Gerenciamento dos Stakeholders Frente ao Impactos das Mudanças no Processo de Implantação de Sistema ERP

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Para isso, o Enterprise Resource Planning (ERP), mais conhecido no Brasil como Sistema de Gestão Integrada (SGI), tem sido considerado pelos profissionais em Gestão de Projetos, o mais sofisticado e complexo sistema de software no gerenciamento de informações empresariais.

Isso tem a ver com a funcionalidade do ERP, que possibilita em todas as áreas da empresa, um fluxo de informações único, contínuo e constante, pois utiliza uma única base de dados, o que resolve o problema da fragmentação das informações, como o acontecia nos antigos sistemas (STAMFORD, 2000).

No entanto, a implantação de um sistema de ERP implica em mudanças organizacionais que interferem diretamente sobre a eficácia do sistema. Essas mudanças acontecem a nível tecnológico, estrutural e comportamental.

As mudanças tecnológicas envolvem técnicas de gestão e processos de trabalho, além da qualificação técnica dos colaboradores; as mudanças estruturais estão relacionadas a mudanças nos canais de comunicação, eliminação de níveis hierárquicos, aumento no nível de controle sobre o trabalho etc.; e as mudanças comportamentais afetam a cultura organizacional, o grau de motivação e comprometimento dos colaboradores, mudanças nas habilidades e capacidades para a realização das tarefas etc. (SACCOL, MACADAR e SOARES, 2003).

No âmbito das mudanças organizacionais, o baixo envolvimento dos usuários na implantação do ERP, aliado a uma comunicação interna e externa deficiente, tem sido alguns dos principais fatores que comprometem a eficácia do sistema (FABRA, 2006), sendo determinante diagnosticar os stakeholders que apoiam a empresa, os que não apoiam, os que apresentam aspectos positivos e negativos e os que se posicionam de forma marginal (NORO, 2012).

Portanto, é na perspectiva de assegurar a eficácia do ERP que o artigo trata do Gerenciamento de stakeholders frente aos impactos das mudanças no processo de implantação de sistema ERP, delimitado em analisar o caso de uma empresa com sede no Distrito Federal.

Para efeito desse artigo, a empresa recebeu o nome fictício de Desenvolvimento Administração e Negócios, e atua no ramo de turismo, corretora de seguros e consórcio, contando com um quadro funcional de aproximadamente 850 colaboradores. Além da matriz sediada em Brasília, a empresa mantém 8 filiais espalhadas pelos estados de São Paulo, Goiás, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, Paraíba e Ceará.

Com esse enfoque, a relevância do tema se justifica sob dois aspectos: acadêmico e empresarial. No âmbito acadêmico, o estudo oferece a oportunidade de atestar a importância da gestão de mudanças e da gestão de projetos de ERP, e no âmbito empresarial, sua importância se dá pelo fato da empresa já ter passado por uma experiência na implantação de um sistema ERP em meados de 2007, ocasião em que esta iniciativa não obteve sucesso, diante da falta de planejamento e do baixo envolvimento das partes interessadas no projeto.

A partir dessa situação-problema, foi possível formular o seguinte questionamento: no que diz respeito às mudanças organizacionais, em que circunstâncias o gerenciamento dos stakeholders é determinante para a eficácia de um sistema de ERP?

O objetivo geral do estudo consiste em analisar como a gestão das mudanças pode contribuir para assegurar o comprometimento dos Stakeholders no processo de implantação de um projeto de ERP.

Com o propósito de atender ao objetivo geral e oferecer resposta ao questionamento levantado, procurou-se, a título de objetivos específicos, identificar as mudanças ocasionadas com a implantação do projeto de ERP; avaliar os impactos das mudanças tanto no ambiente interno quanto no ambiente externo da empresa; identificar os fatores críticos que colocam em risco o gerenciamento dos stakeholders; e definir diretrizes para a gestão das mudanças no âmbito da empresa, tendo como base os fatores críticos identificados.

A metodologia está baseada em pesquisa exploratória e estudo de caso, viabilizada por meio de levantamento bibliográfico e documental. A partir dos resultados obtidos, pretende-se confirmar a hipótese de que a gestão do projeto e a gestão das mudanças asseguram o comprometimento dos stakeholders e a eficácia na implantação de um projeto de ERP.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 ERP: conceito, funcionalidade e implantação

Os sistemas ERP começaram a ser utilizados mundialmente em meados de 1990. No Brasil, os registros datam de 1997 e 1998, período marcado pela evolução da internet em todo o mundo. É possível afirmar que o ERP foi uma consequência da evolução do MRP (Material Resource Planning), proporcionando maior funcionalidade pelo fato de integrar os departamentos e fluxos de informação da empresa em um único sistema (NORRIS et al., 2001).

Inúmeros são os conceitos de ERP, no entanto, Caiçara Junior (2015, p. 96) esclarece que “podemos definir didaticamente ERP como um sistema de informação adquirido na forma de pacotes comerciais de software que permitem a integração entre dados dos sistemas de informação transacionais e dos processos de negócios de uma organização”.

Uma característica comum ao conceito de ERP é o fato de estar relacionado à informação que, em sentido amplo, é tudo aquilo que se pode utilizar como base para a tomada de uma decisão, sendo que, no contexto organizacional, as informações assumem dois enfoques importantes: informações gerenciais e informações operacionais, conforme esclarece Batista (2004, p. 22):

Informações operacionais são geradas no dia a dia da empresa em nível operacional e adquiridas internamente com finalidade de controle: pedidos de vendas ou compras, notas fiscais e requisições internas. Informações gerenciais são utilizadas para a tomada de decisão em nível tático ou gerencial, com finalidade de acompanhamento e planejamento: relatórios gerenciais de vendas ou acompanhamento da produção, por exemplo.

Os sistemas ERP seguem o modelo cliente-servidor, e é formado por três camadas: apresentação, aplicação e base de dados, cada uma com uma função específica: a camada de apresentação é utilizada pelo cliente, e dispõe de um software possibilitando a interação com o usuário. Nesta camada os usuários consultam, inserem e excluem dados no sistema. A camada de aplicação é responsável pelo funcionamento do sistema, integração dos módulos[1] e processamento das informações, e a base de dados é a responsável pelo gerenciamento dos dados e fica armazenada no servidor