PRÁTICAS DA GESTÃO DE PRECOESSOS: UM ESTUDO NA ORGANIZAÇÃO PRIXX TECNOLOGIA DE PEQUENO PORTE

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Segundo Davenport (apud VALLE e OLIVEIRA, 2009, p. 8) define como: "simplesmente um conjunto de atividades estruturadas e medidas, destinadas a resultar num produto especificado para um determinado cliente ou mercado". No entanto, o processo envolve várias atividades e colaboradores de toda a organização tendo como objetivo transformar entradas (informações ou materiais) em saídas (produtos ou serviços). Embasado nessa definição estudiosos classificaram os processos em 03 tipos: processo chave ou de negócio, processo organizacionais e processo gerenciais.

Processos produtivos ou de negócios são aqueles que atendem a finalidade do negócio e que são respaldados por outros processos internos. Já os processos organizacionais são aqueles voltado para a coordenação dos subsistemas das organizações. E os processos gerenciais são os de responsabilidade da gerência que incluem as ações de medição e ajuste do desempenho da organização.

Junto com a gestão de processos existem vários fatores contribuintes para que o resultado seja de total eficiência e eficácia, fazendo com que o produto/serviço se mantenha com competitividade do mercado assim como, planejamento de níveis estratégico, tático e operacional.

“[...] É preciso planejar a qualidade e a produtividade, organizar para atender as suas necessidades, dirigir a implementação e a rotina dos processos envolvidos e controlar as atividades realizadas, a fim de verificar a adequação dos resultados obtidos e a possibilidade de se estabelecer melhorias.” (NETO; CANUTO, 2010, p.204)

Atualmente, muitas empresas já conseguem enxergar a importância de concentrar seus esforços em seus processos de negócio, visualizando nisto, um fator básico para se tornarem mais competitivas em um cenário de alta concorrência e de intensas mudanças. Um grande aliado tem sido o BPM que vem a ser “a camada de software que auxilia na implementação dessas etapas é denominada Business Process Management” (SORDI, 2005, p. 80).

Segundo Roquemar Baldam (apud MATTOS, 2009, p. 49), a partir da avaliação de diversos BPM disponíveis, pode-se propor um modelo de ciclo de BPM com as etapas de processos: planejar, modelar e otimizar, implantar, controlar e analisar processos.

Na atualidade, muito se fala sobre o mapeamento de processos, que é uma atividade com o objetivo de desenhar, executar, documentar, monitorar e controlar a melhoria dos processos com vistas a alcançar resultados pretendidos numa organização, portanto a compreensão do fluxo dos processos e a eficácia do mapeamento em uma organização têm sido cada vez mais importantes. As apresentações gráficas de como os processos são feitos denominam-se fluxogramas. São importantes instrumentos para compreensão e avaliação das definições dos processos e de como os mesmos são realizados.

Os fluxogramas podem ser utilizados para representar todo tipo de rotina dentro de uma organização, como, por exemplo, para representar a manipulação de mercadorias ou a execução de uma tarefa do começo ao fim. Uma das grandes vantagens do fluxograma é que como ele evidencia a sequência exata de uma determinada tarefa, permite visualizar quais movimentos são lógicos e quais são ilógicos, inúteis ou redundantes. Dessa forma, a partir do fluxograma é possível fazer uma análise, verificando se não há um modo melhor de se realizar uma tarefa, de modo a economizar recursos, sejam recursos materiais ou humanos.

Conforme afirma Harrington (1993, p.104), a utilização de fluxogramas para a análise de processos organizacionais é mais apropriada porque esses:

“Destacam aquelas áreas em que procedimentos confusos afetam a qualidade e a produtividade. Além disso, os fluxogramas facilitam as comunicações entre as áreas problemáticas, em função de sua capacidade de esclarecer processos complexos.”

De acordo com a definição de Cury (2005, p. 340), o fluxograma é “um gráfico universal, que representa o fluxo ou sequência normal de qualquer trabalho, produto ou documento”. De maneira semelhante, Araújo (2007, p. 42) especifica que o fluxograma “procura apresentar um processo passo a passo, ação por ação”.

A razão para tanto ênfase no assunto atualmente, é que esse recurso é “um excelente veículo de transmissão das informações que se tornam indispensáveis para o planejamento, execução e controle das diferentes atividades desenvolvidas” (CURY, 2005, p. 109), a definição de formulário pode ser entendida com:

“Um veiculo que transporta informação de uma pessoa para outra, de uma unidade para outra ou de uma organização para outra. É a materialização do dado, da informação, armazenada ou disseminada, veiculada por pouco período de tempo ou não.” (CURY, 2005, p. 109).

Apesar da importância desse recurso, quando as organizações não dão a devida atenção à elaboração e manutenção desses papéis de acordo com seus critérios e atribuem essas funções a qualquer departamento, a consequência é a criação desenfreada e desestruturada de inúmeros erros e uma serie de ineficiência no quadro-funcional.

Atribuindo atenção para o mapeamento de processos é possível diminuir os gastos desnecessários direcionando as atividades e padronizando os processos de apoio. De acordo com a definição de De Sordi (2005, p. 25), "Empresas que utilizam processos de negócios vinculam e subordinam os demais recursos da empresa a operação e ao apoio desses processos."

E para que os gastos não ocorram é importante colocar em prática os recursos e procedimentos característicos que irão trabalhar no desenvolvimento do processo. O primeiro recurso é o treinamento dos colaboradores desenvolvido pelo setor Recursos Humanos, dessa forma o atendimento das demandas relacionadas ao processo chave serão facilitadas, além de dar autonomia a eles para que possam desenvolver e dar andamento as atividades.

A estrutura onde está sendo trabalhada também é importante, pois dessa forma os colaboradores são vistos como um todo, onde as estruturas se tornam matriciais, seguindo os procedimentos padrões. As políticas e regras direcionam o comportamento e como os procedimentos devem ser executados, requerimentos, formulários e relatórios devem ser obedecidos e preenchidos de acordo com os padrões, informações confidenciais não devem ser expostas. A tecnologia da comunicação possui um papel fundamental para automação de regras, atividades e monitoramento do desempenho no ambiente corporativo, além de ser essencial para a comunicação e integração dos diferentes sistemas