O Diagnóstico da Empresa

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6ª FASE - Execução da Consultoria

Em cada visita de consultoria a equipe de consultores realiza as atividades descritas na AGENDA MENSAL e, ao final da visita registra em um RELATÓRIO DE CONSULTORIA o que foi feito, que horas o consultor iniciou e terminou seus trabalhos, quem foi contactado e as tarefas que ficaram para serem feitas pelo cliente, com nome e prazo acordados com o mesmo.

7ª Fase - Avaliação de Resultados

Periodicamente o consultor que coordena o projeto elabora um RELATÓRIO DO PROJETO, reúne-se com a Diretoria da empresa ou com o representante por ela designado e realiza uma prestação de contas do que foi contratado frente ao que foi feito e dos resultados obtidos. Esta forma de avaliação é feita até o final do projeto, quando entregamos o RELATÓRIO FINAL DO PROJETO e finalizamos a consultoria.

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Lean Office

Eliminar desperdício e enxugar os processos das empresas é torná-la Lean. Enxugar processos implica esforço contínuo para alcançar o mínimo desperdício e o máximo fluxo produtivo. Isso requer mudança organizacional disparada por uma mudança de mentalidade, que nasce no nível estratégico de uma organização e deve ser desdobrada e assimilada até o nível operacional.

Com a disseminação desse conceito e a necessidade crescente das empresas em se tornarem cada vez mais enxutas, eliminando elementos que não agregam valor a seus processos, nasce o Lean Office (escritório enxuto), que se baseia, então, na aplicação de princípios e ferramentas oriundos do Lean Manufacturing às atividades administrativas das organizações. No contexto dos sistemas produtivos, o Lean Office vem aderir-se, especialmente, aos fluxos de informações que não acompanham os processos de material ou de fabricação. Intenta manter, contudo, objetivos ligados à redução de custos, eliminação de retrabalho, minimização de problemas de comunicação, redução e eliminação de atividades que não agregam valor aos processos, aumento de produtividade, eficiência das funções administrativas e melhor utilização da área de trabalho nos ambientes administrativos.

O pensamento enxuto aplicado nas áreas administrativas passa a ser de vital importância, principalmente quando se constata que 60% a 80% de todos os custos envolvidos para satisfazer a demanda de um cliente são de natureza administrativa.

Apesar de maior complexidade em se identificarem desperdícios em processos que não envolvam diretamente matérias-primas, máquinas e produtos, mesmo assim os resultados colhidos por empresas que já começaram a trabalhar com os conceitos do Lean Office são relatados como satisfatórios.

O PDCA é um método de gestão que visa suportar o processo de solução de problemas e promoção das mudanças necessárias em tempo adequado

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O método PDCA é constituído de quatro etapas (AGUIAR, 2002): i) Plan (Planejamento: definição da meta de interesse e planos de ação); ii) Do (Execução dos planos de ação: treinamento de pessoal, implantação e coleta de dados); iii) Check (Verificação: avaliação dos resultados obtidos em relação ao alcance da meta); e Action (Ação: sistematização das melhorias identificadas).

No contexto da produção enxuta, a aplicação do método PDCA visa atacar os sete tipos de desperdícios identificados por Ohno (1997). No suporte às etapas do processo de melhoria aplicado ao ambiente administrativo, algumas ferramentas demonstram-se especialmente importantes e devem ser destacadas.

- Value Stream Mapping ou Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV):

Segundo Rother e Shook (2003 apud TURATI, 2007), o MFV é uma ferramenta que proporciona enxergar e entender o fluxo de material e informações através de um fluxo de valor. O fluxo de valor é toda ação que, agregando valor ou não, é necessária para passar um produto ou informação do estado de conceito para o estado de produto ou atividade finalizada. É uma ferramenta simples e exige apenas seguir o caminho da produção do início ao fim, desenhando-se, detalhadamente, o mapa de cada processo no fluxo de material e informação. Depois, através de um conjunto de sugestões, desenha-se o mapa do “estado futuro”, uma representação visual de como o fluxo deve ser (ROTHER; SHOOK apud TURATI, 2007). Outras vantagens dessa ferramenta são: visão ampla de todo o fluxo, e não dos processos isoladamente; auxilia a identificação de desperdícios; mostra simultaneamente a relação entre os fluxos de material e informações; usa linguagem simples e comum para tratar os processos; torna as decisões visíveis, permitindo visualizar previamente possíveis alternativas de melhorias; e forma a base de um plano de ações. O MFV adaptado ao ambiente administrativo focaliza no fluxo de informações e ajuda a planejar e ligar as iniciativas lean para se atingir o estado futuro planejado através da captura sistemática de dados, e de sua análise, resultando na redução de custo através da eliminação de desperdícios e a criação de fluxos suaves de informação e trabalho.

- Fluxo Contínuo:

É um conceito que permite que a unidade de trabalho flua entre as etapas do processo sem paradas entre elas e, portanto, sem a necessidade de transporte e estoques. As células de trabalho consistem no arranjo das pessoas necessárias para um serviço colocando-as próximas umas das outras, na seqüência das atividades que serão realizadas. A vantagem está na redução do tempo, do espaço e dos recursos despendidos com o transporte entre as atividades, acelerando o processo, e com isso aumentando sua produtividade O Quadro de Balanceamento do Operador é uma ferramenta visual que mostra os elementos de trabalho, o tempo disponível para sua execução, o pessoal empregado e é utilizado para mostrar oportunidades de melhoria, através da relação entre o tempo utilizado para cada tarefa, o tempo de ciclo total e o tempo takt. As linhas FIFO (First In – First Out) estabelecem que todas as tarefas devem ser processadas seguindo a ordem de entrada no fluxo.

- Tempo Takt:

É o tempo determinado pela demanda do cliente, sendo, portanto, o ritmo imposto ao fluxo de trabalho por essa demanda. Para calculá-lo para um determinado fluxo de valor, basta dividir o número de horas de trabalho diárias pelo total de unidades de trabalho requeridas para um dia, descontando os