As Matriz de Planejamento

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que são necessárias e especificar cada uma delas, além disso, limita-las para compreender cada informação que é gerada durante a auditoria.

Contudo, descrever as informações também é importante para um bom resultado, elas não devem ser um questionamento, mas sim afirmações, como por exemplo, se os preços são compatíveis aplicados são compatíveis com os preços de mercado esse exemplo é uma forma errada de descrever uma informação o ideal seria: preços de mercado, preços contratados etc. Nesta fase também é ideal associar as informações requeridas em pelo menos em uma fonte de informação, ou seja, em documentos de resposta de solicitação de requisição ou aa relação dos colaboradores que pertencem a uma determinada empresa.

As fontes de informação são importantes, pois identifica a pessoa, o documento e o local que será obtido a informação necessária para dar prosseguimento a auditoria. Tanto as informações requeridas e as fontes de informação andam juntas porque uma depende da outra para um bom resultado final, pois são nas fontes de informações que teremos acesso aos sistemas, bancos de dados, sites da internet, sistemas informatizados (SIAPE, SINAFE, etc.) facilitando o acesso às informações, pois hoje em dia a maioria das informações estão informatizadas e ter acesso a elas facilita um bom trabalho.

1.5. PROCEDIMENTOS E DETALHAMENTO DO PROCEDIMENTO: Os procedimentos devem ser detalhados de forma sucinta e clara demostrando os aspectos importantes para obter as informações requeridas, para que não haja dúvidas para o executor compreendendo os assuntos abordados, utilizando técnicas para que o detalhamento do procedimento tenha êxito. Além disso, é importante que as tarefas sejam descritas com o intuído de verificar o atendimento a decisão ou o acordo. As técnicas são fundamentais para esta fase, pois são elas que demostrarão os tipos de evidências e o tratamento das informações. As técnicas mais utilizadas são exame documental, inspeção física, observação, entrevista além de outras técnicas que são o diferencial no detalhamento dos procedimentos.

1.6. OBJETOS: Os objetos na matriz de planejamento devem ser informados para que cada procedimento na auditoria seja eficaz. Nos objetos devem ter o número, o ano, e um breve relato do assunto que será abordado. Os objetos podem ser: aditivo de contrato, aditivo de convênio, atas, projeto, programas e outros objetivos que podem ser utilizados.

1.7. MEMBRO RESPONSÁVEL E PERÍODO: Outro fator importante para a matriz de planejamento é saber o período e o membro responsável indicando a forma e a condução da auditoria. Esse período de execução deve ser conveniente para cada um dos procedimentos e em alguns casos que sejam particulares podem coincidir com o período total da auditoria. Sendo assim, esse período é importante para que a execução da auditoria seja feita no tempo determinado sem causa problemas em sua execução.

1.8. POSSÍVEIS ACHADOS: Os possíveis achados é a última etapa da matriz de planejamento que tem como objetivo descrever os achados, ou seja, descrever o que se espera como resposta no final da auditoria. Portanto para obter um bom resultado tem que descrever com objetividade e concisão para que seja entendido o que deseja como resultado, limitando- se apenas a escrever o título da irregularidade ou improbidade encontrada ao longo da auditoria.

PARTE 2 – MATRIZ DE ACHADOS

Além da matriz de planejamento existe a matriz de achados que é uma ferramenta que tem como objetivo a formação de papéis de trabalho que evidenciem a relação lógica entre as técnicas aplicadas, os respectivos achados de auditoria, as causas identificadas, os efeitos incorridos pelo achado, a situação ideal (aquela que deveria ter sido encontrada), as recomendações para que se atinja a situação ótima e os benefícios que implicarão no atendimento às recomendações. O uso desta Matriz é essencial para a elucidação das etapas do trabalho, para a elaboração de um relatório conciso e para a formação de evidências sólidas. Essa matriz deve ser alimentada com os dados na faze de execução da auditoria.

Exemplo:

PARTE 3 – MATRIZ DE RESPONSABILIZAÇÃO

A matriz de responsabilidades ou matriz de designação de responsabilidades, também conhecida como Matriz RACI é um instrumento muito eficiente que tem como principal objetivo a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou de um projeto.

Sendo uma das mais importantes definições no gerenciamento de um projeto, as atribuições de responsabilidades e funções devem ser formalizadas e documentadas a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe.

Estas definições devem estar intimamente ligadas à definição do escopo de um projeto.

O objetivo da matriz de responsabilização é evidenciar a responsabilização daquele que deu causa à irregularidade identificada na auditoria e seus efeitos, bem como fundamentar a proposta de sanção ou sua não-aplicação.

A matriz de responsabilização deve ser preenchida sempre que houver achados que constituam irregularidades. Deverão constar na matriz apenas os nomes daqueles cuja conduta tenha nexo de casualidade com o fato, independentemente da culpabilidade.

Caso no mesmo achado haja mais de uma irregularidade, semelhantes ou não, a responsabilização deverá ser individualizada por irregularidade, mediante registro nos campos da Matriz.

Aplica-se essa Matriz também para os responsáveis solidários (pessoas físicas ou jurídicas), que devem ser sempre arrolados desde o início do processo, inclusive para fins de audiência e citação.

É bom lembrar que poderão ser responsabilizados grupos, tais como conselhos, diretorias colegiadas, comissões etc., ocasião em que seus membros deverão ser identificados individualmente. Nesses casos deverá ser verificado se algum dos membros se manifestou contrariamente, em ata, à decisão considerada irregular, quando então deverá ter seu nome não-incluso entre os responsabilizados.

A Matriz de Responsabilização é composta dos seguintes campos:

- Achados de auditoria: Descrição genérica do fato tido como irregular, conforme descrito na Matriz de Achados.

- Irregularidade: Especificação de cada fato tido como irregular dentro de um mesmo achado.

- Data (ou período) de ocorrência do fato: Indicação da data ou período de ocorrência do fato tido por irregular. Em se tratando de irregularidades de efeitos