Método de Análise de Solução de Problemas

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4º Passo: Plano de Ação

Ferramenta: 5W1H

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5º Passo: Ação

Primeiramente neste passo, é divulgado aos colaboradores o plano de ação elaborado no passo 4, através de reuniões e treinamentos com a participação de todos os envolvidos.

Faz-se a certificação de quais ações serão tomadas, é apresentado a cada colaborador o que o mesmo irá fazer e como fazer, enfim, é mostrado a cada um onde ele irá atuar no plano de ação.

Após esta apresentação bem detalhada aos colaboradores, a ação passa a ser executada. No período de sua execução é acompanhado o cronograma estabelecido, verificando em quais locais a ação está sendo efetuada e faz-se o registro de cada uma analisando seus resultados, sejam eles positivos ou negativos, é de suma importância esta análise do resultado de cada ação na execução das melhorias, para futuras melhorias no processo.

6º Passo: Verificação

Faz-se a verificação da execução dos processos de melhoria, comparando os resultados coletados antes e após a ação, identificando o que foi reduzido de problemas e a efetividade desta ação.

Através dos resultados colhidos, gera-se efeitos para os mesmos, sejam estes positivos ou negativos. Analisando os resultados não satisfatórios, certifica se os passos destes resultados foram de acordo com o plano. Caso os problemas continuam mesmo após a ação no passo 5, verificamos o processo foi falho, não apresentando o resultado esperado, e então para correção voltamos ao passo 2.

7º Passo: Padronização

Através da verificação encontrada no passo 6 dos resultados da execução da ação no passo 5, faz-se a elaboração ou alteração do processo de melhoria, identificando as instruções, determinações e procedimentos, acertando os pontos falhos e padronizando o mesmo. É necessário utilizar da criatividade para que este retrabalho seja realizado sem que possa haver erros novamente.

Para esta padronização é de suma importância que todos fiquem cientes da mesma, deve ter uma comunicação com todos e deixar claro quando as novas medidas e padrões entraram novamente nos processos, deve ser bem definido o plano de ação para que todos possam se dedicar ainda mais para o sucesso desta padronização.

Esta nova padronização, poderá demandar de novos treinamentos/reuniões e estes são importantes para esclarecimento das mudanças e o que fazer para não cometer os mesmos erros ou novos erros, garantindo a execução com sucesso.

8º Passo: Conclusão

Neste passo é feito a análise dos resultados através de gráficos com os mesmos. Faz-se a relação daquilo que ainda não foi atingido conforme o esperado , relacionando estes problemas para que posteriormente haja uma ação para correção dos mesmos. É muito importante também a mostra dos resultados que ficaram acima do esperado, pois são a animação para que se alcance a eficiência dos outros resultados ainda não alcançados.

Por fim, é feita toda a reflexão das atividades, analisando se houve atrasos ou sobras no tempo de execução e elaboração de cada uma, o que fez com que isto acontecesse, se o que foi abordado foi suficiente, se houve participação de toda a equipe, enfim, se foi constatado que o processo do MASP foi produtivo para toda a instituição, resolvendo os problemas apresentados e causando satisfação da partes envolvidas, colaboradores, alunos e professores.