NOÇÕES BÁSICAS DE GERENCIAMENTO

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Figura 1 - As Fases do Gerenciamento de Projetos

Fonte: (http://papoempresario.blogspot.com.br/2013/08/serie-especial-gerenciamento-de.html) [4]

1. Iniciação: Fase de identificação das necessidades, da viabilidade, dos orçamentos e dos cronogramas, da equipe que irá trabalhar e da proposta. É a fase em que se inicia oficialmente o projeto através do Termo de Abertura.

2. Planejamento: Fase responsável por detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto, incluindo atividades, alocação de recursos envolvidos, análise de custos, etc., para que, no final dessa fase, ele esteja suficientemente detalhado para ser executado, sem dificuldades e imprevistos. É nessa fase que os planos auxiliares de comunicação, qualidade, riscos, suprimentos e recursos humanos são desenvolvidos. [5]

3. Execução: Fase que materializa tudo aquilo que foi planejado até o momento. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante essa etapa. Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nessa fase. [5]

4. Monitoramento e controle: Acontece paralelamente as fases de Planejamento e Execução. Tem como objetivo acompanhar e controlar o que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas, no menor espaço de tempo possível, após a detecção das anormalidades. Esta é uma parte fundamental do projeto que busca chegar o mais próximo do proposto inicialmente. É onde a qualidade é alcançada, com o monitoramento e o controle, a fim de não deixar os problemas acabarem com o projeto. [4]

5. Encerramento: Fase em que a execução dos trabalhos é avaliada através de uma auditoria interna ou externa, os livros e os documentos do projeto são encerrados e todas as falhas ocorridas durante o projeto são discutidas e analisadas para que erros similares não ocorram em novos projetos. As melhores estratégias são identificadas e selecionadas como "lições aprendidas". [5]

As Variáveis de um Projeto

Alguns projetos precisam ser executados e entregues sob determinadas variáveis ou restrições. As variáveis principais também são chamadas de tradicionais. O gerenciamento de projetos tenta adquirir controle sobre três variáveis:

- Tempo;

- Custo;

- Escopo.

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Figura 2 – O Triângulo das Restrições de Gerenciamento de Projetos

Fonte: (http://gp3.com.br/biblioteca/artigos/182-o-triangulo-das-restricoes-de-gerenciamento-de-projetos) [6]

Acima vemos o "triângulo da gerência de projeto", ou "triângulo de restrições", em que cada lado representa uma variável. Um lado do triângulo não pode ser alterado sem impactar diretamente no outro. [7]

Grande parte do tempo do gerente e da equipe do projeto deve ser investida no gerenciamento do que muitos autores chamam de “restrição tripla” — escopo, tempo e custo do projeto — das necessidades conflitantes do projeto. Neste caso, considera-se a qualidade do projeto como uma quarta variável, a qual é afetada pelo balanceamento das três demais. [6]

Tempo

O tempo necessário para terminar um projeto é normalmente alterado quando se pretende baixar o tempo para execução de cada tarefa que contribui diretamente à conclusão de cada componente. Ao executar tarefas utilizando-se da gerência de projetos, é importante fragmentar o trabalho em diversas partes menores, de modo que seja fácil a definição das condições de criticidades e de folgas. [7]

Custo

O Custo para desenvolver um projeto varia de acordo com as diversas condições iniciais disponíveis para o desenvolvimento de cada projeto. Dentre elas, pode-se citar: taxas labor, taxas materiais, gerência de risco, planta (edifícios, máquinas, etc), equipamentos e lucro. [7]

Escopo

São as exigências requeridas para o resultado final, ou seja, o que se pretende, e o que não se pretende realizar. A qualidade final pode ser tratada como um componente do escopo. Geralmente, a quantidade de tempo disponível em cada tarefa é determinante para a qualidade total do projeto. [7]

Essas variáveis podem ser definidas tanto por clientes externos (de fora da empresa) quanto por internos (de dentro da empresa).

Os resultados finais devem ser acordados em um processo de negociação entre a gerência do projeto e o cliente. Geralmente, os valores em termos de tempo, custo, qualidade e escopo são definidos por contrato.

A disciplina de gerência de projetos fornece as ferramentas e as técnicas que permitem a equipe de projeto, e não apenas ao gerente, organizar seu trabalho para lidar com essas variáveis da melhor maneira possível.

- METODOLOGIA

A metodologia utilizada neste trabalho foi a de uma revisão bibliográfica. Além do material didático do curso de Gerenciamento de Projetos da UNIANDRADE que serviu como guia e de base da minha pesquisa, vários sites foram consultados para o desenvolvimento deste artigo.

- DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

Segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), após três anos de existência, 48,2% das empresas fecharam as portas. [8]

"As empresas maiores, com maior capital imobilizado, tendem a permanecer mais tempo no mercado, pois os custos de saída costumam ser elevados, dentre outros fatores. Já nas empresas sem pessoal assalariado cerca de 45% não existiam mais no segundo ano após a entrada no mercado." [8]

Sendo assim, comprova-se a importância de disciplinas como a de Gerenciamento de Projetos.

Entender as definições de projeto, de gerenciamento de projetos e a importância de se compreender as cinco fases e as vaiáveis de um projeto aumentam as chances de sucesso das empresas no mercado.

A concorrência é grande e nem todos têm uma segunda chance. Por isso, é importante acertar de primeira.

- CONCLUSÃO

Iniciantes na área dos negócios que desejam abrir