A importância do mapeamento de processos antes de avaliar/implementar um novo ERP

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O BPM vai muito além de um simples gerenciamento de processos, pois esta poderosa ferramenta, quando implantada, pode transformar a insatisfação nos resultados alcançados em melhorias efetivas em uma organização. A adoção dos sistemas e ferramentas de BPM geram melhorias gerenciais e possibilitam uma grande visibilidade de resultados, processos e estratégias a curto, médio e longo prazo.

Como um software BPM pode melhorar os resultados de uma empresa

Tem se tornado cada vez mais comum investir em softwares para executar essa metodologia. Esse tipo de programa pode monitorar sistemas de recebimento para identificar itens que estejam faltando ou auxiliar um funcionário a resolver um problema de um pedido que não chegou passo-a-passo.

Um software BPM cria interfaces de interação intuitivas quer permitem a execução de processos pré-definidos para cada transação de informações. Todos os processos são definidos segundo as exigências do fluxo de trabalho dos técnicos do setor. Assim o processo é automatizado e os responsáveis podem gerenciar as informações imediatamente.

Com o BPM é possível entender as estruturas organizacionais a partir das relações entre os processos, abstrair os processos de negócio da plataforma da infraestrutura tecnológica e ir além da automação de processos através de software, permitindo assim que as empresas respondam rapidamente às mudanças de comportamento do mercado e de seus consumidores.

GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS – BPM

Esse gerenciamento se inicia com a observação da organização e dos seus processos de negócio pela perspectiva do cliente, ou seja, de fora para dentro, na mesma proporção em que se visualizam os processos de dentro para fora.

Como primeiro passo para tal gestão, as organizações devem formalizar seus processos, representando-os através de uma linguagem comum e de entendimento uniforme. A modelagem de processos de negócio auxilia nesta formalização, pois ajuda a organização a responder às questões críticas sobre o seu negócio, como: o que está sendo feito, por que está sendo feito, onde, por quem, quando e de que forma é feito.

É importante enfatizar a importância da qualidade nos processos de negócios, hoje, encarada como um conjunto de atributos essenciais à sobrevivência das organizações num mercado altamente competitivo, objeto da gerência estratégica, líder do processo, que envolve planejamento estratégico, estabelecimento de objetivos e mobilização de toda organização.

A implantação da qualidade nos processos organizacionais aumenta a competitividade e lucratividade de uma empresa, melhorando os produtos e serviços. Com isso, cliente ganha, pois têm suas necessidades atendidas, os fornecedores ampliam suas possibilidades de negócios e passam a ser parceiros da qualidade e a sociedade ganha por produzir mais riquezas, novas tecnologias e assim o desenvolvimento econômico do país.

Além da qualidade, a gestão por processos requer liderança e direcionamento, soma-se a qualidade, liderança, a gestão do conhecimento nos processos de negócios, por ser o principal habilitador para ajustes e evolução de cada um dos demais recursos pertinentes à gestão por processos.

A gestão do conhecimento traz benefícios às organizações, ela é um esforço empresarial essencial para se enfrentar novos desafios. Assim, para captar o conhecimento é fundamental ter profissionais capacitados, com pleno domínio em suas áreas de atuação. Profissionais que, além de deter o conhecimento, saibam disseminá-lo.

Como obter sucesso na implantação de BPM nas organizações

A implantação do Gerenciamento de Processos de Negócio é uma mudança cultural e envolverá toda a organização, dos níveis hierárquicos mais altos aos mais baixos. Uma empresa que adota BPM adota um modelo de gestão.

Para obter sucesso na sua aplicação, alguns fatores críticos devem ser observados. Existem cinco fatores críticos de sucesso para uma bem sucedida implantação do BPM:

- Conhecimento do Nível de Maturidade de BPM: A maturidade em BPM determina se os processos de negócio serão capazes de proporcionar maior desempenho ao longo do tempo. Para determinar o nível de maturidade em BPM, a organização poderá aplicar 02 pesquisas, sendo uma quantitativa e outra qualitativa, o objetivo é descobrir e entender alguns pontos fundamentais sobre os processos e a organização:

- Os processos estão mapeados e modelados? Existe informações sobre esses processos?

- Há informações e sistemas de informação que dê suporte ao processo?

- Os executores dos processos estão aptos a realizarem as atividades? Eles possuem o conhecimento, competências e habilidades necessárias?

- Há indicadores de desempenho definidos? Eles estão sendo monitorados e acompanhados corretamente?

- As lideranças possuem a consciência sobre a importância dos processos para o sucesso da organização?

- A organização possui uma cultura que facilite o gerenciamento de processos de negócio, como trabalho em equipe, foco do cliente, atitude e pró atividade?

Desta forma a empresa consegue ter uma clara percepção sobre seu nível de maturidade em BPM (inicial ou avançada). De acordo com o resultado, podem-se ter várias ações necessárias, como formação e capacitação da equipe de Gestores, implantação de sistemas de gerenciamento de processos, entre outras.

- Estrutura Organizacional de BPM: é necessário definir uma célula de Gerenciamento de Processos de Negócio na organização, que estará à frente das iniciativas e projetos, controlando os indicadores de desempenho e agindo quando eles não estiverem atingindo a meta estabelecida. Na estruturação dessa célula, precisaremos definir a metodologia de BPM que será utilizada, bem como as técnicas, padrões, ferramentas de suporte ao gerenciamento de processos de negócio.

Essa célula de BPM também é responsável por prover toda a formação e capacitação em BPM para a organização, ou seja, é nessa célula que toda a governança de BPM será definida e aplicada. De acordo com o nível de maturidade em BPM, a atuação da célula será maior ou menor. Quanto menor o nível de maturidade em BPM da organização, maior será atuação da célula de BPM.

- Capacidade da Equipe: de todos da organização,