ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES E SEUS BENEFÍCIOS NAS EMPRESAS

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- Hardware: conjunto de maquinas. Em função de determinado estudo, cada empresa pode contar na sua instalação com diferentes capacidades. Assim, enquanto determinada empresas pode contar com unidades de fita, unidades de discos. UCP, leitora de cartões, impressoras, terminais etc, de grande porte, outra pode contar somente com UCP, unidades de disco, leitora de cartões, impressora de pequeno porte.

- O software básico (normalmente fornecido pelo fabricante).

- Os programas de aplicação.

(RODRIGUES, Sergio, pag 100, 1985)

Cap. 2 Importância dos Sistemas de Informação para as empresas

Planejamento, controle e informações.

A essência do planejamento e do controle é a tomada de decisões. Esta, por sua vez, depende de informações oportunas, de conteúdo adequado e confiável. Isto pressupõe certo grau de consciência por parte dos executivos sobre os processos decisórios em que estão envolvidos e o desenvolvimento de um sistema de informação sintonizado com as necessidades de informação desses processos decisórios (o que leva à conclusão de que tal objetivo somente pode ser atingido com um trabalho integrado de executivos e especialistas em sistemas, que envolve um mínimo de condições de dialogo entre ambos).

Informações e planejamento: o planejamento compreende a seleção dos objetivos da organização e das áreas, e a determinação dos meios para atingi-los. As necessidades de informação para o planejamento podem ser internas ou externas. As de origem externa incluem:

- Questões politicas, leis e aspectos governamentais: controles governamentais, leis, normas econômicas, planos de governo etc.

- Questões sociais e demográficas: localização e composição etária das populações, tendências de distribuição de renda etc.

- Tendências econômicas: nível da tendência do PNB (Produto Nacional Bruto), nível de emprego, investimentos, níveis de preços etc.

- Informações de mercado: demanda da indústria, demanda da empresa, dados sobre competição etc.

Informações e controle: a informação para controle envolve:

- Informações mercadológicas, ou seja, aquelas referentes à execução real do plano de vendas.

- Informações de produção, ou seja, quantidades, prazos, custos reais para acompanhamento dos planos e orçamentos de produção.

- Informações financeiras, ou seja, ampla gama de informações sobre custos, rentabilidade, situação financeira, necessárias para acompanhar orçamentos e fluxos de caixa.

A partir dessa colocação, torna-se evidente que a chave do êxito do ciclo planejamento-direção-ação-resultado-controle repousa num sistema de informação adequado às necessidades dos processos decisórios.

Sistema de informação para planejamento e controle das operações.

Em tese o planejamento exige um sistema de informação que retrate o ambiente externo, as condições de mercado e as condições internas. De maneira geral, há uma lacuna na produção regular de informações externas ou, pelo menos, trata-se de uma área menos desenvolvida em relação à geração de informações internas. Com efeito, o tratamento sistemático dos dados de origem externa é bem mais complexo pelas suas próprias características aleatórias e de difícil obtenção e formalização. Ao se projetar um sistema de informação que apoie o planejamento e o controle, é necessário compreender as necessidades de informação, que por sua vez exigem a compreensão dos processos decisórios praticados pela empresa. Para efeito de planejamento e controle operacional, as aplicações mais frequentes em sistemas envolvem:

- Previsão de vendas: sistema que auxilia a tomada de decisões pra determinação do plano de vendas. É de fundamental importância no planejamento, uma vez que a alocação de recursos de toda a empresa é função do plano de vendas. Na verdade, as previsões de vendas representam a premissa interna predominante no planejamento.

- Orçamentos: o sistema orçamentário, se bem projetado, envolve toda a organização e produz informações que refletem quantitativamente as decisões tomadas no planejamento.

- Custos: o sistema de custos coleta e processa os dados sobre utilização de materiais, mão-de-obra, equipamentos, despesas gerais, referentes à transformação dos insumos em produtos, bens ou serviços. Gera informações que permitem medir desempenho, eficiência, produtividade, desperdícios, margens de contribuições etc.

- Contabilidade: o sistema contábil coleta e processa os dados monetários sobre todas as transações (vendas, compras, pagamentos, recebimentos, despesas etc.). Como registra os fatos administrativos efetivamente ocorridos, pode relatar resultados reais.

O sistema de informação mais frequente de apoio ao planejamento e controle das operações resulta exatamente da integração conceitual e informativa dos sistemas orçamentários, de custos e de contabilidade. Isso significa que:

- Os conceitos devem ser uniformes: se, por exemplo, são usados conceitos de custeio variável, custo-padrão, áreas de responsabilidade, os mesmos conceitos são adotados para orçar-custear-contabilizar.

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