ATPS SISTEMA DE INFORMAÇÃO

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Alguns processos serão descritos baseando-se em processos já adotados em empresas conhecidas, em experiências vividas e em regras de negócios dos quais os sistemas utilizados nessa área são baseados.

Cadastros:

Módulo responsável pelo cadastramento de clientes, fornecedores e produtos, assim como atualização dos dados dos mesmos.

A empresa pode definir se será uma única área responsável por todo o cadastro ou pode distribuir essa atividade entre algumas áreas como: vendas, compras e financeiro, entre outros.

Vendas:

Módulo responsável por geração de pedidos, analise de resultados (ultimas compras, financeiro, etc).

A empresa pode definir como equipe de vendas ou equipe comercial, com os dados apresentados a equipe pode definir o seu plano de ação e será responsável por apresentar o faturamento mensal da empresa.

Ressaltamos que estamos falando de Faturamento e não Lucro até o momento.

Estoque:

Módulo responsável em recepcionar e atender aos pedidos, assim como garantir a reposição dos produtos em estoque, direcionar os pedidos para a entrega aos clientes.

A empresa deverá definir se o processo da logística ficará vinculado à área do estoque ou será uma nova área a ser criada na empresa.

O sistema também deverá contemplar essa necessidade de logística da empresa.

Compras:

Módulo responsável por gerar pedidos de compras, criar cotações, receber e analisar as melhores propostas feitas pelos fornecedores e finalizar as compras. Deverá ser possível a gestão de dados como melhores preços, produtos mais comprados, competitividade entre fornecedores e a geração do contas a pagar.

A empresa pode definir uma equipe ou apenas uma pessoa para essa função, uma vez que os dados serão oriundos de outros departamentos e o sistema deverá ser capaz de gerar pedidos de compras através das solicitações ou requisições do departamento de estoque.

Gerencia ou Gestão

Módulo responsável em apresentar os resultados dos processos implantados, através de relatórios e gráficos com informações consistentes e claras.

A empresa poderá definir um responsável em abstrair essas informações do sistema para que a gerencia ou diretoria tenha informações para as tomadas de decisão.

É também uma forma de acompanhar e mapear os processos implantados para definição de alteração ou implementações.

Para contemplação dos módulos e processos citados acima, estamos definindo como melhor proposta a utilização de um sistema de informação Operacional e Gerencial.

O sistema Operacional irá contemplar as atividades rotineiras do processo, como por exemplo, Cadastros, Pedidos, Faturamento, entre outros.

A vantagem da utilização desse tipo sistema é a velocidade e segurança do processamento das informações, a agilidade no atendimento ao cliente e o armazenamento das informações em um único banco de dados.

O sistema Gerencial irá dar embasamento para as tomadas de decisões pelos gestores da empresa, isto é, fará o agrupamento e a sintetização das informações.

Dessa forma será possível o acompanhamento diário das informações, evitando-se erros e consequentemente minimizando possíveis prejuízos.

Esses dois tipos de sistema será encontrado em sistemas ERP que contemplam todas as funcionalidades para o bom funcionamento desses novos processos.

Outro sistema indicado para essa empresa é o sistema de informação Estratégico, como exemplo o BI (Business Intelligence), do qual irá demonstrar em uma visão geral de resultados para que seja possível tomadas de decisões a nível estratégico.

Sistemas ERP

O ERP é indicado por conter os módulos citados para organização dos processos da empresa.

Esse tipo de sistema pode conter integrações com outros tipos de software que facilita e complementam as atividades dos usuários, exemplos: integrações contábeis, bancárias, entre outros.

Para gerenciarmos o quesito impacto e tempo de implantação é necessário o mapeamento de todos os processos já existentes, a analise deve ser realizada para saber se o sistema atende por completo à necessidade do usuário.

Implantação

O sucesso da implantação é dado pelo levantamento dos processos antes do inicio da instalação do sistema, conforme citado acima.

É necessário um bom entendimento de todos os processos, assim como um bom treinamento, identificando as dificuldades de cada usuário.

Os fatores que podem influenciar no tempo e no custo de uma implantação, está na clareza dos processos que devem ser entendidos pelos “lideres” ou “key user” de cada departamento, a aceitação dos usuários e na infraestrutura, da qual se deve muita atenção.

Para definição da infraestrutura deve-se levar em conta o crescimento da empresa,