Trabalho de Processos de Negocios

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Disparar comunicado (email, SMS, outros) para a portaria informando sobre a reserva e pagamento (após liquidação do título) para a liberação das chaves/cartões de acesso.

Após compensação do título, o portal deve disponibilizar a impressão do check list com os itens do salão: (freezers, churrasqueiras, grelhas, mesas, cadeiras, ar condicionado, ventiladores) – estrutural: (portas/janelas/fechaduras) – limpeza do espaço.

No check list informar a quantidade de visitantes no local na data reservada. Associar os visitantes (nomes completos) ao cartão.

Clicar na opção de “geração de cartão” para a quantidade de pessoas informadas. Restrição: os cartões são gerados dentro da capacidade máxima de pessoas comportadas no espaço.

De posse do check list impresso, encaminhar à portaria para devida retirada dos cartões de acesso ao condomínio, cujos, serão utilizados na catraca/portão de entrada. Estes cartões só liberarão a catraca na data/horas informados na reserva.

- Desenvolvimento

Contratar desenvolvimento para implementar ERP x Portal Web.

Os títulos devem ser agrupados por natureza de operação, permitindo a geração de resultados (relatórios), de forma estruturada e organizada, uma pequena parte da ferramenta gerencial.

Capacitar profissional interno para utilização de ERP, também, prestar suporte ao condômino quando necessário.

Capacitar o condômino para utilização da funcionalidade no portal (reserva, pagamento, check list, obtenção dos cartões de acesso) e conscientizá-lo quanto as regras e restrições.

Capacitar o funcionário interno sobre o fluxo de caixa e como obter o relatório analítico/sintético da receita.

Orientar os funcionários da portaria como se dá a entrega das chaves e cartões de acesso.

- Pessoas

Verificar semanalmente se houve atualização do calendário virtual/ERP após compensação dos títulos pagos.

Avaliar se a portaria está disponibilizando as chaves/ cartões após o recebimento dos disparos automáticos.

Identificar se existe dificuldade quanto a usabilidade do portal pelos condôminos.

Gerar relatórios fluxo de caixa a partir da natureza de operação “locação do salão” – Extrair o valor da conta e aplicar em conta específica.

- Implementação

Treinar a equipe interna quanto a implementação desenvolvida.

Testar/validar a implementação do ERP e portal WEB pelo solicitante.

Implantar em período pré-estabelecido o piloto no condomínio.

Aplicar treinamento para os condôminos e portaria.

Coletar dados de reserva e confrontar com o calendário x receita obtida.

Avaliar se há atualização do calendário automaticamente.

- Realização de valor

Agilidade para o condômino realizar a reserva/pagamento e obtenção das chaves.

Divulgação da consistência do processo ao evitar a duplicidade da reserva.

Apresentação da receita obtida com a locação do salão, cujo valor será revertido em investimento e/ou manutenção do espaço.

Alinhamento da informação junto a portaria.

Modernizar/otimizar o acesso ao espaço pelos convidados.

Minimizar o risco de não-convidados acessar o condomínio.

Riscos identificados

Risco

Probabilidade

(alta/ média/ baixa)

Impacto

(alto/ médio/ baixo)

Ações de prevenção/ mitigação

Portal ficar fora do ar

Média

Alto

Hospedar em servidor confiável com redundância de link

Segurança da Informação (autenticação) do usuário respectivo ao seu condomínio

Alta

Alto

Garantir integridade de acesso ao banco de dados

Não preencher as datas impeditivas

Média

Alto

Treinar / verificar se as validações semanais estão sendo realizadas