A INFLUÊNCIA E EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA PARA O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

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Com a evolução da ciência e dos meios tecnológicos alicerçados pelas transformações mundiais na área social, política e econômica. Também se sabe que houve um salto qualitativo no fazer da assessoria, impulsionando o desenvolvimento e valorização da profissão secretarial. Com o crescimento, a categoria se organizou em entidades no Brasil cuja primeira conquista foi a Lei 6.556/1978, que dispõe sobre a atividade de secretário, posteriormente, em 1985, a Lei 7.377, instituindo a profissão de secretário. A década de 1980 tornou-se um marco histórico para a profissão pelos importantes avanços: enquadramento sindical (1987), sindicatos estaduais (1987), FENASSEC (1988), código de ética (1989), de forma que se chega na década de 1990 com os principais documentos necessários a uma categoria profissional no país. Enquanto isso, as Instituições de Ensino Superior do país passaram a ofertar o Bacharelado em Secretariado Executivo. O primeiro curso foi criado em 1969 pela Universidade Federal da Bahia (UFBA), mas foi nos anos 1990 que o ensino superior em secretariado se proliferou, juntamente com eventos e produções acadêmicos na área. Atualmente o curso é ofertado em todos os estados brasileiros com base nas Diretrizes Curriculares Nacionais (Resolução Nº03/2005 da Câmara da Educação Superior). Com a qualificação dos profissionais e a atuação cada vez mais estratégica e condizente com as necessidades das organizações, a profissão vem desmistificando o viés tecnicista e basicamente operacional. Desde os anos de 1950 percebe-se uma transformação no fazer do secretário, consequentemente, no perfil profissional.

A passagem da sociedade industrial para a sociedade do conhecimento influenciou intensamente nessa transformação, uma vez que as organizações passaram a necessitar mão-de-obra qualificada e diferenciada para responder com competência a complexidade dos processos. Por isso, os secretários passaram a assumir atividades mais estratégicas, agregando novas metodologias e tecnologias que muito contribuíram e contribuem para o processo organizacional. Não se trata de excluir da profissão as técnicas e procedimentos, mas de agregar uma atitude diferenciada diante de tais técnicas, atitude de reflexão sobre o fazer e de interferência nesta realidade.

2.2 O crescimento do uso da tecnologia em pequenas empresas.

Ao longo dos anos, a profissão de secretariado passou por mudanças significativas, desde a perda de seu caráter informal, à regulamentação como profissão. A partir da automação dos escritórios, as antigas ferramentas – tais como o carbono, a máquina de escrever e o telex foram substituídas por modernas impressoras, computadores, Internet, dentre outras.

O novo profissional mostra-se proativo, capaz de tomar decisões de forma mais assertiva, rápido e respaldado pela capacidade de liderança quando da ausência de um superior hierárquico, assume o papel de cogestor entre os diferentes públicos envolvidos no processo administrativo.

A tecnologia da informação pode ser utilizada para implementar estratégias competitivas e, ao reconhecer isso, o profissional certamente se tornará mais qualificado para as necessidades do mercado.

O Secretário Executivo, profissional que lida com informação diariamente, ganhou com este avanço tecnológico um aliado para a realização das suas atividades cotidianas. As necessidades de informação da pequena empresa foram exemplificadas por Prates e Ospina com base nas funções gerenciais. Assim, as informações necessárias refletem a urgência com que as decisões devem ser tomadas. As funções administrativas investem na ideia do uso da TI (Tecnologia da Informação) para realizar operações mais rapidamente e com baixo custo, além de mostrar ser importante fornecer informações para o alcance dos objetivos de melhoria no controle administrativo e aumento da produtividade.

Na área de recursos humanos, por exemplo, as informações necessárias como registros de funcionários, folha de pagamentos, entre outros, precisam ser disponibilizadas de forma ágil, possibilitando que, o tempo seja melhor aproveitado com foco no negócio principal da empresa. "A compilação de dados financeiros requer tempo e análise pelo responsável por esta atividade (Prates e Ospina 2004)”. Neste caso, um sistema de TI poderia reduzir esse tempo, além de projetar tendências ou simular situações refletidas nas contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa.

Os avanços tecnológicos se tornaram fatores de mudança e crescimento de uma empresa no modo de produzir, induzindo inovações nos procedimentos que irão repercutir na gestão geral. Em países de primeiro mundo, a TI é considerada um dos fatores de sucesso das organizações. Investimentos nessa área poderiam evitar alguns problemas rotineiros como os custos invisíveis, que são aqueles gastos com o usuário final, treinamento informal, perda de tempo em busca das informações e queda de sistema.

É neste cenário, que o profissional de Secretariado Executivo precisa estar atualizado e acompanhando o ritmo da evolução nas tecnologias e saber usufruí-las em seu ramo de trabalho, facilitando a execução se sua rotina.

2.3 Uma análise da relação do profissional de secretariado na era da tecnologia

Com as tecnologias, a velocidade da informação e o processo de comunicação tornam-se cada vez mais complexos e consequentemente, de mais difícil compreensão. O’Brien (2004, p. 54) assegura que:

À medida que a tecnologia da informação avança, o profissional de secretariado também tem de avançar, precisa estar sempre atento e ganhar mais tempo. A empresa para a qual ele trabalha também não tem mais espaço para um profissional submisso, sem iniciativa e que se esconde por trás de uma máquina de escrever – substituída pelos computadores de última geração. Assim, surgem novas necessidades na empresa e este profissional precisa adequar-se ao novo ambiente.

Para Sabino e Rocha (2004), o novo perfil do profissional de secretariado vai muito além de dominar os novos aparatos tecnológicos. Passa por requisitos como fluência em novos idiomas, capacidade de interação com vários públicos e de gerenciamento das relações interpessoais, tornando-se, por vezes, um profissional de linha de frente da empresa na qual desenvolve suas atividades e incorporando ao seu perfil as funções de Relações Públicas, Administrador, Executivo e Cogestor. A profissional secretária participante do processo de globalização desenvolve e aprimora diariamente suas habilidades de comunicação. Ela é a navegadora