AMBIENTE CONTEXTUAL, ESTRATEGICO E ESTAGIO DE DESENVOLVIMENTO DA EMPRESACOMO DETERMINANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACONAL

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- Estruturas Organizacionais

A função de organizar é tomar decisões, e neste campo, segundo Sobral e Peci existem dois processos, uma chamada diferenciação e outra integração. “Precisa dividir-se em departamentos, se especializar, assim como integrar e coordenar os esforços de todos para atingir seus objetivos”. (SOBRAL E PECI, 2013, p.252). E o resultado final destes dois processos é o chamado “desenho da estrutura organizacional”.

Segundo os autores acima o processo de diferenciação está na divisão das atividades organizacionais e sua fragmentação em departamentos especializados, agrupamento e associação de tarefas, atividades e recursos em unidades de trabalho, neste caso a departamentalização é constituída a fim de abrigar tarefas semelhantes em um mesmo local ou sob um mesmo comando.

O outro processo é o de integração que consiste em um “processo de coordenação das atividades dos diferentes departamentos de forma a obter unidades de esforços e, assim, alcançar os objetivos globais da organização” (SOBRAL E PECI, 2013, p.252). A ausência deste processo resulta em atividades isoladas e desordenadas descaracterizando assim um funcionamento em sincronia entre departamentos distintos. O resultado desta sinergia contribui de maneira fundamental quando observamos a eficiência e eficácia das tarefas interdependentes.

O resultado do processo de organização é o que chamamos de Estrutura Organizacional. Podemos dizer que Estrutura Organizacional é a “Forma como as organizações ordenam e agrupam as atividades e recursos, especificando papéis, relações e procedimentos que possibilitam uma ação coordenada de seus membros”. (SOBRAL E PECI, 2013, p.253).

Esta estrutura define, por exemplo, quais atividades precisam ser feitas de acordo com o critério de divisão do trabalho. Proporciona coordenação das atividades aos membros utilizando regras e procedimentos, supervisão, treinamento e socialização. Também define as fronteiras e o ambiente em que estará inserida.

Para mostrar toda a divisão dos departamentos e a ligação entre partes que se inter-relacionam é utilizada a representação gráfica chamada de Organograma.

Figura 1 - Estrutura Organizacional por nível de Hierarquia.

[pic 1]

Fonte: Elaborado pelos autores.

Analisando a imagem de um organograma é possível visualizar as posições correspondentes de cada cargo dentro da hierarquia da empresa e o relacionamento entre departamentos e cargos, assim como a ordem de autoridade e subordinação que corresponde a cada um dos cargos.

De acordo com o nível de hierarquia em que se encontra determinado cargo, cada um dos membros da administração deve estruturar e organizar tarefas para sua “esfera de responsabilidade”. A definição sobre quais aspectos determinado gestor ficará encarregado deve ser proporcional ao nível hierárquico em que se encontra dentro da estrutura. Os administradores do Nível Estratégico ficam responsáveis por decisões estruturais como um todo, os de Nível Tático possuem um alçada menor estruturando e coordenando departamentos, já os administradores de Nível Operacional definem os cargos necessários e quais tarefas precisam ser executadas.

Dentro do processo de organização de uma estrutura existem aspectos que precisam ser muito bem observados, avaliados e definidos possibilitando bons níveis de eficiência e eficácia, para isso as tarefas precisam atender as demandas para proporcionar aos resultados almejados. A especialização do trabalho é o “grau em que as tarefas são divididas e padronizadas para que possam ser aprendidas e realizadas de forma relativamente rápida e eficiente” (SOBRAL E PECI, 2013, p.256). Portanto para desempenhar as mais variadas tarefas é necessário que o indivíduo esteja capacitado para sua realização, para isso é necessário um treinamento adequado para cada tipo de função.

Segundo Sobral e Peci (2013) existem dois segmentos de especialização chamados vertical e horizontal. A especialização vertical está diretamente ligada à divisão do trabalho com relação à autoridade e responsabilidade, enquanto a especialização horizontal está na diferenciação entre tarefas distintas a serem desempenhadas. Sendo assim a divisão do trabalho e especialização são fundamentais para suprir as mais variadas necessidades de uma organização.

Conforme vimos no mapa organograma da estrutura organizacional por nível de hierarquia (Figura 1) a autoridade parte sempre dos níveis mais altos seguindo até os níveis mais baixos de uma estrutura, são as relações entre os cargos de acordo com Autoridade e Responsabilidade. Desta maneira a distribuição de autoridade fica clara quando observamos à qual cargo superior determinada função está diretamente ligada e subordinada à chamada Cadeia de Comando.

Autoridade é o “direito de tomar decisões, dirigir pessoas e recursos na execução das tarefas e atividades organizacionais”. Responsabilidade é a “obrigação e dever de uma pessoa executar um conjunto de tarefas ou atividades organizacionais pelas quais responde”. (SOBRAL E PECI, 2013, p.258). O grau de autoridade e responsabilidade deve ser sempre proporcional à posição em que o cargo se encontra dentro da estrutura.

Temos também dentro de uma estrutura organizacional o conceito de amplitude de comando que define o número de subordinados pelos quais um determinado gestor tem em sua alçada de comando. Podendo estar encaixado em uma estrutura mais aguda ou vertical onde o número de subordinados a um gestor é menor e o número de administradores é maior gerando assim vários níveis hierárquicos. Já em uma estrutura mais horizontal ou achatada o número de administradores é menor e o número de subordinados a um mesmo gestor é maior. Definir qual o tipo de estrutura será utilizado para determinada organização depende de vários fatores como, por exemplo, a complexidade do trabalho ou a similaridade de tarefas e funções necessárias, entre outras características que detalham quais necessidades precisam ser atendidas para se obter o resultado.

A departamentalização é o processo de abrigar, agrupar e integrar funções e tarefas visando um resultado melhor realizado e coordenado. Muitos são os benefícios como um melhor controle do gestor e aumento da eficiência e eficácia nas atividades. Agrupar tarefas similares é o que chamamos de departamentalização funcional. Mas existem outros tipos de departamentalização e cada um é indicado