A importancia dos usuarios no sucesso da implantação de um sistema de informação

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A participação dos usuários no levantamento de requisitos é importante, porém deve-se tomar alguns cuidados, pois, por eles enxergarem uma oportunidade de terem seus processos melhorados e agilizados, mas não possuírem discernimento entre o mundo perfeito para eles e o que, de fato, é possível ser feito baseado em questões como recursos disponíveis, tempo e aprovação da alta direção do que deve ser atendido, podem pedir funcionalidades além do escopo aprovado do projeto do sistema.

Esta fase é decisiva para o sucesso da implantação do sistema, pois neste momento de análise, onde deve ser observado o processo antes da implementação, os usuários criam uma expectativa, e ficam ansiosos aguardando a novidade que vai ser desenvolvida. Uma vez que essa expectativa não é atendida, pode gerar uma frustração e resistência para utilizar o sistema, o não uso e o subuso do mesmo, prejudicando a implantação e interferindo diretamente no sucesso do mesmo, como verificado por Avison, 1992.

No sistema do estudo de caso deste artigo, durante a fase de levantamento de requisitos, somente os gestores da área foram entrevistados, gerando algumas consequências no momento da implantação. A documentação foi desenvolvida com base nos requisitos informados por eles, e o projeto foi iniciado. Ao implantar o sistema, o treinamento foi dado in loco, com cada usuário, e então surgiram as necessidades que não foram levantadas no início. Algumas eram muito importantes e foi necessário reestruturar a arquitetura do sistema.

Numa linha de produção, o tempo tem muito valor, e a organização trabalha em função de reduzir ao máximo o tempo que se leva para produzir uma unidade do produto que fabrica. Porém, da maneira que o sistema estava, esse tempo estava sendo prejudicado, pois ele não refletia a realidade do processo.

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USABILIDADE

Segundo a definição no site wikipedia, usabilidade é um termo usado para definir a facilidade com que as pessoas podem empregar uma ferramenta ou objeto a fim de realizar uma tarefa específica e importante.

Pela definição da International Organization for Standardization, usabilidade é a medida pela qual um produto pode ser usado por usuários específicos para alcançar objetivos específicos com efetividade, eficiência e satisfação em um contexto de uso específico (ISO 9241-11).

A efetividade permite que o usuário alcance os objetivos iniciais de interação, e tanto é avaliada em termos de finalização de uma tarefa quanto também em termos de qualidade do resultado obtido.

A eficiência se refere à quantidade de esforço e recursos necessários para se chegar a um determinado objetivo. Os desvios que o usuário faz durante a interação e a quantidade de erros cometidos pode servir para avaliar o nível de eficiência do sistema.

A terceira medida de usabilidade, a satisfação, é a mais difícil de medir e quantificar, pois, está relacionada com fatores subjetivos. De maneira geral, satisfação se refere ao nível de conforto que o usuário sente ao utilizar a interface e qual a aceitação como maneira de alcançar seus objetivos ao navegar no site. [fonte: site wikipedia acessado em 12 de julho de 2016].

A usabilidade aplicada a sistemas de informação tem um papel importante no sucesso da implantação do software. Quando o sistema possui um índice baixo de usabilidade, os usuários tendem a ficar insatisfeitos e frustrados, e podem sabotar a implantação. Muitas vezes não abandonam os controles manuais alegando a dificuldade em utilizar o novo sistema, a demora em concluir uma tarefa e ocorrência de erros. No entanto, se isto ocorrer, fica mais difícil de se detectar os pontos a serem corrigidos e melhorados, pois muitas funcionalidades só são possíveis de serem melhoradas com o uso paralelo de vários usuários ao mesmo tempo. Em contrapartida, quando a usabilidade possui um índice alto, os usuários não sentem tanto impacto na mudança de rotina, e ficam mais abertos a aprenderem, dessa forma, economiza-se tempo e esforço em treinamentos, e pode ser feita uma análise mais eficaz de quais melhorias podem ser desenvolvidas.

É evidente que a usabilidade é uma necessidade elementar para sistemas de software interativo. Produtos com baixa usabilidade são, geralmente, responsáveis por frustração, ansiedade, baixa produtividade e, em casos extremos, por abandono do software [EBERTS, 1994].

No sistema do estudo de caso, a usabilidade da primeira versão do software teve índice baixo, o que causou aos operadores uma demora em aprender a utilizá-lo. Gerou também insatisfação, pois alegaram que a produtividade estava sendo prejudicada, e que alguns controles estavam faltando no sistema, logo, precisavam continuar utilizando os controles manuais. Quando algo dava errado, não era possível identificar rapidamente o que tinha acontecido, pois o sistema não dava claras informações em suas mensagens.

Já na segunda versão, após uma reanálise do processo, e reavaliação dos requisitos levantados pelos usuários, as necessidades foram implementadas, e itens de usabilidade melhorados, e então foi possível atingir um nível de satisfação e sucesso na implantação do sistema.

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CONCLUSÃO

Este artigo abordou conceitos de sistemas de informação, passando rapidamente pelas etapas do desenvolvimento de software, de forma geral. Também trouxe conceitos de usuários de sistemas, e tratou com ênfase na importância da participação deles em todas as etapas. Os usuários de um sistema foram colocados, neste artigo, como sendo a peça mais importante neste processo. Fatores como a usabilidade de software e um bom planejamento de desenvolvimento também são considerados de extrema necessidade e exigem atenção.

Podemos concluir que a participação dos usuários que irão utilizar um sistema de informação durante todo o processo de desenvolvimento do mesmo é determinante para seu sucesso ou insucesso, evitando, assim, retrabalho e desperdício de tempo e recursos.

- REFERÊNCIAS

Buckingham, R.A. R. Hirschheim F.F. Land and