A Importância da descrição e análise dos cargos

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Para Carvalho e Nascimento (2007), saber as funções que uma pessoa executa, em uma organização, é importante para se conhecer o cargo, pois ele define o que ela faz e o lugar que ocupa na empresa.

Para se conhecer o conteúdo de um cargo, torna-se necessário descrevê-lo. A descrição de cargos é o detalhamento das atribuições ou tarefas do cargo (o que faz o ocupante), a periodicidade da execução (quando faz), os métodos empregados para a execução dessas atribuições ou tarefas (como faz) os objetivos do cargo (por que faz). É basicamente, um levantamento escrito dos principais aspectos significativos do cargo e dos deveres e responsabilidades envolvidas (CHIAVENATO, 2008).

Para isso utiliza-se um documento formal, geralmente um formulário ou relatório com o detalhamento do que um cargo exige em termos de conhecimentos, habilidades e capacidades para que possa ser desempenhada determinada função. A descrição e análise de cargos tende a aperfeiçoar o desenvolvimento de outras atividades, tais como: recrutamento, seleção, treinamentos, planejamento de cargos e salários, avaliação de desempenho e segurança no trabalho.

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A importância da descrição e análise dos cargos (Porque):

As necessidades de recursos humanos das organizações são definidas a partir da análise de cargos. Daí resulta a descrição e a especificação de cargos, que fornecem a base para realização de sua avaliação. Somente a partir do momento em que as pessoas passam a desempenhar papéis específicos é que as organizações começam a funcionar. As descrições de cargos relacionam as tarefas, deveres e responsabilidades do cargo (GIL, 2001).

A quantidade de cargos se dá em função da quantidade de processos e das demandas de trabalho. O conjunto de cargos responsáveis por um número específico de processos compõe a estrutura organizacional. Dentro da estrutura, cada cargo está direto ou indiretamente responsável por um ou mais processos, de forma que estes requerem profissionais com características específicas, daí a necessidade de se fazer a descrição e análise dos cargos com o objetivo de alocar as pessoas certas nos cargos adequados.

Para Gil (2001), processo de análise e descrição de cargos assemelha-se ao de uma pesquisa social, abrangendo as etapas de determinação dos dados requeridos, coleta de dados, análise de dados e descrição e especificação de cargos. Esses dados podem ser obtidos a partir de diferentes técnicas. As mais utilizadas são a observação direta, o questionário e a entrevista, que podem ser aplicadas de maneira exclusivas ou combinadas entre si.

Para entender melhor este conceito, Chiavenato (2004, p.242) afirma que “a descrição de cargos é o processo que consiste em enumerar as tarefas ou atribuições que compõem um cargo e que o torna distinto de todos os outros cargos existentes na organização”. Da mesma forma, Gil (2001, p.176) define como “exposição ordenada das tarefas ou atribuições de um cargo”, descrevendo o que o ocupante do cargo faz, como faz e porque o faz.

Como na maioria das organizações os cargos são projetados e desenhados à revelia do órgão de Administração de Recursos Humanos – ARH, resta então saber como eles foram projetados e desenhados pelos outros órgãos. Em outros termos, a ARH precisa descrever e analisar os cargos para se conhecer seu conteúdo e especificações para então poder administrar os recursos humanos neles aplicados (CHIAVENATO, 2004, p. 243).

A descrição de cargo pode ser assim concebida como o ponto de partida para a maioria dos problemas dos outros subsistemas de ARH, conforme classifica Gil (2001, p.175):

- A determinação do perfil do ocupante para definir o s procedimentos para a seleção do pessoal;

- O fornecimento dos dados necessários para o levantamento de necessidades e seleção dos conteúdos dos programas de treinamento de pessoal;

- O fornecimento de dados para subsidiar os programas de higiene e segurança no trabalho;

- O fornecimento de informações para o supervisor e o empregado acerca dos padrões de desempenho no trabalho;

- O fornecimento de subsídios para a avaliação de cargos e determinação das faixas salariais;

- A determinação das linhas de autoridade e responsabilidade na organização;

- O fornecimento de subsídios para a implantação de sistema para a avaliação do mérito.

O processo de descrição cargos não deve ser entendido como um processo estático, onde uma vez feitas as descrições não há mais necessidade de se pensar no assunto. Muito pelo contrário, este deve ser encarado como um processo dinâmico, que acompanha a própria dinâmica das mudanças na empresa e nos cargos. Portanto, sempre será positiva qualquer iniciativa no sentido de se atualizar e/ou melhorar as descrições de cargo existentes. É uma oportunidade para cada departamento ou área da empresa refletir sobre seus objetivos e sobre o que está sendo feito para a consecução dessas metas.

Levando em conta todas essas considerações, descrever um cargo significa desenvolver uma descrição detalhada das tarefas envolvidas num cargo, mostrando suas relações na estrutura organizacional da empresa, a fim de fornecer dados para os demais subsistemas da ARH, como o recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, treinamento e desenvolvimento, administração de salários etc.

Por exemplo, através da análise dos cargos, os recrutadores têm “a informação da descrição dos cargos da empresa e as exigências físicas e psicológicas dos ocupantes desses cargos, bem como de seus padrões de desempenho” (ROBBINS, 2005, p.142). Ainda, segundo este autor, a administração de salários, por sua vez, orienta a seleção de pessoas sobre a classe de salários e a política salarial praticada pela empresa para auxiliar o preenchimento do cargo pelos candidatos.

No tocante à contribuição da descrição de cargos para a administração salarial, Chiavenato (2009) revela que por meio da avaliação e descrição dos cargos, é possível determinar as faixas salariais, tomando por base a posição relativa dos cargos dentro da empresa e do nível dos salários no mercado de trabalho. Já para Hipólito (2001), o sistema de administração salarial consiste, em sua essência, na análise, descrição e ordenação dos cargos existentes na organização