DIAGNÓSTICO E CONSULTORIA EMPRESARIAL EMPRESA PONTO CULTURAL FEIRAS E EVENTOS

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2.4. Discrepâncias

As discrepâncias relatadas têm base em analise junto aos departamentos: Financeiro; Administrativo; Logística; Marketing; Arquitetura e Comercial.

- Divergências na agenda dos eventos (Arquitetura)

A Ponto Cultural possui uma agenda de eventos em uma planilha eletrônica localizada no Google Drive e é compartilhada com toda a equipe de trabalho, porém na atualização dessa planilha ocorrem perdas de dados o que acarreta a falta de registros de eventos na agenda, eventos com datas incorretas, a perda da montagem dos eventos e prejuízos causados na montagem, cancelamento e/ou atraso no início das vendas.

- Controles de estoque em planilhas eletrônicas (Logística)

A Empresa possui um software específico para o tipo de negócio, porém na área de logística ele é inutilizado. A logística realiza toda a movimentação de itens (entradas, saídas e movimentações internas) manualmente, sem qualquer apoio do sistema, sendo que a falta de peças são identificadas apenas no momento de separação dos itens. É realizado um controle em planilha eletrônica para apuração do nível de estoque, mas sem efetividade, uma vez que os itens não são catalogados.

Essa falta de controle no estoque acarreta o aumento dos custos, pois são feitas novas compras e preparações de peças já existentes no estoque que não foram catalogadas. Ainda ocorre um retrabalho com a identificação e movimentação das peças. No final, esse processo prejudica a imagem da empresa (credibilidade) com os clientes em decorrência do uso de peças com baixa qualidade ou danificadas.

- Falta do registro do faturamento das locações de mobília no sistema (Comercial).

Os clientes/ operadores apresentam as vendas ocorridas nos eventos para o cálculo da parte variável da locação da mobília. Os valores da parte variável das locações são lançados no sistema somente como um valor de contas a receber. O faturamento não é registrado pelo sistema, o que impossibilita de se utilizar o sistema para apuração dos resultados. A adoção deste procedimento pode ocasionar valores não recebidos ou recebidos com atraso; autuação fiscal pela omissão de receitas, e ainda, retrabalhos para correção/ apuração de informações.

- Registros de documentos no sistema lançados em condições adversas e pagamentos de documentos não registrados no sistema (Financeiro).

O registro de documentos (contas a pagar) no sistema é realizado pela área administrativa. É comum colaboradores, após receberem os documentos e enviarem por e-mail informações/ solicitações para o cadastro no sistema. Registros realizados via e-mail ou cópias digitalizadas, sem a posse dos documentos originais, potencializa a ocorrência de erros e falhas na classificação e segregação dos valores nas contas e centros de custos. Outra questão é a tempestividade do registro no sistema. Nem todos os documentos encontram-se lançados no sistema na data de sua ocorrência/ competência. A adoção deste procedimento pode ocasionar registros de documentos (direitos e obrigações) não registrados; registrados incorretamente, ou em duplicidade; aumento dos custos com a cobrança de multas e juros, ou ainda, com a utilização inadequada de linhas de créditos; retrabalhos pela falta de informações para análise do fluxo de caixa e a tomada de decisão errônea, pela base de informação estar distorcida.

O financeiro ao identificar pendências de registros no sistema durante as atividades para definição e aprovação dos pagamentos a serem efetivados, solicita a área administrativa regularizar as pendências ou falta de registros. Contudo, efetua os pagamentos independentemente de os lançamentos estarem registrados no sistema. Após os pagamentos é realizada uma cobrança para a regularização dos registros para que as baixas possam ser efetivadas no sistema. Este procedimento incorre, potencialmente, no risco de existirem pagamentos não realizados, realizados em atraso ou em duplicidade.

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3. DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

3.1. Relatório da Primeira Visita

A primeira visita teve como objetivo o conhecimento da empresa e de seus processos, pudemos perceber que o ambiente está desorganizado, porém o gerente nos explicou que é devido à mudança de espaço físico que foi feita recentemente.

Encontramos também algumas discrepâncias como mau uso do sistema adotado pela empresa. Os funcionários resistem em lançar os dados dos produtos, efetuando o controle apenas em planilhas de Excel.

3.2. Ferramenta 5W 2H

EMPRESA SELECIONADA: Ponto Cultural Feiras e Eventos Eireli

PROJETO 5W 2H

O QUE

O objetivo do trabalho e de realizar um diagnóstico para auxiliar a administração da Ponto Cultural na organização de seus processos administrativos/ financeiros.

POR QUE?

A empresa devido uma mudança de localização e troca de 80% de se efetivo enfrenta dificuldades com a falta de rotina em todos os departamentos

ONDE?

Rua Padre Raposo 1293 - Mooca

QUANDO?

30/03/2016

QUEM?

Alex , Beatriz , Diana , Felipe, Luiz , Priscila , Vinicius

COMO?

ATIVIDADE

RESPONSÁVEL

PRAZO

1

Entrevistas com os profissionais responsáveis pela gestão/administração da empresa

Todos

30/03/2016

2

Entrevistas com o pessoal-chave direta ou indiretamente envolvido na execução das atividades.

Diana + Luiz

07/04/2016