O Sistema de Controle

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Foco estratégico:

Uma das mais importantes características dos sistemas de controle eficaz é seu foco estratégico.

Uma vez que é impossível controlar tudo o que ocorre na organização, cabe aos dirigentes definir quais são as atividades, as operações ou os processos estratégicos que serão controlados.

Devem ser priorizadas as atividades críticas para o desempenho e aquelas cujos desvios podem provocar problemas de difícil resolução.

Dessa maneira, a organização foca o controle no que realmente é importante para seu desempenho. Isso garante que a atenção dos administradores seja direcionada para os elementos mais significativos de dada operação ou atividade organizacional.

Ênfase na exceção:

Os sistemas de controle devem ser utilizados de maneira inteligente, focalizando sua atenção apenas nas exceções.

Um sistema que enfatiza as exceções garante que o administrador não perca tempo com informações desnecessárias e que receba apenas aquelas relativas a problemas ou desvios que necessitam de alguma ação gerencial.

Adoção de medidas corretivas:

Um sistema de controle eficaz deve sugerir a adoção de medidas corretivas, não se limitando a identificar os desvios observados.

Os sistemas não devem apenas apontar os desvios em relação aos parâmetros estabelecidos, mas também especificar soluções para os problemas.

As organizações dedicam muito dinheiro, tempo e esforço ao desenho e à manutenção de sistemas de controle, buscando aumentar a coordenação das ações de seus membros e identificar os problemas na medida em que surgem.

No entanto, é importante lembrar que, por mais racional que seja o desenho dos sistemas de controle, sua eficácia depende, principalmente, da forma como os gerentes fazem uso deles.

De fato, os sistemas de controle são apenas meios de coleta de informação para os administradores.

Cabe a esses últimos fazer uso racional dessa informação, de forma a exercer a função de controle de maneira eficaz.

Fatores contingenciais dos sistemas de controle

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O formato do sistema de controle é diferente em cada organização.

Para melhorar a adequação dos sistemas de controle às necessidades da organização, os administradores devem compreender os fatores contingenciais que influenciam a eficácia dos sistemas.

Entre as principais contingências podem ser destacados fatores como a dimensão da organização, o nível hierárquico, a estrutura organizacional, a cultura organizacional, o estilo de liderança e a importância da atividade controlada.

Dimensão da organização:

Uma das variáveis contingenciais que influenciam a adoção de diferentes formatos no sistema de controle.

Organizações de pequeno porte tendem a implementar sistemas de controle mais pessoais e informais, muitas vezes baseados em observação direta e relatórios verbais.

Organizações de grande porte preferem sistemas de controle formais e impessoais, com regras e regulamentos mais complexos e rígidos e processos automatizados.

Nível hierárquico:

Parece influenciar o formato do sistema de controle.

Na medida em que se sobe na hierarquia organizacional, maior se torna a necessidade de adotar uma multiplicidade de critérios de avaliação do desempenho.

O problema é que essa maior complexidade exigida por um olhar sistêmico para a organização aumenta a ambiguidade na medição do desempenho.

Já pessoas nos níveis mais baixos da hierarquia utilizam um número reduzido de critérios simples, objetivos e fáceis de medir.

Estrutura organizacional:

As características da estrutura organizacional são outro fator contingencial que influencia o formato do sistema de controle adotado. Implementar um sistema de controle muito rígido em uma organização caracterizada por uma estrutura horizontal e flexível, com alto grau de descentralização, seria mais uma tentativa inútil.

Quanto mais centralizada for uma organização, menor tende a ser o número de parâmetros de controle, bem como a sua amplitude.

Nas organizações descentralizadas a necessidade de controle é maior porque os superiores hierárquicos precisam conhecer e avaliar o desempenho de seus subordinados. Assim, nessas organizações, os parâmetros de controle são mais numerosos, abrangentes e diversificados.

Cultura organizacional:

A cultura organizacional também exerce uma influência significativa no formato do sistema de controle. Em culturas organizacionais caracterizadas pela rigidez, os mecanismos de controle são formais e ameaçadores, impostos de forma centralizadora para garantir que o desempenho conduza aos objetivos.

Já em culturas mais colaborativas e participativas, os mecanismos de controle tendem a ser informais e internalizados pelos próprios funcionários, que exercem autocontrole sobre seu desempenho.

Estilo de liderança:

O estilo de liderança dos dirigentes (democrático ou autocrático), assim como os pressupostos que eles têm a respeito do comportamento dos funcionários, também influencia os sistemas de controle adotados. Caso o gerente acredite que o funcionário só pode ser motivado por sistemas externos de remuneração ou punição, tenderá a preferir controles formais, baseados em indicadores de desempenho específicos e quantitativos.

Caso