PROPOSTA DE DEPARTAMENTO INTERNO DE AUDITORIA DE ESTOQUES EM UM ALMOXARIFADO DE MISTURADORA DE FERTILIZANTES

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Para estudar o planeamento do layout é necessário estudar os padrões de fluxo nas estações de trabalho, nos departamentos e entre os departamentos (TOMPKINS, 1996, p. 85).

Um dos maiores problemas de um Almoxarifado é como melhor aproveitar seu espaço para manter a organização e os níveis de segurança. Uma correta distribuição do espaço dentro do Almoxarifado consiste em verificar e determinar:

• quantidades dos materiais A, B, C, D etc.;

• espaço (em metros quadrados), que os materiais irão ocupar no Almoxarifado;

• metragem dos suportes, prateleiras, estrados etc., onde os materiais serão armazenados;

• a área de entrada e recebimento dos materiais;

• a área de expedição dos materiais;

• os corredores internos;

• a área ocupada pelos sistemas de manutenção interna;

• a área necessária para os serviços de controle de materiais;

• área para possível expansão.

Em relação ao espaço total disponível do Almoxarifado, é possível se determinar o espaço necessário para cada grupo de materiais, através do cálculo da área ocupada para cada um dos itens acima. Os espaços deverão ser subdivididos de tal forma que dentro dessa área caibam pelo menos os itens cima relacionados.

2.2. RECEBIMENTO

Para Viana (2000), o recebimento de materiais no Almoxarifado compreende quatro fases:

a. 1ª fase: Entrada de materiais;

b. 2ª fase: Conferência Quantitativa;

c. 3ª fase: Conferência Qualitativa;

c. 4ª fase: Regularização

As principais atribuições do Almoxarifado são:

a. Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;

b. Entregar os materiais mediante requisição autorizadas aos usuários da empresa;

c. Manter atualizados os registros necessários.(VIANA, 2000).

A implementação de um departamento de auditoria interna resulta nas checagens de todos os procedimentos de entradas e baixas, assegurando que estão seguindo todas as etapas de forma coerente.

2.3. DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

As empresas impulsionadas em divulgar sua imagem e seus produtos necessitam de algo mais concreto na questão confiança no mercado, para que isto ocorra não basta que os próprios executores de suas tarefas sejam os responsáveis por resposta de grande proporção.

A auditoria interna tem por finalidade desenvolver um plano de ação que auxilie a organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistêmica e disciplinada para a validação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos como o objetivo de adicionar valor as operações e resultados de uma organização (MAPH EDITORA, CONCEITO E A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA, Acesso em 09 nov. 2015).

3. METODOLOGIA[b]

Os instrumentos utilizados para o protocolo da pesquisa foram: entrevista com os almoxarifes; observação pessoal; conversas informais; participação em reuniões; coleta de dados objetivos e análise de dados documentais como o histórico de demanda de produtos da empresa. A seguir são listadas as fases de coleta e análise dos dados, descritas no Capítulo 4:

- Primeira Fase: Construção do mapa do estado atual: A construção do mapa do estado atual levantou informações relativas aos estoques, processos, compras e controles.

- Segunda fase: Auditoria Interna: Nessa etapa foram propostas mudanças no processo de forma a eliminar os desperdícios apontados na etapa anterior, no intuito de se obter um controle mais enxuto e custos reduzidos.

A última etapa da pesquisa consiste na análise dos dados e apresentados no Capítulo 5.

Serão descritas duas fases na etapa de aplicação do estudo de caso. A primeira fase refere-se ao desenho do mapa do estado atual. A segunda consiste nas propostas de auditoria interna de forma a atingir um controle mais enxuto e custo reduzido. Porém, antes da etapa de mapeamento é necessário o entendimento do problema da pesquisa que motivou a implementação do departamento de auditoria interna.

O presente trabalho aborda os principais aspectos de almoxarifado de uma empresa do setor de fertilizantes localizada no interior do Estado de São Paulo misturadora de fertilizantes. Como diagnóstico preliminar da organização, sabe-se que a empresa lida com problemas internos e externos. Os problemas externos referem-se aos fornecedores, cujas notas fiscais emitidas não adequam ao procedimento da empresa.

Já os problemas internos consistem em altos gastos para manutenção de equipamentos, custos elevados com estoques parados. A quantidade elevada de produto parado impede a formação de caixa da empresa dificultando a vida financeira da organização.

3.1. DESENHO DO MAPA ATUAL

A primeira informação coletada trata-se da necessidade de endereçamento dos produtos, as prateleiras eram de 5 x 10 ( 5 gavetas de comprimentos por 10 gavetas de alturas ) somando assim 50 itens, como não havia endereçamento a localização do item resultava em perca de produtividade procurando algum item, o funcionário demorava cerca de minutos para encontrar o item requisitado, visto que as etiquetas de identificação eram elaboradas em papelão e a maneira que eram afixadas se deteriorava rapidamente.

Atualmente, os responsáveis pelo controle de estoque não utilizavam procedimentos de estoques mínimos e máximos. Questionamos os funcionários lotados no Almoxarifado, bem como o funcionário responsável pelo setor de compras e a informação que obtivemos é que atualmente tem trabalhado com estoques controlados manualmente, ou seja, desconhecem a existência de relatórios para identificação de estoques mínimos necessários á manutenção da empresa.

As requisições que estão sendo utilizadas atualmente na empresa, não estão sendo anotados