A IMPORTÂNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PARA EMPRESA

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2.3 Estratégias e vantagens competitivas 11

3 REFERENCIAL TEÓRICO 13

3.1 Gerência de Projetos 13

3.1.1 Projeto 13

3.1.2 O que é Gerenciamento de Projetos 13

3.1.3 Programa, Subprojeto e Portfólios 15

3.1.4 Ciclo de Vida 16

3.1.5 Patrocinador (Sponsor) 16

3.1.6 Interessados no Projeto (Stakeholders) 17

3.1.7 Maturidade em Gestão de Projetos 18

3.2 Tipos de Estruturas Organizacionais 19

3.2.1 Funcional 20

3.2.2 Projetizada 21

3.2.3 Matricial 21

3.3 PMO- Project Management Office 23

3.4 Tipos de PMO 24

3.4.1 Projeto Autônomo 24

3.4.2 Project Support Office 25

3.4.3 Enterprise Project Support Office 25

3.5 Objetivos do Escritório de Projetos 26

3.6 Funções do Escritório de Projetos 26

3.7 Razões para implantação de um Escritório de Projetos 27

3.8 Benefícios do Escritório de Projeto 28

3.9 Desafios e Problemas Comuns após a implantação de um PMO 29

4 METODOLOGIA 30

5 ANALISE DOS DADOS 33

5.1 Tipo de Organização 33

5.2 A Gestão de Projetos na Empresa 34

5.2.1 Processo Iniciação 34

5.2.2 Processo Planejamento 35

5.2.3 Processo Execução 36

5.2.4 Processo Monitoramento e Controle 37

5.2.5 Processo Encerramento 37

5.3 Razões para Implantação do PMO na TOTVS 38

5.4 Etapas da Implantação 39

5.4.1 1ª Etapa - A Venda 39

5.4.2 2ª Etapa- Atuação 39

5.4.3 3ª Etapa - A Implantação do Escritório de Projetos 41

5.4.4 4ª Etapa - Operação do Escritório de Projetos 41

5.5 Resultados da Entrevista 43

5.5.1 Influência do PMO nas atividades dos gerentes de projeto 44

5.5.2 Benefícios 45

5.5.3 Sugestões de mudanças 46

6 CONCLUSÃO 47

7 BIBLIOGRAFIA 49

APÊNDICES 50

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INTRODUÇÃO

A globalização abriu um mercado competitivo e ser ágil pode ser o diferencial. Por isso o Escritório de Projeto tem sido uma ferramenta importante uma vez que sua implantação tem a prerrogativa de centralizar seus projetos e assim controlá-los de maneira mais eficiente.

O PMO – Project Mannagement Office atua principalmente no planejamento e controle dos projetos, na capacitação dos gerentes em uma metodologia e em disponibilizar ferramentas que permitam o controle dos projetos. Seu objetivo é promover a melhoria constante nos projetos da empresa aumentando a probabilidade de sucesso, uma vez que a implantação de boas práticas de gerenciamento contribui para redução de custos e aumento dos lucros.

As organizações que implantam um PMO podem ter um melhor monitoramento da carteira de projetos e obtenção de informações que irão auxiliar na tomada de decisões estratégicas. Para mostrar isso, será feito um estudo na empresa TOTVS, que será o referencial para este case.

Após a implantação do PMO na TOTVS, foi possível verificar uma maior assertividade no cumprimento de prazos, definição de escopo, redução de incertezas e custos e um aumento da satisfação dos clientes que receberam os produtos/e ou serviços gerados pelos projetos de acordo com o que foi contratado.

Além disso, é possível reconhecer a receita gerada por cada área e ainda analisar a produtividade de cada participante através de indicadores gerenciais que são de extrema importância para os executivos da empresa.

Desta forma, o presente trabalho demonstra a importância do PMO para as empresas. Nele são apresentados os resultados obtidos pela TOTVS com a adoção de tal estrutura.

Nos próximos tópicos será possível perceber o quanto é fundamental para a empresa ter seu PMO, uma vez que é através dele que se obtêm melhores práticas em gestão, execução e controle das atividades do projeto.

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Justificativa

Na teoria o escritório de projetos é uma área que facilita a capacidade da empresa em gerenciar sua carteira de projetos, serve de fonte única de informações e possibilita incrementar a qualidade de condução dos projetos, para que atinjam os objetivos requeridos pelo negócio.

Um PMO é importante para empresas de diversos portes e segmentos, pois é um centralizador do portfólio de projetos. Ele fornece melhores resultados para organização, para seus projetos e para os gerentes envolvidos. Além disso, fornece ferramentas de controle que possibilitam o acompanhamento de projetos e a elaboração de indicadores gerenciais, garantindo o alinhamento das estratégias da organização e seus projetos. Desta forma é possível ter uma maior e melhor controle nos projetos, assim como redução das reclamações, aumento da produtividade, maior clareza na proposta comercial, maior percepção de controle pelo cliente, e controle efetivo