Conceito de comunicação empresarial e seu papel na construção da imagem institucional

...

Correio eletrônico (e-mail)

O e-mail é um documento que hoje predomina sobre os meios de comunicação, é a forma mais utilizada para a comunicação das empresas, mantem uma linguagem formal, evitando uso de abreviações, são mensagens rápidas, curtas e objetivas para melhor transmissão das mensagens.

Ofício

E um documento escrito exclusivo dos órgãos públicos, deve ser escrito de forma clara e objetiva com o uso da linguagem formal.

Telegrama

Telegrama ou telegrafia, utilizado para questões urgentes e assuntos específicos de forma rápida, suas características são: texto objetivo, claro, de forma simples e grafia com letras maiúsculas, sem divisão de palavras e anulações e outras alterações, a também a ausência de hifens, acentos gráficos e números escritos em algarismo arábico.

4.3. Ferramentas da redação empresarial e a atuação do profissional de secretariado executivo

O profissional de secretariado executivo, mais do que qualquer outro, necessita ter o domínio da produção escrita, indispensável no seu dia a dia. A correspondência empresarial está diretamente relacionada ao desenvolvimento dos negócios da organização e, quando redigida sem considerar as exigências do mercado, pode dificultar o processo de comunicação, trazendo perdas e grandes transtornos para a empresa.

As organizações devem estar conscientes de que uma linguagem simples nos textos administrativos torna o processo de trabalho mais eficaz, já que diminui o tempo gasto para redigir e, ainda, contribui para o entendimento do receptor. Dessa maneira, destaca-se a importância da comunicação escrita para o secretariado, assim como é possível individualmente verificar o desempenho em relação à produção escrita.

O profissional de secretariado executivo deve buscar eficiência e eficácia na comunicação, pois assume a função de assessor executivo, passando a ser o responsável por várias atividades organizacionais. Dentro desse contexto, passa a realizar o processo de transmitir e receber ideias, impressões e imagens, com o objetivo de afetar o comportamento das pessoas, para auxiliar o seu superior.

Dessa forma, o secretário executivo deve desempenhar suas atividades com competência e profissionalismo, contribuindo, significativamente, para a busca da melhoria constante, da excelência profissional e da produtividade das organizações. No ambiente de trabalho, a comunicação é ponto fundamental para a transmissão das informações de um setor ao outro, porém, a informação sem a agregação de conhecimento não gera resultados para o desempenho das funções administrativas, assim, somente poderá ser tida como vantagem competitiva quando acoplado conhecimento a ela.