Comportamento Organizacional: Planejamento

...

Todavia, nenhuma equipe, ou grupo, pode existir sem diálogo e a má comunicação é provavelmente a fonte mais citada de conflitos interpessoais. Acima de tudo para criar um ambiente com uma comunicação eficiente e eficaz é preciso entender sua definição, suas funções e como ela funciona. Primeiramente diremos que ela é a transferência e a compreensão de uma mensagem entre duas ou mais pessoas, e que tem quatro funções básicas: controle, motivação, expressão emocional e informação.

O controle é feito, por exemplo, quando as organizações buscam a transmissão dos valores que julgam corretos. Tendo assim o objetivo de fazer com que todos se comportem conforme as normas e procedimentos. Simultaneamente a comunicação é utilizada para facilitar a motivação, quando há o esclarecimento da designação de tarefas, da avaliação do desempenho e o que fazer para melhorá-lo. Sendo utilizado no dia-a-dia na criação de metas, no feedback do progresso e no reforço do comportamento desejável.

Acrescemos que o grupo de trabalho contribui para grande parte do convívio social dos funcionários, e o entrosamento deste grupo é fundamental para que eles possam expor seus sentimentos. Fornecendo o meio para expressão emocional e para satisfação de necessidades sociais. E a última função, informacional, se encontra no papel de facilitadora da tomada de decisões. Apresentando as informações necessárias, a todos os indivíduos, ao transmitir dados. Favorecendo assim a interação entre os membros na identificação destes dados e na avaliação de alternativas possíveis.

Outro fator existente para uma boa comunicação é a melhor compreensão do seu processo. Pode-se a descrever como um fluxo por onde um comunicado é transmitido. Inicialmente um propósito, em forma de mensagem, tem que ser identificado. Em seguida esse será codificado e passado através de um canal, do emissor para o receptor, que então a decodifica. E por último o feedback, que é a devolução da mensagem ao fluxo para garantir o seu recebimento e a sua assimilação.

É importante considerar todas as partes desse ciclo. Previamente é fundamental entender que os meios de comunicação são inúmeros, e podem ser feitos de forma escrita, por troca verbal (pessoalmente), por telefone, pela televisão, por linguagem corporal, por expressões faciais ou por símbolos visuais. Convêm também lembrar os quatro fatores que afetam na codificação e na decodificação da mensagem: habilidades, atitudes, conhecimentos, e o sistema sociocultural.

As habilidades se referem a sua aptidão para falar, ouvir, ler, e raciocinar. Nossas interações com outras pessoas são afetadas por nossas atitudes, valores e crenças. Assim, as atitudes do emissor e do receptor irão afetar a forma como a mensagem é transmitida. A quantidade de conhecimento que os indivíduos souberem sobre um assunto irá afetar a clareza da mensagem transferida. Finalmente, sua posição na sociedade afeta como as mensagens são interpretadas.

Outro destaque desse processo é elo final, ou o loop de feedback, ele aferi contra mal-entendidos, nos permitindo saber se o entendimento foi alcançado. É essencial na prevenção de problemas de comunicação. Mas para isso ocorrer o receptor precisa fazer retroação e o remetente precisa verificar esse, tornando o processo bidirecional. Sem resposta, a comunicação é uma via de mão única.

Toda conversação ocorre dentro de um contexto, e violações de contexto podem criar problemas adicionais. Em algumas situações, uma conversa informal pode parecer pouco profissional e, assim, ser visto de forma negativa. Em outras, o diálogo formal pode fazer os outros se sentirem desconfortáveis. Assim, é importante considerar o contexto ao codificar a mensagem e na escolha do canal. Esse é somente um dos problemas que pode ocorrer quando dialogamos.

Nós gastamos a maior parte do nosso dia em situações de comunicação, seja pela escrita ou pela fala. Criando assim várias oportunidades para deficiência nela, ocasionada por desvios ou bloqueios. Existem várias barreiras interpessoais e intrapessoais, criando oportunidades onde uma mensagem ao ser decodificada pode ser interpretada de outra forma. Essas barreiras podem ser a filtragem, a percepção seletiva, a sobrecarga de informações, as emoções e a linguagem.

A filtragem é a manipulação da informação para que ela seja vista de maneira mais favorável pelo receptor. Pode ocorrer pelo medo de dar notícias ruins ou pela vontade de agradar o outro. Ao resumir uma situação esse pode ser afetado pela percepção do remetente, tendo como resultado a filtragem. Um dos principais determinantes é o número de níveis hierárquicos, quanto mais níveis mais oportunidades existem para filtrar informações.

Na percepção seletiva o receptor vê e escuta seletivamente. Eles também podem projetar seus interesses e expectativas quando decodificam as mensagens. A realidade não é simplesmente vista, ela é interpretada e então chamada de realidade. Já na sobrecarga de informações os dados com que se tem para trabalhar excedem a capacidade de processamento. Quando alguém tem mais informações do que consegue organizar e utilizar, a tendência é selecionar, ignorar ou esquecer informações até que a sobrecarga seja superada. Proporcionando perda de informações e consequentemente, uma comunicação menos eficaz.

As emoções no momento em que recebe uma mensagem podem influenciar a maneira de interpretá-la. A tendência é deixar de lado a racionalidade e a objetividade para dar lugar apenas às emoções. Na Linguagem, a educação, o histórico e o meio cultural são as três maiores variáveis que a influenciam. Além disso, funcionários em departamentos diferentes desenvolvem seu próprio jargão ou linguagem técnica. Embora duas pessoas falem o mesmo idioma, o uso da língua nem sempre é o mesmo.

Outra análise é que existem três tipos de barreiras: pessoais, físicas e semânticas. As pessoais são as interferências que são ocasionadas devido a personalidade de cada indivíduo, limitando ou distorcendo o convívio. As físicas são intervenções ocorridas devido ao ambiente barulhento ou eventos que possam distrair. As semânticas são caracterizadas por distorções dos símbolos, palavras ou qualquer outra forma utilizada. A distorção pode ocorrer devido à interpretação e percepção de cada um. Esses três tipos de barreiras podem acontecer simultaneamente.

Concluímos que o estudo do comportamento organizacional centra-se na melhor forma de gerenciar indivíduos, grupos, organizações e processos. As percepções extraídas destacam a importância