Fundamentos de gestão de projetos

...

Visto a conceituação das etapas do ciclo de vida do projeto, é importante entendermos que a gestão de projetos requer o aprimoramento e o desenvolvimento de áreas do conhecimento que se resume em 10 (dez) áreas, onde seguindo o modelo proposto pelo PMI (2013), conseguimos definir conforme o quadro II abaixo:

ÁREA DE CONHECIMENTO

CARACTERÍSTICAS E DEFINIÇÕES

Gestão da Integração

- Delimitar confrontações gerais das condições do projeto;

- Integrar todas as áreas;

- Administrar um sistema de controle das alterações;

Gestão do Escopo

- Entender, definir e registrar o produto final do projeto.

- Estabelecer as formas de entregas tangíveis;

- Definir as premissas e restrições do projeto;

- Gerenciamento do controle de mudanças;

- Gerenciar as atividades para que tudo ocorra dentro do ciclo de vida.

Gestão do Tempo

- Estimar as datas de inicios e término das fases dos projetos;

- Controlar a duração das atividades;

Gestão de Custos

- Avaliar recursos em termos de seus custos (orçamentos);

- Gerenciar e controlar o fluxo de desembolso financeiro.

Gestão da Qualidade

- Assegurar a satisfação dos clientes e dos demais interessados;

Gestão de Recursos Humanos

- Definir as habilidade e competências dos membros da equipe;

- Definir o papel dos membros da equipe com montagem de organograma;

- Planejar, organizar, montar e controlar a equipe;

- Estabelecer planos de desenvolvimento da equipe.

Gestão das Comunicações

- Identificar as necessidade e formas de comunicação com os stakeholders;

- Garantir o fluxo de informações, sua eficiente utilização e o registro;

Gestão dos Riscos

- Identificar os riscos do projeto;

- Avaliar as probabilidades de ocorrência de riscos;

-Avaliar os impactos dos riscos nos projetos;

- Planejar e implementar estratégias anti riscos;

- Monitorar e detectar riscos não previstos.

Gestão de Aquisições

- Obter os recursos levantados na fase de orçamentação.

Gestão de Stakeholders

- Identificar as partes interessadas no projeto;

- Conhecer o interesse e expectativas de cada parte interessada;

-Avaliar o grau de importância e influência das partes interessadas pelo projeto.

Quadro II – Definições da !0 áreas de conhecimentos.

-

Após o entendimento das definições e das características principais elencadas para o gerenciamento de um projeto segundo o Guia PMBOK® do PMI (2013), vamos agora elencar as principais ferramentas e as possíveis entregas que um projeto de realização de eventos precisa conter em cada etapa do ciclo de vida no projeto, identificando-as conforme as suas respectivas áreas do conhecimento:

Iniciação

Nesta etapa envolve todas as áreas do conhecimento e a ferramenta principal é o Termo de Abertura do Projeto, conhecido como TAP. O TAP é o primeiro documento que precisa ser criado para gerenciar um projeto, pois ele é a oficialização formal do início de um novo projeto e este servirá como base de apoio ao gerente do projeto.

O TAP deve ser composto de todas as informações úteis e necessárias ao projeto, tais como: situação atual e justificativa do projeto, objetivos smart e critérios de sucesso do projeto, produtos desejados e seus principais requisitos, momentos marcos, designação da composição da equipe de projeto, premissas, restrições, levantamento de riscos e previsão de prazo, recursos necessários e orçamento disponível.

Planejamento

- Integração: Dentro desta área o documento principal a ser apresentado é o Plano Integrado de Gerenciamento de Projetos. Segundo o Guia PMBOK®, o plano de gerenciamento do projeto consolida todos os planos de gerenciamento auxiliares, assim como as linhas de base dos processos. Nele deve conter informações sobre o ciclo de vida escolhido para o projeto, definição e descrição dos os processos que serão implantados em cada fase, descritivo dos resultados das adequações feitas pela equipe do projeto, a forma como o trabalho deverá ser realizado para atingir as metas e objetivos dos projetos, além do plano de gerenciamento de mudanças e como as mudanças deverão ser monitoradas e controladas.

- Escopo: Já no que se refere ao escopo o documento de maior importância seria a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Este documento tem como objetivo principal dividir o projeto em partes menores, para que se tornam mais fáceis de serem apresentadas e entendida pelos membros da equipe, facilitando também o gerenciamento por parte do gestor do projeto.

Sua estruturação é composta por hierarquia de prioridades, com a identificação das principais entregas funcionais e assim vai se subdividindo em sistemas menores, relatando os subprodutos finais de forma que consigamos estabelecer qual é a responsabilidade de cada membro da equipe relacionando-as aos subprodutos que deverão ser entregues.

Além da organização e definições do trabalho do projeto, a EAP apresenta