A ATUAÇÃO PRÁTICA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO NA EBX HOLGING DE ACORDO COM A LEGISLAÇÃO

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e minha atuação no setor, a importância do funcionamento do sistema de informação, com citações bibliográficas de estudiosos como Saldanha, Roger Cahen, a comunicação interna e externa e a importância da informática na gestão da informação.

Em seguida, direciono para os processos realizados no departamento: produção de documentos, correspondências, protocolo, arquivo, técnicas secretariais, o atendimento à legislação, participação na gestão da empresa e minhas atribuições e ideias acerca de todos os tópicos exigidos de maneira crítica.

E finalmente, as sugestões de melhorias e considerações finais em relação ao estudo são apresentadas.

O objetivo principal deste trabalho era me possibilitar uma reflexão sobre as possíveis contribuições e importância como profissional de secretariado baseado nos relatos da minha experiência como secretária.

Após concluir este trabalho, senti uma vontade imensa de dar continuidade nos estudos relacionados à área de secretariado, e é o que pretendo fazer.

1 Apresentação da Empresa

Grupo EBX é o nome de uma Holding brasileira de propriedade do empreendedor Eike Batista, sediada na cidade do Rio de Janeiro.

O Grupo EBX estava presente em nove estados brasileiros, no Chile e na Colômbia e tinha escritório em Nova York (EUA). Era formado por seis companhias listadas no Mercado da BOVESPA, segmento com os mais elevados padrões de governança corporativa: OGX (petróleo) , MPX (energia) , LLX (logística) , MMX (mineração) , OSX (indústria naval offshore) e CCX (mineração de carvão). O foco era investir principalmente, nos setores de infraestrutura e recursos naturais com iniciativas nos setores imobiliário, de tecnologia, entretenimento, esporte, mineração de ouro e catering aéreo e ferroviário.

Eike Batista foi um ícone do sucesso no mundo dos negócios. O “X” presente no nome de cada uma de suas empresas é o símbolo da multiplicação de riqueza, ousadia, criatividade e capacidade de execução. Em apenas um ano, o empresário foi da posição de sétimo homem mais rico do mundo, com uma fortuna estimada em R$30 bilhões, à exclusão da lista dos bilionários. Seu declínio representou uma das maiores e mais rápidas implosões financeiras dos tempos modernos. Em 2013 os papéis das suas seis empresas de capital aberto despencaram, depois que a petrolífera do grupo não conseguiu produzir a maior parte dos bilhões de barris de petróleo que Eike disse que tinha potencial de atingir.

Atualmente, partes ou até mesmo várias das empresas do Grupo X já foram vendidas, a MPX foi comprada pela Alemã E.ON, a LLX vendida para o Grupo EIG, agora rebatizada de Prumo, a MMX vendida para a companhia holandesa Trafigura, a OSX é uma empresa dependente da petroleira OGX (rebatizada como OGP) ambas seguem em recuperação judicial com dívidas bilionárias, e por fim a CCX que ainda continua com o controle total de Eike, apesar da suposta venda de ativos para a Turca Yildirim.

Na Holding tinham aproximadamente 500 funcionários contratados e durante 5 anos fiz parte deste quadro de colaboradores, período que tive a oportunidade de prestar atendimento a diretoria das empresas do Grupo X, já citadas acima.

Figura 1: Império de Eike (Disponível em: https://google.com.br/search?q=organograma+das+empresas+de+eike&espv=2&source=lnms&tbm=isch&sa=X

2 Apresentação do Setor

Existia um andar próprio da diretoria, e cada diretor tinha sua própria sala. Eram uns 10 diretores e um pool com 3 secretárias, porém cada secretaria tinha seus respectivos chefes. Todas nós com nível superior completo, elas já possuíam o registro profissional e foi quando me atentei e tomei a iniciativa de tirar o meu registro.

O andar era de difícil acesso para os demais colaboradores da empresa por ser o andar da Diretoria, frequentado sempre por executivos de alto poder hierárquico tanto nacional quanto internacional. Em cada andar tinha uma recepcionista que filtrava e controlava o acesso dos visitantes que somente podiam transitar com a autorização das secretárias, feito mediante contato telefônico que informava o nome do executivo e da suposta empresa, após a confirmação das informações, o acesso era liberado, mas em caso de divergências e visitantes querendo subir sem agendamento, de maneira alguma, podíamos autorizar o acesso ao andar. Geralmente as recepcionistas do térreo pediam orientação das recepcionistas do andar. Em muitos casos, os e-mails das secretárias eram informados aos visitantes que surgiam sem data/horário agendados, mas o telefone direto (ramal) das secretárias não eram disponibilizados, apenas o contato da recepção. Esta preocupação surgiu depois de várias visitas indesejáveis, pessoas surgiam sem ter feito nenhum contato anterior, sem agendamento, provocando transtornos e aglomerações causando conflitos na agenda dos executivos.

Na época do auge das empresas do Grupo X, pessoas do mundo inteiro apareciam no prédio da empresa na tentativa de falar com o Eike ou qualquer outro diretor.

Apesar de existir um pool de secretárias e de trabalharmos em equipe, o trabalho de escritório no geral era centralizado, ou seja, cada uma tinha sua própria rotina diária, suas tarefas, não existia uma coordenadora entre nós, cada secretária tinha seu horário de entrada e saída, todavia, claro que nunca podíamos deixar os executivos desassistidos, por isso cada uma saía para almoçar em um horário diferente da outra, fazíamos uma escala, assim sempre tinha uma ou duas secretárias disponíveis no escritório. Em dias e momentos mais agitados, podíamos contar umas com as outras, mas sem delegar ou transferir nossas próprias obrigações.

Cada secretária já era responsável por uma demanda “desumana”, portanto tínhamos essa consciência de buscar ajuda entre nós e ao mesmo respeitar as prioridades individuais de cada uma.

A empresa disponibilizava blackberry para as secretárias o que facilitava muito a comunicação e agilidade para resolver absolutamente “tudo”, mesmo não estando fisicamente no escritório era possível realizar e resolver questões e problemas via telefone ou e-mail já que estávamos conectadas o dia inteiro. Era uma exigência dos meus dirigentes estar conectada vinte e quatro horas por dia. Não existia a possibilidade de não atender a ligação no momento em que o telefone tocasse ainda mais na era atual que é da eficiência e multifuncionalidade. Vide a etimologia