DIAGNOSTICO DOS PRINCIPAIS PROBLEMAS E SUGESTÕES DE MELHORIAS NA QUALIDADE DOS SERVIÇOS PRESTADOS NO ESCRITORIO DE CONTABILIDADE

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Este relatório de estágio busca aprofundar uma problemática encontrada durante a etapa do estágio I, que nas considerações finais foi colocado o seguinte parágrafo: “A empresa usa as informações financeiras, mesmo para tomada interna de decisão, nos moldes das mesmas elaboradas conforme os princípios, leis e exigências fiscais. Não que esteja errado, mas carece de maiores informações voltadas e customizadas ao decisor; afim de agregar valor, agilizar processos, atrair e manter clientes e aumentar a eficácia das estratégias e decisões, além dos resultados desejados.” (Bom Junior, 2013, p. 28).

É justamente nesta carência apresentada acima que este relatório será focado, onde as propostas serão voltadas para quais informações são necessárias para melhores tomadas de decisão, em especial para a direção administrativa e financeira e setor de faturamento, que foram bases para a realização do estágio.

Também será verificado uma maior necessidade de controladoria interna, pois a alimentação de dados do sistema de informações e o número crescente de atividades devido à rápida expansão da empresa tem se tornado um tanto ineficiente, prejudicando de alguma forma relatórios gerenciais e assim as tomadas de decisão.

Na primeira parte deste trabalho será feita uma revisão bibliográfica, com levantamentos teóricos sobre os principais conceitos e definições sobre contabilidade gerencial, controladoria, tomada de decisões e outros temas pertinentes aos problemas analisados e soluções propostas. Na segunda parte, será feita a identificação dos principais problemas e dificuldades encontradas na área do estágio, com indicação dos pontos negativos e positivos, além de algumas influências internas e externa e, finalmente, as soluções propostas sobre o que foi considerado e analisado.

I. LEVANTAMENTO TEÓRICO

Nesta parte do trabalho serão colocadas as referências e conceitos que são base para entendimento do desenvolvimento do relatório, especialmente a partir do próximo item. Algumas definições são importantes para demonstrar a importância de assuntos dentro da organização e da contabilidade gerencial, foco deste material.

1.1 Sistema de informações

Um dos assuntos mais abordados é sobre sistema de informação. Conforme Sandhusen (2000, p. 105), esses sistemas possuem estrutura e possibilitam interação de forma continuada entre pessoas, processos, equipamentos e procedimentos, permitindo reunir, agregar, classificar, avaliar e distribuir informações de forma tempestiva, pertinente e precisa para os que tomam decisão sobre planejamentos, aplicação, controle e outras.

Os autores Montenegro e Barros (1988, p. 170) afirmam que “o baixo custo dos equipamentos e o oferecimento de softwares aplicativos, cada vez mais completos, estimulam a aquisição destas facilidades, que rapidamente ocupam espaços nas empresas”. De fato, o Sistema Clube de Comunicação percebeu esta oportunidade e realiza investimentos constantes em equipamentos (computadores, redes e etc.) e no desenvolvimento do SIMAC especialmente devido ao custo menor atualmente. Para complementar, sistemas de informação apoiam decisões. De acordo com Mañas (2002), os chamados sistemas de apoio à decisão auxiliam no na tomada de decisão, pois são desenvolvidos para facilitar e auxiliar no processo de decisão e devem ser adaptáveis às necessidades dos usuários, além de confiáveis, proporcionando respostas de forma rápida, auxiliando num maior controle organizacional.

1.2 Contabilidade gerencial

A contabilidade gerencial é “o processo de identificar,mensurar, acumular, analisar, preparar, interpretar e comunicar informações que auxiliem os gestores a atingir objetivos organizacionais”. (Horngren, Sundem, Stratton, 2004 apud Frezatti et al, 2009). Como a área contábil considerada no estágio é a gerencial, a definição acima se faz necessária e vem de encontro com os demais assuntos abordados, como sistema de informação, controle interno, tomada de decisão e outros.

1.3 Controle organizacional

Sobre este conceito, Certo (2005, p. 132) explica que o controle organizacional nas empresas significa “monitorar, avaliar e melhorar as diversas atividades que ocorrem dentro delas”. Ou seja, fazer que determinado procedimento ou atividade seja executada conforme foi planejada, necessitando dos gestores e dos tomadores de decisão conhecimento claro dos resultados a serem atingidos. Assim, este controle pode ser feito através da medição de desempenho, realizando comparações históricas e com padrões definidos; promovendo medidas corretivas e preventivas necessárias. A empresa considerada neste trabalho tem se preocupado com um maior controle e eficiência em suas operações e com uma melhor tomada de decisão, cuja importância será comentada adiante.

Também será abordado sobre controladoria, que de acordo com Frezatti et al. (2009), tem finalidades internas e externas, envolvendo diversos usuários ou públicos de interesse (alta administração, colaboradores, instituições financeiras, clientes, governo e outros), além de procurar implantar sistemas de informações através da contabilidade financeira e gerencial, com objetivo de obter e analisar informações de cunho econômico-financeiro, operacional, de produtos e etc. para posterior fornecimento e disseminação de relatórios e conhecimentos para todos os interessados, sendo responsável para que os gestores, em especial, tenham acesso às informações e possam atingir seus objetivos de forma plena e eficaz.

1.4 Tomada de decisões

Outro assunto que se faz necessário é sobre tomada de decisão interna, que envolve tanto o sistema de informação como a contabilidade gerencial, controle organizacional e o uso de relatórios. Iudícibus e Marion (1999, p. 19) afirmam que as decisões são tomadas baseadas em dados e informações corretas, sendo que a contabilidade, com a finalidade de registrar ou coletar dados (econômicos), transformá-los e mensurá-los de forma monetária e assim oferecer relatórios e outros meios de divulgação ou de comunicados, é um instrumento vital para auxiliar os responsáveis pela administração de um negócio a tomarem decisões cruciais para o sucesso do empreendimento. Sinclayr (1999, p. 85) define decisão como sendo “a melhor solução encontrada dentre várias alternativas, durante um período de tempo preestabelecido”. Assim, a melhor decisão para solução de problemas, implantação de projetos ou