A Administração Geral

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g. Exibição de sinais de autoridade – tendência à utilização intensiva de símbolos de status para demonstrar posição hierárquica, como uniforme, localização da sala, vaga no estacionamento, tipo de mesa e outros;

h. Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o público – todos os clientes são atendidos de forma padronizada. Há conflitos quando uma necessidade do cliente não é atendida porque não consta nas normas e procedimentos.

De acordo com Chiavenato (2004), a burocracia torna-se esclerosada, fecha-se ao cliente, que é o seu principal objetivo, e impede a mudança, a inovação e a criatividade.

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Controle é um conjunto sistemático de atividades voltadas para a verificação do grau de sucesso obtido por uma determinada ação ou programa. O controle é uma atividade rotineira de todas as pessoas apesar de que muitas vezes nem percebemos. Assim, como se pode definir a ação de controle para tomadas de decisões?

A. Qual informação deve ser controlada?

A resposta a essa questão permite a tomada de decisão no processo de controle.

Por exemplo: ao controlar a produção, o gerente precisa saber qual a quantidade planejada de produção e a quantidade realizada.

B. Como adquirir as informações?

As maneiras de obter informações são: pela inspeção visual; dispositivos automáticos; questionários ou sistemas automatizados.

C. Quando as informações devem ser adquiridas?

Há três possibilidades de escolha do momento de obter informações: antes, durante ou depois da execução das atividades.

Escolher o controle prévio quase sempre significa uma prevenção de erros.

Por exemplo, quando se faz testes com a matéria-prima antes de aceitar o lote trazido pelo fornecedor.

O controle durante o processo se realiza durante a execução da atividade. O controle no final da atividade é muitas vezes escolhido porque não há como medir antes ou durante. Este é o caso do controle financeiro dos relatórios de Contabilidade Gerencial.

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A eficácia dos sistemas de controle - Controlar consome muito tempo do gerente e recursos da organização, por isso apresentamos a seguir algumas características que tornam os sistemas de controle eficazes, citadas por Maximiano (2007). Comente-os.

a) Foco nos pontos estratégicos - Em todas as organizações há processos que precisam ser bem acompanhados sob pena de perda de eficácia e, consequentemente, abalar sua sobrevivência.

Para detectar quais pontos são estratégicos fazemos as seguintes perguntas:

- Onde há maior probabilidade de ocorrência de desvios em relação aos resultados planejados?

- Quais desvios provocariam maiores problemas?

- Quais atividades ou processos são críticos para o desempenho da organização?

b) Precisão da informação

A informação deve ser precisa para permitir uma tomada de decisão correta. Imagine que um contador chegue a um resultado errado como lucro líquido positivo quando o correto é prejuízo. A organização pode gastar mais do que tem e não enxergar um problema que precisa ser resolvido.

c) Rapidez na produção da informação

Quanto mais rápido o gerente fica sabendo dos problemas ou oportunidades, mais rápido ele pode resolver o problema e não desperdiça as oportunidades.

d) Objetividade

As informações devem ser claras e fáceis de interpretar. O gerente não pode ter dúvidas ao decidir ou tomar ações corretivas.

e) Economia

Os benefícios de controle devem ser maiores do que os custos para implantá-lo e mantê-lo. Um caso comum é a compra de um sistema informatizado caro e superdimensionado para as necessidades da empresa.

f) Aceitação

O controle precisa ser aceitável para as pessoas controladas, pois elas podem resistir ou mesmo sabotar os sistemas de controle. No caso de um sistema informatizado é aconselhável que as pessoas que irão utilizá-lo participem do seu desenvolvimento.

g) Ênfase na exceção

Pelo simples fato de que é impossível controlar tudo, a ênfase dos sistemas de controle deve estar nas exceções ou desvios do desempenho esperado.

h) Critérios múltiplos de avaliação de desempenho

Sempre que possível, o gerente deve utilizar critérios múltiplos ao avaliar os desvios. Isso contribui para a obtenção de informações amplas de aspectos importantes do processo a ser controlado.

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Liderança não é garantida pelo cargo, no entanto, o cargo facilita o desempenho do papel de líder. Quais as bases da autoridade?

De acordo com Maximiano (2007), os motivos pelos quais um líder é obedecido são:

1. Costumes

As pessoas obedecem ao líder porque é um hábito herdado das gerações anteriores. Significa que a base da liderança está na tradição. No passado isso era observado nas monarquias. Hoje, é possível observar nas empresas familiares, em que o fundador da empresa influencia seus substitutos, que costumam ser membros da família.

2. Burocracia

Na organização formal cada gerente ocupa uma posição dentro da hierarquia, cujo ocupante tem o direito de tomar decisões e de se fazer obedecido. O gerente perde a autoridade ao deixar o cargo, porque é isso que lhe dá autoridade.

3. Carisma

Neste caso, as pessoas obedecem ao líder por devoção. Os líderes formais se diferenciam dos líderes informais, porque enquanto os primeiros possuem autoridade dada pelo cargo, os líderes informais possuem autoridade devido à qualidade pessoal (carisma)