alvará do corpo de bombeiros, internamente também realiza orçamentos e compras de material de escritório e material de manutenção interna no prédio, com base na administração de recursos matérias e patrimoniais.

Office Boy: Tem como função o escoamento de informações através de documentos e boletos, movimentação de malotes bancários e entre condomínio x administradora.

Contabilidade: Hoje trabalhamos com uma contabilidade terceirizada que faz todo balanço e fechamento contábil para a empresa FBM, a folha de pagamento é feita internamente pelo nosso departamento pessoal.

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1.3 - Liderança e o Poder dos Administradores

Antes de começar a apresentar a liderança e o poder dos administradores, gostaria de citar um exemplo muito interessante que tirei do livro “O Líder Alfa”, do Renato Grinberg, “Em 1929-1930, o Japão vivia uma grande crise em função do colapso da bolsa de valores norte-americana que abalou o mundo. Enquanto as empresas japonesas demitiam os funcionários para cortar custos e se adaptar à crise, um empresário japonês, Konosuke Matsushita, fundador da Panasonic, desafiou a sabedoria convencional e se recusou a despedir sequer um dos seus funcionários. Em vez disso, passou a trabalhar mais e pediu o apoio de seus funcionários para que conseguissem superar a crise.

Como já não havia mais tanto trabalho na fábrica, Matsushita pediu aos seus funcionários que trabalhassem meio período na fábrica e na outra parte do dia saíssem às ruas para ajudar a vender os produtos da empresa. Mesmo assim, os trabalhadores da Panasonic continuaram a receber seus salários integralmente. O resultado? Superaram a crise e a empresa se tornou uma das maiores do mundo”. Esse exemplo de liderança nos da FBM vivemos todos os dias, onde nosso diretor sempre busca dar e encontrar onde o funcionário consegue desempenhar suas atividades com mais eficiência, e diante a crises, como nessa que estamos passando, conseguimos manter o nosso quadro de funcionários inteiro e motivado.

Nosso líder pode ser considerado um líder “Afetivo”, ou seja, ele dá muita atenção às pessoas que às tarefas, tratando bem seus funcionários e conseguindo dessa forma criar ligações de lealdade e alto desempenho com os mesmos, porém, todas os pros tem um contra, os prós são: harmonia e proximidade na equipe, com isso cria um ambiente de trabalho mais leve e prazeroso, os contras são: devido a proximidade com os funcionários, acaba criando um “paizão” e um ambiente muito descontraio e as vezes até pouco profissional, a regra que todos deveriam seguir é mantenha a ética e os limites e não é porque temos um líder mais próximos que devemos abusar dessa “liberdade” que ele nos dá.Como citado acima, podemos observar uma característica de nosso líder e o seu poder de conseguir adequar à posição, o objetivo dessa característica é verificar se os talentos naturais do funcionário estão alinhados com as demandas da posição que ele ocupa, muitas vezes um ótimo funcionário em finanças não seja tão bom no departamento pessoal como exemplo, diante disse é essencial uma conversa com o colaborar para entender melhor suas características e suas “qualidades”, diante desses dados, conseguimos colocar o funcionário em um lugar que ele se desenvolva muito melhor, outra característica muito presente é a motivação, com cada funcionário em seu devido lugar, fornecendo-lhes ferramentas de trabalho, a motivação é a cereja do bolo para realmente termos uma equipe feliz e muito produtiva, os pequenos gestos que acontecem no dia-dia já é uma ótima forma de motivação, um “ bom dia, como vai?”