PROJETO DE MELHORIA - IMPLANTAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA EM UMA MICRO EMPRESA

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IV. DESENVOLVIMENTO

Inicialmente apresentou-se o projeto ao Gerente, mostrando a viabilidade de sua implantação, bem com projetando os benefícios que o fluxo de caixa proporcionaria à empresa.

Após a empresa decidir pela implantação do projeto, deu-se início ao recrutamento e seleção de pessoal.

Selecionado um candidato, efetuou-se a sua contratação, e passamos a lhe ministrar treinamento direcionado especificamente para os registros de fluxo de caixa, bem como explicando-lhe sobre a importância de tal atividade, que merece toda a atenção, para se evitar lançamentos indevidos ou a omissão dos mesmos.

Em 04 de julho de 2005, deu-se início à implantação do fluxo de caixa, quando adotamos uma planilha, na qual os lançamentos eram feitos de forma manual. O objetivo nesse início era somente de se registrar as entradas e saídas de dinheiro projetadas e realizadas e também de ter uma noção do que e do quanto a empresa estava produzindo. Constatou-se que os registros efetuados de forma manual não eram confiáveis, devido às muitas correções exigidas e à demora na execução da atividade. Então, a empresa adquiriu um micro-computador e passamos a elaborar o fluxo de caixa, utilizando uma planilha do excel.

O colaborador passou então a fazer todos os registros de entradas e saídas de dinheiro na planilha citada.

O modelo do fluxo de caixa adotado é bastante simples, mas de grande funcionalidade, confiabilidade e conformidade, ou seja, atende plenamente a que se propõe, que é mostrar em um período desejado, todo o histórico de entradas e saídas de recursos da empresa, bem com o saldo final de todos os dias.

Compõe-se de colunas e linhas nas quais se registram: a data da ocorrência, a efetivação ou não da entrada ou saída de dinheiro, o histórico do fato gerador da saída ou entrada, o valor da entrada, o valor da saída e saldo do dia.

Na prática, o colaborador, na confecção do fluxo de caixa, atua da seguinte forma: registra diariamente a data, todas as entradas e saídas de dinheiro programadas para o período nas linhas e colunas correspondentes, bem como o histórico de cada fato. Esses registros constituem o fluxo de caixa projetado. À medida que estas entradas e saídas vão se efetivando, o colaborador marca um “x” na linha da coluna “controle” correspondente ao fato, o que significa que tal entrada ou saída foi realizada, constituindo assim, o fluxo de caixa realizado. Devido às funções inseridas na planilha, o saldo diário atualiza-se automaticamente quando um fato se realiza.

Passada a fase inicial que foi aproximadamente de um mês, ao objetivo que até então era de simplesmente de acusar os recebimentos e os pagamentos e ter dados sobre a produção do período, foi acrescentado à análise e a interpretação do fluxo de caixa.

Dessa forma o Gerente passou a ter à sua disposição, dados reais suficientes para tomadas de decisões no curto e médio prazo, no que diz respeito às contas a pagar, contas a receber, investimentos ou financiamentos a realizar.

Verificou-se que após a implantação do fluxo de caixa a empresa passou a organizar-se melhor, em relação aos compromissos assumidos, programando-se de forma que nos vencimentos destes, pudesse ter sempre recursos suficientes para honrá-los.

O quadro a seguir foi confeccionado com dados de um extrato bancário da empresa e dos recibos de pagamentos efetuados pela mesma, durante o mês de Junho de 2005. Ele mostra a situação de caixa da empresa. Observa-se que por diversas vezes ela teve que recorrer à utilização do cheque especial ou a empréstimos junto a bancos ou a terceiros, pagando altas taxas de juros, para quitar seus compromissos. Por outro lado, o quadro mostra também que ao mesmo tempo em que a empresa recorria a empréstimos, possuía contas a receber de terceiros, em valores suficientes para pagar suas obrigações. Verifica-se então, neste período, um total descontrole entre as contas a pagar e as contas a receber, devido a não utilização de ferramentas da administração financeira, como por exemplo, o fluxo de caixa.

PAGAMENTOS EFETUADOS

MÁRCIO BUENO DE CASTRO ME

JUNHO DE 2005

Data

Histórico

Valor

Disponível

Empréstimo

A Receber/Terceiros

03/06/05

Pagtº INSS

180,00

142,00

38,00

150,00

04/06/05

Duplicata-Lixas

165,34

12,65

152,69

250,00

07/06/05

Duplicata- Madeiras

1.434,83

425,38

1.009,45

1.685,00

08/06/05

Salários

2.650,00

1.325,50

1.324,50

2.100,00

09/06/05

Despesas Viagem SP

258,00

98,50

159,50

525,00

08/06/05

Imposto-Simples

75,42

54,60

20,82

600,00

13/06/05

Duplica-Cola e Pregos