Padronização de Rotinas

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Keywords: Organizational Culture; standadizations of procedures; optimization of results; to give services with quality.

1 INTRODUÇÃO

O presente Trabalho de Conclusão de Curso foi desenvolvido buscando relatar considerações relevantes acerca do tema proposto “Cultura Organizacional e a sua importância para padronizar rotinas nas organizações”, destacando os benefícios e as contribuições positivas que uma simples mudança de atitude, aliada a uma aplicação de padrões em busca de uma constante eficiência, pode influenciar no desenvolvimento de uma determinada organização.

A Cultura Organizacional representa as normas informais e não escritas que orientam o comportamento dos membros de uma organização no dia-a-dia e que direcionam suas ações para o alcance dos objetivos institucionais. É ela que define a missão e provoca o nascimento e o estabelecimento dos objetivos da organização (CHIAVENATTO, 2004). Desta forma, pode-se afirmar que a simples atitude de um funcionário, com relação às atividades desenvolvidas por ele no ambiente de trabalho, é capaz de esboçar a imagem que organização passa ao ambiente externo, e é nesse contexto, que o estabelecimento de padrões surge com a finalidade de gerar qualidade na prestação de serviços.

Sendo assim, neste artigo são abordados definições e aspectos que abrangem Cultura e Clima Organizacional, Motivação, Liderança e Padronização de Rotinas e Processos, tudo com a intenção de deixar evidente de como esses fatores são considerados fundamentais e indispensáveis para a melhoria dos processos das organizações, refletindo seus valores diante de uma sociedade fiscalizadora, demonstradas neste artigo através do estudo de caso das secretarias judiciais que integram o Tribunal de Justiça do Maranhão - TJMA.

1.1 Problemas da Pesquisa

Nesse contexto, diante do que foi exposto, tem-se como problema da pesquisa o seguinte questionamento: Até que ponto o comportamento das pessoas em seus locais de trabalho e a falta de padronização das rotinas contribui para estabelecer uma imagem distorcida sobre as organizações?

1.2 Objetivos

1.2.1 Geral

Descrever a importância do comportamento humano e da padronização das rotinas e processos para a melhoria da qualidade dos serviços prestados, e conseqüentemente, da imagem organizacional, através do estudo de caso das secretarias judiciais que integram o Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão.

1.2.2 Específicos

- Caracterizar o comportamento dos servidores públicos com relação a determinadas rotinas nas secretarias judiciais do TJMA.

- Demonstrar a dificuldade encontrada pela sociedade (partes processuais e advogados) em relação às diferentes abordagens nas secretarias judiciais do TJMA.

2 REVISÃO DA LITERATURA

2.1 Definição de Cultura Organizacional

A princípio, é importante definir Cultura Organizacional. Nesse sentido, Chiavenato (2008, p. 223) a conceitua como um padrão de assuntos básicos compartilhados, que um grupo aprendeu como maneira de resolver seus problemas de adaptação externa e de integração interna e que funciona bem a ponto de ser considerado válido e desejável para ser transmitido aos novos membros como a forma correta de perceber, pensar e sentir em relação aos seus problemas.

Na mesma obra, autor afirma que essa cultura é constituída por um conjunto de valores, hábitos e crenças socialmente aceitos e que resultam das interações estabelecidas pelos indivíduos ao longo do tempo. Esses valores e normas indicam às pessoas o que é e o que não é desejável na organização. São absorvidas na medida em que são interiorizadas pelos membros da organização, através da experiência, da participação, da interação social e da exposição às práticas organizacionais. É uma complexa mistura de pressuposições, mitos e metáforas que representam a maneira particular de uma organização funcionar.

2.2 Clima Organizacional

Segundo Chiavenato (2008, p. 229), Clima Organizacional constitui o meio interno de uma organização, a atmosfera psicológica e característica que existe em cada uma. É o ambiente humano dentro do qual as pessoas de uma organização executam seu trabalho.

De acordo com Luz (1996), o Clima Organizacional é considerado um conjunto de valores, atitudes, padrões de comportamentos existentes em uma organização, que retrata o grau de satisfação das pessoas no trabalho. É o reflexo do estado de espírito ou do ânimo das pessoas em um determinado período.

Baseado nestes conceitos, percebe-se que o Clima Organizacional está diretamente ligado à energia que envolve o grupo de pessoas existentes em um mesmo ambiente, que pode influenciar diretamente na motivação e desempenhos destas. Ou seja, o clima é afetado não por instruções passadas por um líder, mas sim pelo impacto que estas instruções ocasionam nas pessoas.

2.3 Motivação

Segundo Chiavenato (2009), para compreender a motivação humana, o primeiro passo é o conhecimento do que a provoca e a dinamiza. A motivação existe dentro das pessoas e dinamiza com as necessidades humanas. Essas necessidades são forças internas que impulsionam e influenciam cada pessoa determinando seus pensamentos e direcionando o seu comportamento diante das diversas situações da vida.

O autor afirma ainda que a motivação funciona de maneira cíclica e repetitiva. O chamado ciclo motivacional é composto de fases que se alternam e se repetem. O organismo humano tende a um estado de equilíbrio dinâmico. Esse equilíbrio se rompe quando surge uma necessidade. O equilíbrio cede lugar a um estado de tensão que dura enquanto a necessidade não for devidamente satisfeita. Além disso, satisfeita aquela necessidade, o ser humano instantaneamente já põe outra em seu lugar, reiniciando o ciclo. Todavia, nem sempre o ciclo motivacional se completa. Quase sempre os indivíduos não chegam a alcançar a satisfação total ou parcial de uma necessidade.

2.4 Empowerment

Além dos aspectos organizacionais e culturais envolvidos, os gestores também precisam adotar novas maneiras de trabalhar para liderar as organizações. Eles precisam abandonar rapidamente os antigos métodos