Projeto de Pesquisa apresentado à disciplina Estágio Supervisionado I

...

- MARKETING

Mesmo não tendo política de marketing estabelecida, a Tracomal faz divulgação dos seus serviços através de folderes, catálogos, apresentação em vídeo institucional, site, revistas e entre outros.

- TREINAMENTO

São feitos treinamentos nos procedimentos operacionais internos. Os colaboradores recebem treinamento sobre segurança no trabalho em sua admissão e anualmente é feito a reciclagem de segurança. E, além disso, é feita diariamente uma reunião com os operários sobre segurança do trabalho.

- COLABORADORES

A empresa possui no cadastro de cada colaborador a definição das competências necessárias de cada função e dentro dessas competências é definida a formação. Antes da contratação, a empresa analisa se o mesmo tem as competências exigidas. Caso o colaborador não tenha, a empresa analisa se irá contratar e treiná-lo ou se não irá contratá-lo. A formação dos colaboradores varia de acordo com cada cargo.

A empresa possui um quadro de empregados atualmente com 940 pessoas e sempre promove palestras, treinamentos, para dar oportunidade de promoção de cargo aos seus colaboradores.

- ORGANOGRAMA

A seguir o organograma para melhor entender os departamentos existentes.

[pic 1]

- ESTÁGIO

Sou contratada como auxiliar administrativo do superintendente administrativo/financeiro, além de exercer atividades para ele, o estágio está sendo desenvolvido nos setores financeiro e contábil que também estou auxiliando.

- SETOR FINANCEIRO

O setor financeiro é responsável em elaborar a programação diária de pagamentos, conferir e arquivar documentos, elaborar cartas, ofícios, receber e distribuir correspondências.

- SETOR CONTÁBIL

O setor contábil é responsável em conferir o fechamento do almoxarifado, conferir os dados de notas fiscais, controlar as atividades financeiras (saldo de contas bancárias – BDB - Boletim Diário de Banco e caixa), conferir e arquivar documentos, elaborar cartas e ofícios.

---------------------------------------------------------------

- OBJETIVOS

Tenho como objetivo no estágio conhecer as atividades ligadas aos setores financeiro e contábil e como são desenvolvidas na empresa, tendo a oportunidade de confrontar as práticas com as teorias apresentadas na faculdade Univix.

Gostaria muito de ser efetivada como funcionária, tendo em vista o meu interesse pela área e o fato de a empresa ser bem conceituada no mercado. Lembrando que frequentemente a mesma contrata os estagiários que mostram ser capazes de ajudar a empresa.

---------------------------------------------------------------

- JUSTIFICATIVA

Por me identificar muito com a área que estou atuando, posso aplicar o meu aprendizado da faculdade de administração tanto na empresa quanto, futuramente, nos negócios familiares. Observo que é uma grande oportunidade de crescimento e uma experiência que me ajudará muito no mercado de trabalho após a minha formação.

---------------------------------------------------------------

- DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

Durante o decorrer do dia, os variados setores existentes na empresa solicitam que eu digitalize documentos, que eu apenas encaminho por e-mail aos requerentes.

Em algumas situações organizo dados diversos em planilhas do Excel para facilitar a análise dos superiores.

O superintendente, a fim de sempre ter cópias de contratos e documentos, solicita muitas vezes que eu tire fotocópia.

Quando é necessário reunir documentos pessoais dos diretores e/ou filhos para fins diversos como financiamento, eu fico responsável por copiar os mesmos e entregar para o responsável.

Todos os dias chegam pelos correios as correspondências dos diversos setores e obras da empresa que tenho que distribuir para os devidos destinatários, entregando em mãos ou colocando nos respectivos malotes.

Ao chegar na empresa sempre me dirijo ao almoxarifado para recolher os boletos de pagamentos e colocá-los na ordem de vencimento para facilitar o lançamento no sistema realizado pelo setor financeiro.

Junto aos boletos, é necessário que coloque em ordem de vencimentos as AP’s (Autorização de Pagamento), pois sem elas, o pagamento do boleto não pode ser efetuado.

Ao chegar NF (notas fiscais) e boletos via e-mail, é necessário conferir se já estão lançadas no sistema e, quando não estão, passando o prazo de 5 dias após a emissão dos mesmos, é necessário rastrear qual obra utilizou o serviço ou produto do fornecedor e cobrar providências dos responsáveis para a emissão e lançamento de uma nova NF e boleto. Esse é um dos problemas surgidos devido à dificuldade de encontrar o responsável e de ter retorno em tempo hábil após a cobrança, uma vez que a empresa fica com boleto de pagamento em aberto.

No setor contábil, organizo as NF’s por data de emissão e obra que as utilizou e emito as NFe (Notas Fiscais Eletrônicas) referentes aos DANFE’s (Documento Auxiliar da NFe). Depois de organizados, emito os relatórios de entrada ou saída, utilizando o sistema NUCLEUS e confiro se todas as notas estão conforme relatório apresentado.

Após conferência e anexação das NF’s ao relatório, é feito o fechamento e arquivado por mês.

Quando estão faltando NF’s, é necessário entrar em contato com os fornecedores (notas de entrada) ou obras (notas de saídas) para os mesmos encaminhá-las com urgência.

Na maioria das vezes os fornecedores encaminham por e-mail ou fax, o que facilita muito o arquivamento. Por outro lado, as obras que emitem notas de saídas demoram muito para encaminhá-las, uma vez que só é possível via malote e nem todos os dias os malotes são enviados, atrasando muito o fechamento do mês e arquivamento das NF’s.

---------------------------------------------------------------