Gerenciamento de processo em uma distribuidora de bebidas

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Na estratégia de BPMN, os processos são os ativos mais importantes dentro da organização, por isso, entender que modelar é um passo crucial para implementação da estratégia BPMN. BPMN é um conjunto de figuras que permite diagramar modelos de processos, um modelo ajuda a melhorar a gestão de processos de negócios de sua companhia, também documenta o funcionamento real dele conseguindo um desempenho melhor, modelar o processo é o primeiro passo.

São através dessas notações que o mapeamento de processo consiste em compreender e ilustrar de forma gráfica as relações entre as atividades, identificar os elementos, informação e os objetos envolvidos em determinado processo e sub processos. A importância da utilização desses métodos deve-se ao baixo custo da técnica e por expor de forma detalhada a estrutura do fluxo de trabalho que envolve uma atividade.

3. Definição das funções e atividades

O detalhamento do processo de vendas é simples, usamos um sistema de automação comercial NEX, na versão FREE https://www.programanex.com.br/automacao-comercial permitindo registrar suas vendas, controlar seu caixa, estoque e cadastrar clientes.

1) Cliente

O processo tem início com os pedidos originados pelos Clientes que formalizam suas demandas junto a Distribuidora pelo atendimento telefônico. Neste momento o cliente que já possui cadastro no sistema pode fazer um ou mais pedidos com o vendedor. Se caso o cliente não seja cadastrado, o vendedor realiza o cadastro e posteriormente inclui no sistema o pedido do novo cliente, após o processamento do pedido, chega para o estoquista separar os produtos despachando a mercadoria para entrega.

2) Vendedor/ Estoquista/Entregador

No processo de entrega, o entregador sai com a mercadoria do estoque da Distribuidora, ao chegar ao estabelecimento do cliente, após a conferência da mercadoria pelo cliente, o entregador recebe o pagamento da venda em dinheiro e volta para Distribuidora fazer o acerto com o vendedor, trazendo o dinheiro juntamente com os protocolos das vias das notas fiscais assinadas pelo cliente.

Se por uma acaso no recebimento da mercadoria o cliente por algum motivo não tiver dinheiro, cliente remarca a entrega, vendedor retorna com mercadoria para o estoque para despachar em um segundo momento. Se na segunda tentativa de entrega se o cliente falhar no pagamento novamente, a venda é cancelada no sistema e a mercadoria volta para o estoque.

O mapeamento das informações do processo e sub-processo de vendas da Distribuidora está demonstrado através desse diagrama abaixo, figura 1 e figura 2, a ferramenta de modelagem usada para elaboração do fluxo de trabalho foi o Bizagi modeler.

[pic 1]

Figura 1 : Processo de vendas, Programa Nex e suas atividades.

[pic 2]

Figura 2: Sub processo Cancelar Venda.

4. Considerações Finais

Este pequeno artigo descreveu o processo de vendas da Distribuidora Figueiredo, expondo os níveis do processo e sub-processos que o produto percorre até chegar ao consumidor e detalhou as atividades que envolvem a operacionalização do sistema, desde a inclusão do pedido até a entrega do produto no cliente.

O gerenciamento dos processos mostrou a preocupação da Distribuidora a atender os clientes tanto com relação ao carregamento correto do produto quanto à qualidade do serviço de entrega, mostrou também a preocupação com a relação à devolução da mercadoria, que é um dos pontos principais do processo em geral, a preocupação consiste em evitar as devoluções da mercadoria em excesso, esses pontos precisam ser melhorados, evitando o retrabalho, que seria a segunda tentativa de entrega e o possível cancelamento do pedido. Através dessa modelagem do processo, foi possível observar essa falha, corrigi-la eliminando despesas desnecessárias no processo de reenvio da mercadoria, nesse sentido pode ainda ser mais bem detalhada e melhorada em estudos futuros.

5. Referências

BIAZZO, Stefano. Approaches to business process analysis: a review. Business Process Management Journal, v. 6, n. 9, 2000.

CAPOTE, Gart. Guia para formação de analistas de processos. Rio de Janeiro : Gart Capote, 2011.

LIVRO: BPM CBOK V3.0: Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio

LIVRO: ALBERTIN, Marcos Ronaldo. Gestão de Processos e Técnicas de Produção Enxuta. Curitiba:Intersaberes, 2016.