Artigo Científico - Gerenciamento de Projetos

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Posteriormente foram descritos dois cases que relatam as experiências vividas quando da implantação do gerenciamento de projetos e o resultado, evidenciando os motivadores de sucesso e fracasso.

2. NECESSIDADE DE ADERÊNCIA A UM NOVO MÉTODO

O setor público possui um padrão na execução dos seus processos, contudo o desconhecimento da melhor forma de administração e gerenciamento nas etapas essenciais, são causadoras de conflitos e/ou fracassos, o que por sua vez gera desconforto nos cidadãos que são os principais beneficiados pelos serviços prestados.

A percepção da necessidade de utilizar um método que possibilite unificar os processos, através de monitoramento e controle constantes, vem cada vez mais preocupando os gestores que visam sanar falhas e executar com eficácia todas as fases para uma Administração satisfatória.

Atualmente muito tem se falado sobre as melhores práticas do Gerenciamento de Projetos utilizando-se do PMBoK, o qual trabalhando todas as áreas de conhecimento e as fases dos processos, poderia promover o sucesso esperado. O setor público, todavia, sentiu a necessidade de aderência ao recurso, receando por conta continuidade nos serviços e da resistência a mudanças, que são visivelmente fatores arraigados.

2.1. GESTÃO E RESISTÊNCIA A MUDANÇAS

A mudança é um fator que está cada vez mais presente na rotina das organizações e da sociedade. Motivo pelo qual a mesma deve ser estudada de forma cautelosa para que seja aderida a melhor forma de adaptação.

Para Ulrich (1998), mudança diz respeito à capacidade de uma organização de melhorar a concepção e a implementação e de reduzir o tempo de ciclo em todas as atividades organizacionais.

O andamento da empresa deve ser observado constantemente. Todos os processos a serem realizados por ela devem ser avaliados, devem ser feitas estimativas e uma listagem, com o intuito de estar sempre a par da situação atual a qual se encontra a empresa. A necessidade de mudança acontece por diversos motivos, sejam eles internos, como inadequação nos produtos e/ou serviços, insatisfação ou baixa produtividade ou mesmo por pressões externas, como obrigações legais e análise competitiva. O planejamento da mudança é crucial para sua implementação, mas por considerarem-no desnecessário, pode desencadear transtornos futuros. Muitas das vezes, o processo de mudança, é necessário quando percebe-se que as rotinas comuns no setor empresarial, não mais estão atingindo seus objetivos. Existem porém, aspectos técnicos e organizacionais responsáveis por minimizar os impactos causados pela resistência resultante do processo.

O simples fato de retirar os indivíduos envolvidos da sua “zona de conforto” é que possibilita uma maior complexidade na implantação do Gerenciamento de Projetos, já que se deve trabalhar a real necessidade da mudança analisando-se o cenário competitivo.

É preciso compreender o núcleo da cultura, a ideologia central, a força motriz da organização e promover a correta ativação desta cultura, promovendo um alto grau de compartilhamento de valores pelas pessoas de forma a internalizar continuamente valores que levem a organização aos crescentes desafios que o ambiente externo lhe impõe (Collins e Porras apud JOHANN, 2004).

O gerenciamento da mudança, é conflitante uma vez que envolve não apenas a necessidade de alterar políticas, procedimentos e estruturas, mas também a introdução de novas formas de comportamento dos indivíduos e equipes, e de se transformar, em maior ou menor escala, a cultura da organização. (BRAGA; MARQUES, 2008)

Não é fácil conquistar uma total aderência ao processo de mudança, pois o mesmo possui uma complexidade e dinamismo, já que deve trabalhar o contexto esperado em contrapartida ao contexto atual. Há diversos fatores cruciais quando se fala em controlar a mudança, sendo necessário que sejam monitorados os objetivos desejados, os agentes de mudança, o público alvo, os processos de negócio e trabalho, a tecnologia, as pessoas e a cultura da organização.

O envolvimento dos colaboradores é de suma importância, porém é uma barreira que deve ser enfrentada, pois para que os resultados tenham a amplitude almejada, a motivação advém quando estes se sentem agentes importantes e essenciais no processo. Observa-se portanto, que a gestão da mudança deve servir de balanceamento entre a técnica e os indivíduos envolvidos.

Uma importante facilitadora no quesito Gestão de Mudança é a escolha de uma liderança que seja efetiva na organização. Não que essa liderança traga imposições que venham de cima para baixo numa hierarquia que possa vir a dissipar os inter-relacionamentos existentes, mas sim para executar todo o processo de mudança de forma menos impactante possível, já que o mesmo deve trabalhar a condução dos conflitos que surgirão na trajetória, demonstrando os benefícios do trabalho em equipe, o qual pode trazer o comprometimento e a motivação dos envolvidos no processo.

O gerenciamento da mudança não é tarefa fácil, visto que não se resume à necessidade de alterar estruturas, políticas e procedimentos, mas contudo a inserção de novas formas de comportamento das equipes e indivíduos, e portanto transformar de forma mínima ou maximizada a cultura da organização.

De modo geral, as mudanças organizacionais podem ocorrer de várias maneiras, sendo que podem vir desde as mudanças naturais, passando pelas reativas, pelas evolutivas, até as revolucionárias. Podem contudo ser planejadas, sob responsabilidade dos gestores das organizações, quanto emergentes.

2.1.1. MUDANÇA ORGANIZACIONAL: PLANEJADA E EMERGENTE

A mudança organizacional, pode acontecer de duas formas: vindo de um processo planejado, mas também acontecer de forma emergente.

Esses dois focos devem ser trabalhados de forma que sejam verdadeiramente compreendidos, e sua natureza venha agir como contribuição.

A questão de pensar na mudança como um processo planejado vem das visões dominantes dos estudos voltados à organização e a gestão. Neles, a responsabilidade da gestão da mudança pressupõe-se que seja hierarquizada, advinda daqueles que gerem a organização. Contudo, a competência destes, se caracteriza pela condução do processo da mudança para que seja mais ameno e suas características adaptadas.

A mudança emergente, no entanto, surge quanto são inseridos novos padrões