GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM A UTILIZAÇÃO DE UM PORTAL CORPORATIVO PARA APOIO ESTRATÉGICO

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4.8 Satisfação dos clientes ...........................................................................21

4.9 Mudanças estruturais e culturais ............................................................21

5 CONCLUSÃO .......................................................................................................22

REFERÊNCIAS .........................................................................................................23

LISTA DE FIGURAS

Figura 1: Exemplo de portal corporativo utilizado na gestão de um projeto ...............8

Figura 2: Exemplo de estrutura analítica de um projeto (EAP) ..................................9

Figura 3: Tarefas do projeto no portal corporativo .....................................................9

Figura 4: Formulário para preenchimento e modificação de informações sobre uma determinada tarefa do projeto e seu respectivo andamento .....................................10

Figura 5: Ferramenta para elaboração do cronograma do projeto que funciona integrada com o portal corporativo ............................................................................11

Figura 6: Lista de recursos do projeto com informações estatísticas sobre cada um deles ..........................................................................................................................12

Figura 7: Formulário de registro de reuniões ...........................................................13

Figura 8: Agenda de reuniões do projeto .................................................................13

Figura 9: Biblioteca de documentos do projeto ........................................................14

Figura 10: Controle de versão de um documento do projeto ...................................15

Figura 11: Controle de mudanças do projeto ...........................................................16

Figura 12: Discussões em equipe no portal corporativo ..........................................17

Figura 13: Exemplo de indicadores do projeto extraindo informações do portal corporativo para uma planilha eletrônica ...................................................................18

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1 INTRODUÇÃO

O gerenciamento de projetos constitui uma área do conhecimento da administração moderna que atua como um facilitador para realização de um empreendimento dentro de um determinado prazo, escopo e orçamento, recorrendo a algum tipo de recurso humano e/ou material.

Conforme o PMBOK 5ª edição [PMI, 2013] existe cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos, a saber: iniciação, planejamento, execução, monitoração/controle e encerramento; são dez áreas de conhecimento e gerenciamento: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e envolvidos. Não é obrigatória a utilização de todas as áreas do conhecimento, sendo que a aplicação de cada uma dependerá do tamanho, complexidade do projeto e grau de controle que se deseja ter.

Para alcançar o sucesso de um projeto é fundamental uma boa comunicação e colaboração entre os envolvidos, um controle criterioso das etapas, escopo, custos e recursos, a documentação de todas as atividades e a geração de indicadores. Nesse cenário é essencial a utilização de ferramentas computacionais para permitir alcançar com qualidade os objetivos almejados.

Um portal corporativo é uma ferramenta que funciona como lugar central de colaboração, onde os participantes de um projeto podem encontrar o que precisam e ganhar agilidade na execução de um projeto. Sem uma ferramenta como essa, será muito complicado realizar um projeto de maneira bem sucedida.

Neste artigo, iremos discorrer sobre as vantagens de utilizar um portal corporativo como ferramenta de apoio no gerenciamento de projetos, mostrando os problemas da não utilização, as possibilidades, vantagens e os resultados alcançados com a sua implantação em uma empresa do ramo de construção civil. Para esta finalidade utilizamos um portal corporativo baseado no Microsoft Sharepoint® Foundation 2010, além da integração com as ferramentas Microsoft Project® 2010 e Microsoft Excel® 2010.

2 PROBLEMAS DE GERENCIAR PROJETOS SEM FERRAMENTAS ADEQUADAS

A complexidade dos projetos traz grandes desafios para os gestores no que tange ao gerenciamento adequado de todas as atividades, comunicação, controle, recursos, escopo, prazo e custos. A ausência de ferramentas computacionais para auxiliar o trabalho de gerenciamento de projetos pode complicar e tornar o mesmo inviável.

Ainda existe a necessidade de colaboração entre a equipe envolvida no projeto, a geração de indicadores e o registro adequado da realização das etapas e lições aprendidas.

Uma série de problemas podem ser percebidos quando um projeto é gerenciado sem a utilização de sistemas para apoio, tais como :

- Planejamento sem registro formal;

- Controle de prazos inadequados, sem o feedback dos envolvidos;

- Documentação descentralizada e desorganizada;

- Falhas graves de comunicação;

- Retrabalho em atividades já concluídas;

- Falta de indicadores precisos;

- Inexistência de padronização em processos, formulários e documentos;

- Escopo fora da realidade, sem o alinhamento adequado da equipe;

- Custos maiores;

- Excessos de reuniões, muitas vezes improdutivas;

Esses problemas afetam diretamente os pilares de um projeto gerando consequências tangíveis e intangíveis que podem ser decisivas para o fracasso de qualquer empreendimento.

Deve-se ter também a