A DOCUMENTAÇÃO DE PROJETO

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A figura 1 apresenta de forma esquemática o processo e os 6 (seis) sub-processos da Inteligência Competitiva, bem como as outras ações que têm que ser realizadas para garantir o sucesso desse processo, conforme mostrado a seguir: 1. Identificação de Necessidades de Inteligência; 2. Identificação de necessidades de Informação; 3. Coleta e armazenamento de informações; 4. Análise de informações; 5. Disseminaçao de produtos de inteligência e 6. Avaliação dos produtos de inteligência.

Conforme citamos acima, além destes sub-processos é necessário executar atividades que chamamos de preparação da empresa, conforme listado: Capacitação da Equipe de IC; Comunicação e Sensibilização dos colaboradores da empresa; Definição e implantação de sistemas de informação, Definição da missão e dos objetivos da Inteligência Competitiva, e a Estruturação da área e definição da equipe necessária para conduzir este processo.

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Figura 1: Processo de IC

Fonte: Gomes&Braga, 2005

A seguir vamos explicar resumidamente cada item da figura 1.

- Atividades de Preparação da empresa

- Comunicação e Sensibilização dos colaboradores

É importante conscientizar a empresa da importância da informação competitiva, o que significa conscientizar os colaboradores internos da importância de participar do processo de IC, tanto como clientes quanto como fornecedores de informação relevantes à construção dos produtos de inteligência. Para tal costuma-se realizar um encontro com os principais executivos da empresa para obter seu engajamento desde o primeiro estágio do desenvolvimento deste processo até a contribuição para a estruturação de produtos de inteligência consistentes visando o sucesso das ações da organização. Mesmo nas organizações mais motivadas é preciso mostrar que a direção reconhece a contribuição dos colaboradores.

- Capacitação da equipe de IC

Uma vez que a empresa decida ter uma atividade de IC e venha a desenhar e implantar o processo é necessário capacitar os colaboradores que estarão atuando direta e indiretamente nesta área. É necessário fornecer treinamentos sobre o tema Inteligência Competitiva, mostrar seus benefícios e capacitá-los sobre como fazer análise de informações, com recomendações, de forma que estes colaboradores sintam-se à vontade sobre o assunto.

- Definição da missão e dos objetivos de IC

Ainda neste diagnostico deve-se indicar a missão e os objetivos da função Inteligência Competitiva na empresa. É preciso que a organização tenha consciência de que obstáculos aparecerão, em maior ou menor escala, e que suplantá-los, será o grande desafio. Porém, identificar esses obstáculos e traçar rotas alternativas, ajudará a organização a alcançar a missão definida. A missão e os objetivos são, portanto, o grande referencial para que a estratégia da área de Inteligência Competitiva seja definida. Saber aonde se quer chegar é que torna possível traçar caminhos e hipóteses. Quando não se sabe aonde se quer chegar, qualquer caminho é valido, qualquer caminho é adequado.

A definição desses dois itens é fator de sucesso para o processo de Inteligência Competitiva, pois irão dirigir a construção do mesmo. As perguntas que se faz são: fazer Inteligência Competitiva para que? Para atingir quais objetivos? Para monitorar quais áreas? As respostas a essas perguntas são obtidas por meio de entrevistas e sessões mediadas com o nível gerencial da organização, durante a etapa de diagnóstico.

A missão e os objetivos de IC devem refletir a realidade do ambiente de negócios na qual a empresa está inserida, bem como seus valores culturais.

- Estruturação da área e definição da equipe de IC

É a definição das competências e habilidades, bem como da estrutura organizacional e de relacionamentos que deve ter uma área de Inteligência Competitiva para ser o mais eficiente possível.

- Definição e Implantação de Sistemas de Informação

Esta atividade deve ser considerada na estruturação do desenho do processo de IC. As organizações costumam usar seus dataming e datamart para armazenar as informações e os portais para disponibilizar os produtos de IC. Algumas desenvolvem ou compram sistemas de informações específicos para suportarem o processo de Inteligência Competitiva, permitindo a entrega de produtos de inteligência de forma eficaz e segura.

- O processo de IC

Sub-processo 1 - Identificação das Necessidades de inteligência

Este sub-processo é o mais importante, pois irá identificar quais são as necessidades de produtos de inteligência que o tomador ou tomadores de decisão, neste caso, clientes do processo de Inteligência Competitiva, têm. Essas necessidades de inteligência, uma vez identificadas, irão gerar os denominados tópicos relevantes – KITs e questões relevantes - KIQs, que serão monitoradas constantemente pelos colaboradores da área de IC. Ou seja, são direcionadores de busca de informação relevante para compor o produto de inteligência.

Em resumo este sub-processo tem como objetivo principal identificar as principais preocupações dos clientes de Inteligência Competitiva e registrá-los na forma de Tópicos Relevantes (KITs) e Questões Relevantes (KIQs). Cada um destes grupos de KITs e KIQS deverá estar associado a uma área de monitoramento externo da empresa, denominado vigilância, tal como social, tecnológica, clientes, concorrentes, etc. Ao final deste sub-processo será feito o planejamento dos produtos de inteligência, objetivando responder a estes grupos de KITs e KIQs. Como produto deste sub-processo a área de inteligência deverá ter:

- relação de KITs e KIQS, denominado Mapa das necessidades de Inteligência hierarquizados, e que deverão ser monitorados para geração dos produtos de inteligência;

- relação de produtos de inteligência a serem desenvolvidos pela área de Inteligência Competitiva em consonância com as necessidades dos clientes da área, incluindo o formato e o meio de disseminação.

Sub-processo 2 - Identificação das Necessidades de Informação

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