A Gestão Documental surge para solucionar esse problema; ela é a peça vital para o planejamento das informações

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Workflow/BPM (Fluxo de trabalho):

Controla e gerencia processos dentro de uma organização,garantindo a restrição do acesso as informações através da criação de cadastro(login/senha) e o histórico de uso do GED.

Cold/ERM ( Gerenciamento corporativo de relatório):

Está relacionado com a página de relatório,incluindo o armazenamento, gerenciamento e a recuperação de dados, já que o processamento de dados gera relatórios.

Forms Processing (Processamento de Formulários) :

Tem por objetivo reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos em dados.É usado muito em Bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de crédito,por exemplo.

Records and Information Management (RIM) :

É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento,a criação,armazenamento,processamento,manutenção,disponibilização de descarte dos documentos,através de categorias e tabelas de temporalidade.

O armazenamento dos documentos pode ser em Data Center e Backup. Os sistemas GED são instalados em um ou mais computadores,geralmente em servidores,em rede para facilitar a distribuição de informação,lembrando que mesmo sendo posto em rede há uma certa restrição nos acessos,isso feito através de protocolos de segurança.Existe usuário e senha e níveis de permissão,um dono da empresa vai acessar todas informações,mas um funcionário da empresa do setor administrativo só vai acessar os documentos que lhes são de sua competência e para evitar hackers existem as entidades certificadoras que procuram saber se realmente o usuário é autenticado, se são realmente as pessoas que devem entrar.

GED benefícios:

O GED lida com qualquer tipo de documentos, que formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. Ele permite a preservação da informação faz a organização eletrônica da documentação. Isto assegura a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. Qualquer tipo de empresa pode usar o GED, inclusive em seus setores específicos, como: RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática, etc.

Alguns benefícios:

- Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.

- Total controle no processo de negócio.

- Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.

- Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.

- Mais agilidade em transações entre empresas.

- Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.

- Melhoria no processo de tomada de decisões.

- Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.

- Obtenção de vantagem competitiva sustentável.

- Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.

- Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.

- Melhor aproveitamento de espaço físico.

- Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).

- Evita extravio ou falsificação de documentos.

- Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.

- Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.

- Integração com outros sistemas e tecnologias.

- Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI.

- Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.

- Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.

aplicações

A Gestão Eletrônica de Documentos se faz presente nas mais diversas organizações pois este conjunto de tecnologias permitem que uma empresa gerencie seus documentos em forma digital. Gerando assim economia de custo operacional, que por sua vez assegura a produção,a utilização e o destino final do documento, com o acesso rápido garante a preservação dos documentos.

BAHIA e FACHIN citam que:

O sistema de gerenciamento eletrônico de informação é indicado para entidades que contêm um fluxo de informação constante e grande procura pelos usuários. Com o sistema, a entidade só tem a ganhar, pois este lhe possibilita melhorias e amplitude de alcance informacional, como também de controle, acesso e recuperação da informação. BAHIA e FACHIN (2010).

Relacionamos aqui algumas aplicações GED. Existem muitas outras, com as mais variadas finalidades. Sendo o GED um instrumentos versátil, seu conceito pode ser aplicado em todos os segmentos.

- Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos governamentais

- Controle do processo de compras

- Conversão de acervo histórico

- Documentos das polícias civis, militares, detrans e outros

- Gestão de correspondências em geral (fax, e-mail e outros veículos)

- Processamento de prontuário das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção

A área da saúde, bem como qualquer outra área de mercado, se rendeu aos benefícios que a GED tem a oferecer os hospitais bem