O Planejamento Orçamentário

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- - USO DE ORÇAMENTOS NAS FUNÇÕES DE PLANEJAMENTO

Os orçamentos representam a expressão quantitativa, em unidades físicas, medidas de tempo, valores monetários, etc, dos planos elaborados para o período subseqüente, em geral de 12 meses.

Os orçamentos podem ser:

- Globais – abrangem todas as unidades e atividades da empresa num período, o que torna possível chegar a projeções da Demonstração de Resultados e de Balanços.

b) Parciais – abrangem as previsões e programas apenas para certos itens, regiões, etc., ou seja, não contêm previsões para todos os itens, em conseqüência não é possível chegar a previsões para demonstração de resultados e de balanços.

- - USO DE ORÇAMENTOS GLOBAIS

6.1 - Considerações Gerais

Para o sistema orçamentário global ser completo e uniforme deverá haver o planejamento de todas atividades operacionais da empresa. Cada etapa será planejada e estuda cuidadosamente, de modo que nada possa passar despercebido ao Comitê Orçamentário.

O orçamento é o instrumento utilizado para elaborar, de forma eficaz e eficiente, o planejamento e o controle financeiros da atividade operacional e de capital da empresa, auxiliando na tomada de decisão. Assim, o orçamento é a técnica que toma por base, informações e dados de experiências passados, mas também deverá constituir-se de ferramenta de orientação no processo de tomada de decisão da empresa para o futuro.

A técnica orçamentária fundamenta-se em prévia formulação de um plano geral de ação à empresa, obedecendo os objetivos, as metas e a políticas a curto e longo prazos, tendo como princípios: a otimização dos recursos físicos, materiais e monetários disponíveis no período projetado. O Orçamento consistirá em observar o comportamento das variáveis utilizadas no sistema orçamentário, no passado, confrontando-as com o presente, mas principalmente, projetando-as para o futuro.

Além disso, o orçamento deverá ser flexível na sua aplicação, permitindo a correção de quaisquer desvios surgidos, bem como utilizá-lo adequadamente no processo de retroalimentação do sistema de planejamento global da empresa.

Acrescenta-se ainda, que o orçamento no setor público apresenta-se como instrumento de planejamento, em termos de adequação da receita à despesa, enquanto que no setor privado a despesa deverá adequar-se à receita.

6.2- Conceitos

- Orçamento é o instrumento que descreve o plano geral de operações e/ou de capital orientado por objetivos e metas propostos pela direção da empresa para um determinado período;

- Orçamento é a técnica de planejamento global utilizada para um período de tempo, centrada em objetivos e metas traçadas pela gerência superior;

- Orçamento é o método de planejamento e controle financeiros vinculado aos planos operacionais e/ou de investimentos, visando a otimizar o rendimento de recursos físicos e monetários da empresa;

- Orçamento é a expressão quantitativa e qualitativa, em unidades físicas, medidas no tempo, dos valores monetários.

6.3- Objetivos

O objetivo principal é apresentar o programa orçamentário, definindo padrões, normas e procedimentos, que servirão para regulamentar a organização na elaboração e na execução das atividades da empresa.

Acrescenta-se ainda que o objetivo do orçamento estará relacionado com duas funções básicas, a saber: Planejamento e Controle. Planejamento, no sentido de fixar os objetivos e programar as atividades necessárias para alcançar as metas. Controle, no sentido de avaliar os resultados obtidos, confrontando com as estimativas elaboradas, verificando os desvios, e indicando as ações corretivas necessárias.

- - Características

O orçamento poderá ser caracterizado através das seguintes premissas básicas:

- Projeção para o Futuro – a preparação do orçamento determinará as novas condições de trabalho como as estimativas: das vendas, dos custos de aquisição de matérias-primas, das contratações de mão-de-obra, dos demais custos indiretos de fabricação e das despesas operacionais da empresa.

- Flexibilidade na Aplicação – como instrumento de planejamento financeiro deverá ser rapidamente adaptado às novas condições de trabalho e de mercado da empresa; não poderá ser visto como uma peça estática e imutável no tempo, já que, com certeza, mudanças ocorrerão em relação ao que foi estabelecido no plano inicial que demandarão ajustes imediatos.

- Participação Direta dos Responsáveis – a técnica orçamental não é de competência exclusiva da cúpula diretiva, mas ao contrário, será de todos os níveis da empresa, ou seja, todos deverão participar do processo e comprometer-se em alcançar as metas fixadas no plano geral de operações, pois somente assim o orçamento será uniforme, lógico e realista.

- Global – no sentido de abraçar todas as unidades e atividades da empresa, no período considerado;

- Prático – sua elaboração deverá ser em tempo hábil, para que sua execução possa ocorrer no momento certo;

- Critérios Uniformes – na elaboração do orçamento, os princípios e os padrões deverão ser definidos, previamente, permitindo assim a realizar-se a avaliação do mesmo;

- Quantificação – o orçamento deverá ser expresso, em valores físicos e monetários;

- Economicidade – deverá revelar em termos econômicos, o que se terá de fazer e o que se pretende fazer na empresa no período orçamentário para obter-se benefícios.

- - Condições para Implantação

A implantação do planejamento e orçamento na empresa e sua posterior implantação exige algumas condições mínimas que, a seguir descreveremos:

- Estrutura organizacional deverá ser compatível com os objetivos e as metas propostas em seu plano geral de operações;

- Contabilidade aberta, informatizada e descentralizada para a correta realização das etapas de planejamento e seu posterior controle orçamentário, ou seja, a contabilidade deverá apresentar um fluxo de informações constantes e atualizado, a fim de garantir