COMUNICAÇÃO INTERNA EMPRESARIAL

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Segundo João Bosco Medeiros, um relatório eficiente não é aquele que contém um maior número de informações, mas aquele que é exato, preciso e preocupa-se com a brevidade. Além disso, seu foco principal é o receptor. “A importância de um relatório não consiste em seu estilo ou forma, mas em sua utilidade.” (MEDEIROS; JOÃO BOSCO, 2010, P.93).

“Um relatório para a tomada de decisão pode exigir elaboração acurada e procura meticulosa de informações. É talvez aqui que alguns redatores de relatórios falham: não se interessam pela pesquisa.” (MEDEIROS; JOÃO BOSCO, 2010, P.94).

De acordo com Nadólskis, para que um relatório tenha seus objetivos cumpridos, são necessárias quatro etapas: uma preparação antes de realizar o trabalho de campo, ações durante o trabalho de campo, a redação da minuta e a redação final. Em suma, ele orienta que antes de se iniciar o trabalho de campo um estudo sobre o tema a ser relatado seja feito, para que o relator tenha domínio do assunto. Afirma que é imprescindível a fixação dos objetivos e finalidades, e que os métodos de trabalho devem ser determinados criteriosamente. Além da adequação do vocabulário ao destinatário.

Para o trabalho de campo, Nadólskis afirma que é preciso extrema concentração na atividade a ser feita. Aconselha que se façam anotações durante todo o processo, para que a memória não fique sobrecarregada e o relatório fique mais rico em detalhes. Orienta também a coletar opiniões de outras pessoas que estiveram presentes no trabalho de campo, para que o relato aborde perspectivas diferentes da mesma situação.

Resumidamente, durante a redação da minuta, Nadólskis esclarece que antes do inicio, se esquematize o relatório. Orienta que se faça uso de cabeçalhos breves e numeração progressiva para facilitar a leitura. Além disso, recomenda que revisões sejam feitas e que os envolvidos no trabalho recebam uma cópia da minuta para que possam fazer suas observações.

Por fim, Nadólskis dá algumas dicas para a redação final como, estudar novamente o texto da minuta e reescrever o que for necessário. Ter cuidados com a estética do trabalho, fazer uma revisão cuidadosa e, por último datar, assinar e encaminhar o relatório.

2.2 Materiais e métodos

A fim de melhor entender a comunicação interna feita em grandes empresas que trabalham em sistema de turnos, uma pesquisa foi realizada com funcionários, dentre eles encarregados, mecânicos, eletricistas, operadores de campo e controladores de painel.

A empresa escolhida foi uma cimenteira localizada no interior de Minas Gerais. Das empresas que trabalham com sistema de turnos, essa foi a que se mostrou mais acessível, além de apresentar uma letra diversificada e se encaixar com o foco do artigo.

A abordagem foi feita por e-mail, contactando um encarregado que distribuiu o questionário entre seus colegas de serviço. O questionário continha seis perguntas, cujos resultados serão apresentados em forma de gráficos na seção 2.3. Além disso, continha uma parte dissertativa em que os funcionários podiam dar sugestões para a melhoria da interação da indústria.

O questionário foi enviado na segunda quinzena de maio e as respostas foram recolhidas na mesma semana. Esse foi entregue a 30 funcionários, dos quais 20 responderam.

2.3 Resultados e Discussões

Dos 20 empregados participantes, 2 são encarregados; 4 mecânicos; 4 eletricistas; 4 operadores de campo; 6 controladores de painel. Como pode ser visto no Gráfico 1.

Gráfico 1: Função na empresa

[pic 1]

Fonte: Autoras deste estudo

Quando questionados sobre seu grau de escolaridade, 80 % informaram que possuem o Ensino Médio completo e ensino técnico; 10% estão cursando o Ensino Superior; 10% têm Ensino Superior completo. A partir de análise dos estudos e conforme os gráficos 1 e 2, conclui-se que a posição dentro da empresa está diretamente relacionada com o nível de escolaridade.

Gráfico 2: Grau de escolaridade

[pic 2]

Fonte: Autoras deste estudo

Em relação à ferramenta de comunicação utilizada, nenhum dos funcionários respondeu que não as utiliza; 30% utilizam e-mails; 70% utilizam relatório escrito. Como ilustrado no gráfico 3.

Gráfico 3: Ferramenta utilizada na comunicação interna

[pic 3]

Fonte: Autoras deste estudo

No decorrer da pesquisa, descobriu-se uma nova forma de comunicação empresarial, o relatório on-line. Ele é um portal onde todos os funcionários da empresa têm acesso às informações através de um login e uma senha. Nele, informações de urgência e de extrema importância são repassadas instantaneamente para todos os empregados da empresa.

Ao serem interrogados sobre o grau de satisfação com o meio de comunicação interno (Gráfico 4), 40% dos funcionários se mostraram satisfeitos. Porém, 60% julgam que há déficit na transmissão de informações.

Gráfico 4: Grau de satisfação

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Fonte: Autoras deste estudo

Na análise dos motivos que geram a insatisfação da grande maioria, estão a dificuldade de escrever, a falta de objetividade nos textos e o desconhecimento de termos técnicos.

Quando interrogados se ocorrem erros gramaticais e ortográficos, os funcionários responderam que sim, porém problemas na ortografia e rasuras não dificultam tanto o entendimento.

Quanto à capacidade de produção de um relatório claro e objetivo, 50% dos entrevistados se julgam capazes e 50% não (Gráfico 5).

Gráfico 5: Capacidade de produzir um relatório claro e objetivo

[pic 5]

Fonte: Autoras deste estudo

Ao observar os resultados, percebe-se que os mesmos que julgam relatórios como ferramentas não satisfatórias possuem dificuldade em fazê-los, uma vez que o desenvolvimento da habilidade de interpretação leva ao aperfeiçoamento da habilidade de escrita.

Se analisados, o grau de escolaridade e a capacidade