A Gestão de Supermercados

...

Um dos problemas encontrado para um eficiente controle de estoques em supermercado é a grande quantidade de itens de diversos tamanhos e embalagens que entram diariamente nas lojas. Além disso a indústria de alimentos costuma lançar quase que mensalmente novos itens e linhas de produtos como forma de atrair consumidores em um mercado de consumo altamente disputado.

Até a época da implantação do software ERP RPSys no TRANQUILO & FAVORÁVEL Supermercados tinha dificuldade de controlar entrada de mercadorias em suas loja. Havia um problema constante de produtos não cadastrados o que causa transtornos aos clientes quando passavam nos PDVs. Para contornar o problema costumava-se passar o item não cadastrado no sistema, como “produto troco”. A falha no cadastramento de mercadorias devia-se ao fato de que a empresa não tinha nenhum sistema padronizado de compras e cadastramento de produtos. As compras eram feitas verbalmente pelo comprador da loja quando da visita do vendedor. Quando a mercadoria chegava ao depósito alguns dias depois, o pessoal responsável pelo recebimento fazia a conferencia visual das mesmas e confrontava a quantidade física com a quantidade informada no corpo da nota fiscal e pronto. Como o sistema antigo não facilitava o registro de entrada das notas fiscais não era efetuado o lançamento das compras para controle de estoque. Assim os produtos acabavam indo para as gôndolas sem terem sido previamente cadastrados. Além disso para cadastrar produtos costumava-se separar um item de cada caixa recebida para que uma pessoa posteriormente providenciasse o cadastro. Isso gerava erros e morosidade no processo de cadastramento de mercadorias.

Com a adoção do ERP RPSys foi adotado uma nova metodologia para realização dos pedidos de compra e cadastramento de produtos. O ERP RPSys dentro do módulo de Gestão de Estoques possui todo um controle de compras que permite ao comprador realizar o registro das compras no momento em que negocia com o fornecedor e dessa forma possibilita verificar se o produto novo que está sendo comprado já está ou não cadastrado no sistema. Além disso, o sistema permite criar uma relação entre o produto e os fornecedores para que ao ser efetuado a entrada da nota fiscal de compra a pessoa responsável pela digitação dos dados da NF consiga lançar o item correto apenas informando o código do fornecedor constante na NF. Isso evita erro de trocar um produto por outro na digitação, fato comum de acontecer quando se possuí um cadastro muito grande de itens com nomes semelhantes como podemos observar pela imagem abaixo de uma tela de consulta do programa:

Figura 01

[pic 4]

Fonte: ERP RPSys

Todo o processo de controle de estoques começa por um eficiente e bem elaborado sistema de cadastramento e classificação dos itens, controle e conferência no recebimento, organização no depósito e registro correto na saída nos PDVs. Para entendermos a importância de todo esse processo começaremos por analisar o cadastro e classificação dos produtos. Como implantar uma metodologia de cadastramento, a classificação dos produtos no sistema, o que são produtos similares e associados, definição dos níveis adequados de estoque (estoque mínimo e máximo) e a classificação ABC dos produtos.

Cadastro e Classificação dos Produto

Com tantos produtos para controlar e a imensidade de produtos similares (com as mesmas características de rótulo, embalagem) somente um bem elaborado cadastro permitirá o registro e controle correto dos itens comprados e vendidos dentro de cada loja. O ERP RPSys apresenta uma série de opções de registro de informações na tela de cadastro de produtos que permitem ao supermercadista fazer o acompanhamento dos diversos produtos vendidos durante todo o seu ciclo, desde a compra até a venda ao consumidor final. Começamos pelo cadastro de produtos.

Figura 02[pic 5]

Fonte: ERP RPSys

Observando a tela de Cadastro de Produtos encontramos diversas informações:

Código: pode ser criado automaticamente pelo sistema ou manualmente pelo usuário e serve para identificar o produto no cadastro interno da empresa. Cada produto só pode ter um código e o sistema não aceita dois códigos iguais.

Código de barra: o código de barra é um sistema de numeração padronizado e adotado mundialmente. Cada código de barra é único não existindo dois códigos iguais. No Brasil a entidade responsável pelo controle e credenciamento das empresas que necessitam codificar seus produtos com códigos de barra é a GS1 Brasil.

Descrição: campo destinado a descrição detalhada do produto. Segundo a ECR Brasil para possibilitar a análise de desempenho de categorias, subcategorias, marcas, etc., é preciso que o Cadastro de Cada Produto contenha sua classificação completa, como no exemplo abaixo:

Cadastro Completo do Produto

Amaciante de Roupas Comfort Natural 500 ml Departamento: Não Alimentar

Setor: Limpeza

Categoria: Lavagem de Roupas Subcategoria: Pós-lavagem de Roupas Grupo: Amaciantes

Subgrupo: Amaciantes 500 ml

Descrição do Produto: Amaciante de Roupas Comfort Natural 500 ml

A padronização da nomenclatura dos produtos evita problemas na hora de realizar uma consulta pelo nome do produto no sistema. Isso porque os sistemas de consulta dos bancos de dados utiliza o recurso de busca em ordem alfabética e numérica crescente ou decrescente. Imagine dois refrigerantes cadastrados cada um da seguinte forma:

-

Refrg Pepsi Cola Lata 350 ml

- Refrigerante Pepsi Cola Light Lata 350 ml

Quando for digitar no sistema de busca a palavra “Refrig***” ou “Refri***” ou ainda

[pic 6]

“Refriger”, nos três casos o sistema listará somente os produtos que iniciam com a palavra informada, porém o produto Refrg Pepsi Cola Lata 350 ml ficará de fora da lista. Esses falta de padronização lógica no cadastramento da descrição dos produtos gera confusão principalmente nos PDVs quando a operadora necessita procurar um produto pelo nome devido